Essere a capo di un progetto

Un project manager con competenze tecniche limitate ma esperto di management e di relazioni interpersonali può guidare con successo un progetto.
Al contrario, un capo progetto con competenze tecniche avanzatissime ma non in grado di pianificare e di organizzare il lavoro può mandare a monte un progetto.

Il successo di un progetto non dipende dal know-how di chi lo guida (non solo) ma da quanto egli riesce a far capire alle persone che compongono il team di progetto che esse sono la forza vitale dello stesso e che i loro input, le loro conoscenze, la loro collaborazione sono critici in ogni fase del progetto, dalla pianificazione all'esecuzione vera e propria.

Se parliamo tanto di gestione dei progetti anche nell'ambito della Qualità è perché molti di voi, magari inconsapevolmente, sono a capo di un progetto: il progetto di implementazione della Qualità all'interno della loro organizzazione.

A partire da lunedì vedremo insieme su cosa concentrarci per svolgere al meglio questo difficile lavoro. Tutti coloro che non sono a capo di un progetto potranno tenere buoni questi consigli per supportare i colleghi che si occupano a tempo pieno di project management.

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Decidere: le modalità

Sull'ultimo numero della rivista: "The European Business Review" si affronta il tema delle decisioni, spiegando che possono essere di cinque tipi diversi:

1. "Io decido" - Questo è l'atteggiamento tipico di un capo che non ha intenzione di coinvolgere altre persone nella sua decisione. I motivi possono essere molti. Potrebbe trattarsi di un capo dirigista oppure, più comunemente, la decisione è relativa a qualcosa di cui lui è l'unico responsabile.
2. "Mi consulterò e deciderò" - In questo caso chi deve prendere la decisione lo farà in autonomia ma con il supporto di alcune consultazioni.
3. "Decideremo insieme" - Chi pronuncia questa frase vuole coinvolgere i presenti in una decisione comune e si incarica di guidarare questo processo
4. "Consultatevi, fatemi sapere e poi deciderò" - In questo caso abbiamo un abbozzo di delega. La persona che deve prendere la decisione vuole basarla sui dati raccolti da altri e sulle loro idee
5. "Decidete" - In questo caso la delega della decisione è totale

Comunemente, nelle organizzazioni troviamo i due atteggiamenti più estremi: "Io decido" e "Decidete" che, spesso, possono trascinarsi dietro alcuni problemi (nel primo caso un atteggiamento troppo dispotico e nel secondo una mancanza di leadership).

Per scegliere quale atteggiamento adottare è opportuno, prima di tutto, stabilire a quale tipologia appartenga la questione da risolvere. Alcuni argomenti, infatti, non sono adatti a una decisione collettiva mentre altri lo sono.

Il secondo passo è assicurarsi che tutti abbiano capito quale processo dovrà essere seguito per prendere la decisione al fine di non perdere tempo e generare frustrazione.

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Il colorimetro in ufficio (5)

Quarto profilo relativo al test di "Cosmopolitan" che vi abbiamo presentato qualche giorno fa. Se siete "4" allora il vostro colore è il GIALLO:

Lo stile che ti appartiene è l'Espressivo.

A motivarti nel lavoro (e nella carriera) è la reputazione, il riconoscimento degli altri. Sei un tipo loquace e ambizioso, ma allo stesso tempo alla mano. Vitale e frenetico, ti dimostri sempre entusiasta di partire con un nuovo progetto, ma a volte puoi dare l'idea di non impegnarti sul serio fino in fondo. Sei un ottimo attore (ma occhio: tendi a fare il melodrammatico)
L'arma in più: convoglia la tua grande capacità di persuasione in obiettivi concreti. Hai fascino e sei sicuro di te, doti ideali per fare brillanti presentazioni di lavoro

Se il tuo collega è un profilo "4", cioè giallo: con lui puoi sdrammatizzare e farti una risata: così vedi le cose più chiare. Ed è un ottimo amico

Se il capo è un profilo "4", cioè giallo: puoi essere sincero fino in fondo. Da lui hai molto da imparare: fatti ispirare dalle sue idee creative

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Il colorimetro in ufficio (4)

Ed eccoci al terzo profilo relativo al test di "Cosmopolitan" che vi abbiamo presentato ieri. Se siete "3" allora il vostro colore è il ROSSO:

Questo colore è associato allo stile Conduttore.
Pratico, competitivo e determinato, ti piace agire velocemente e avere l'ultima parola.
Qualcuno potrebbe definirti un libro chiuso perché raramente riveli le tue autentiche emozioni

L'arma in più: sei un leader nato, pieno di entusiasmo. Questo ti spinge a farti avanti e a prendere il controllo della situazione quando sei in gruppo. Cerca di dosare l'irruenza, quando esprimi le tue idee, altrimenti rischi di passare per un ipercompetitivo

Se il tuo collega è un profilo "3", cioè rosso: conquista la sua fiducia mantenendo le promesse e dimostrandoti competente

Se il capo è un profilo "3", cioè rosso: quando gli parli, lascia da parte le emozioni e mantieniti ai fatti. E' difficile stargli dietro, vulcanico com'è: chiedigli riunioni periodiche per restare in sintonia con i suoi obiettivi

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Il colorimetro in ufficio (3)

E siamo arrivati al secondo profilo relativo al test di "Cosmopolitan" che vi abbiamo presentato ieri. Se siete "2" allora il vostro colore è il BLU:

Il tuo stile è Amabile.

Sei una persona espansiva: prima dei risultati da raggiungere, per te contano le relazioni con boss e colleghi. Allo stesso tempo, però, ti fai poco condizionare: punti dritto ai tuoi scopi. In ufficio hai un atteggiamento rilassato: ti piace lavorare in team. La fiducia per te è molto importante.
L'arma in più: la rete di rapporti per te viene prima di tutto. Sfrutta al massimo le tue doti amichevoli ed empatiche per guadagnarti la fiducia e il rispretto dei colleghi (oltre che del capo)

Se il tuo collega è un profilo "2", cioè blu: in caso di conflitti, meglio risolverli in privato, con discrezione

Se il capo è un profilo "2", cioè blu: hai un progetto ma temi che non gli piaccia? Chiedigli cosa ne pensa e osservalo. I blu tendono a non esprimere subito le proprie opinioni, ma fanno parlare il corpo: se è poco convinto lo capirai dallo sguardo sfuggente

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Il colorimetro in ufficio (2)

Eccovi il primo profilo relativo al test di "Cosmopolitan" che vi abbiamo presentato ieri. Se siete "1" allora il vostro colore è il VERDE:

Lo stile sociale che ti corrisponde è quello Analitico.

L'organizzazione e la qualità sono i tuoi marchi di fabbrica. 
Per prima cosa valuti i fatti e raramente corri dei rischi. Ti piacciono l'ordine, le cartellette in cui archiviare tutto e le checklist precise da cui spuntare i compiti già fatti. Gli imprevisti non fanno per te.

L'arma in più: la tua capacità di risolvere i problemi in modo logico e concreto fa sì che tutti si rivolgano a te per avere un quadro completo della situazione. Sei chiaro e conciso e le soluzioni che proponi sono sempre realistiche ed efficaci.

Se il tuo collega è un profilo "1", cioè verde: evita di andare da lui ogni cinque minuti o di tempestarlo di email perché ama avere il suo spazio. Vai dritto al punto se hai bisogno di risposte

Se il capo è un profilo "1", cioè verde: sii puntuale. E dai i tuoi feedback in modo dettagliato supportando i tuoi commenti con fatti precisi

A lunedì per il secondo profilo! 

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Il colorometro in ufficio

Recentemente, mi sono imbattuta nel test che Carey Mulqueen, job consultant Usa, ha stilato sulle pagine della rivista "Cosmopolitan" per imparare a riconoscere le sfumature di capi e colleghi e a usare la strategia migliore per ogni situazione cromatica.

Ho trovato divertente provare a capire quale fosse il mio colore nell'ambiente di lavoro e credo sia divertente per ognuno di voi fare la stessa cosa e dimenticare per un attimo gli argomenti più seriosi.

Siete pronti? Eccovi il test!

In ufficio, tutti i giorni...

1. mi piace essere indipendente; anche dopo l'orario è raro che esca coi colleghi
2. amo il lavoro di squadra. Vado d'accordo con tutti; adoro anche i pranzi e le uscite insieme
3. mi irrito se non riesco a fare quello che ho in programma
4. dico sempre la mia ai colleghi, anche quando la penso in modo differente

Se c'è un problema da risolvere...

1. valuto con cura i fatti prima di prendere una decisione
2. di solito chiamo un amico o un familiare per sapere cosa ne pensa
3. faccio la mia scelta molto rapidamente e da solo
4. spesso agisco emotivamente nella foga del momento, anche a costo di correre dei rischi

Durante una riuonione o una discussione...

1. detesto divagare: rimango concentrato sul tema del dibattito
2. è bello chiacchierare tra colleghi: sono il primo a raccontare cos'ho fatto sabato
3. non perdo tempo e vado dritto al punto. Per me, prima si conclude e meglio è
4. mi sento più creativo nei confronti informali, magari in un brainstorming prima di iniziare il lavoro, davanti a una colazione e un buon caffé

 Per dare il meglio, ho bisogno di avere...

1. i miei spazi. E soprattutto che nessuno inizi a farmi troppe domande sulla vita privata
2. colleghi e capi disponibili a conoscermi meglio, anche se si tratta di una chiacchierata veloce davanti alla fotocopiatrice
3. la possibilità di lavorare senza distrazioni e persone che mi interrompono facendomi perdere tempo. Ho bisogno della massima concentrazione
4. un clima di entusiasmo da condividere. E' fantastico sapere che gli altri sono emozionati quanto me per un progetto

Al lavoro è importante soprattutto...

1. non fare errori
2. piacere a tutti
3. ottenere risultati eccellenti
4. sentirmi stimolato

In team, mi aspetto che gli altri siano...

1. pazienti, precisi e affidabili rispetto agli impegni presi
2. amichevoli, pronti a dare una mano e a sostenermi
3. efficienti e molto concentrati sugli obiettivi comuni
4. disponibili a cooperare, divertenti e socievoli

Contate quante risposte 1, 2, 3 e 4 avete dato e, a partire da domani, pubblicheremo i profili corrispondenti ad ogni numero.  Io, ad esempio, sono un mix di 1 e 3. ;o)

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