Essere a capo di un progetto (3)

Come abbiamo ricordato ieri, affinché ogni membro del team di progetto partecipi attivamente al lavoro occorre che egli creda nel project manager e lo rispetti.
Tuttavia, tutto questo non è abbastanza. Le persone, infatti, dovranno anche fare del loro meglio.

Per ottenere questo importante risultato occorre che esse siano motivate e non c'è niente che motivi maggiormente i collaboratori che prestare loro attenzione, condividere le loro aspettative e rispettarli per ciò che fanno.

L'attenzione individuale che ogni project manager dovrà riservare ai suoi collaboratori richiede pochissimo sforzo e può essere offerta in modi differenti. Ad esempio, si possono scrivere due righe per riconoscere il contributo speciale dato da un certo lavoro o si può fare una chiacchierata informale davanti a un caffé.
Non ci sono regole, la cosa importante è far capire alle persone che lavorano con noi che stiamo apprezzando il loro lavoro.

Cercate di capire se i vostri collaboratori sono persone autonome (e - in questo caso - lasciate loro piena libertà, osservandone discretamente a distanza l'operato) o se, per essere motivate, necessitano di essere guidate passo dopo passo e di sentire un supporto costante da parte del responsabile del progetto (e in questo caso non fateglielo mai mancare).

Cercate di mettere a disposizione del vostro project team le competenze che avete, in modo che chi lavora con voi riesca a farlo al meglio magari imparando ad organizzare meglio il tempo a sua disposizione o pianificando il lavoro in maniera ottimale.

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Essere a capo di un progetto (2)

Continuiamo il discorso iniziato venerdì scorso, vedendo cosa deve fare praticamente chi è a capo di un progetto per guidarlo in maniera efficace.

Come prima cosa, occorre considerare la situazione delle persone che formano il project team. Solitamente, si tratta di persone che hanno competenze particolari e che sono state assegnate temporaneamente o part-time al progetto (basti pensare, ad esempio, ai colleghi che ci supportano nello svolgimewnto delle verifiche ispettive interne ma che non lavorano nel dipartimento Qualità).
Ognuna di queste persone ha, dunque, un altro capo a cui rispondere e del lavoro da svolgere in un altro ambito. Non c'è quindi da stupirsi se si sentono oberate di lavoro e sono contrariate all'idea di partecipare a numerose riunioni che, magari, sono anche lunghe e mal organizzate, giusto?
Il primo segreto, dunque, sarà quello di pianificare il lavoronei minimi dettagli in modo che nessuno debba perdere tempo nel suo svolgimento.

Molte delle persone che vi troverete a gestire hanno davvero voglia di fare un buon lavoro ma, visto il poco tempo che hanno a disposizione, vanno trattate come una sorta di "volontari" da motivare creando un'atmosfera di fiducia e rispetto.
Dato che la fiducia si basa soprattutto sulla credibilità, un project manager deve impegnarsi ad essere - prima di tutto - credibile in tutte le comunicazioni con i membri del suo team di progetto. Le informazioni necessarie per uno svolgimento ottimale del progetto dovranno, dunque, essere condivise senza remore.
Il modo migliore per guadagnarsi il rispetto di chi lavorerà con noi, invece, è dimostrare che ognuna di queste persone viene valutata per le competenze e la dedizione che mette a disposizione nel lavoro, ascoltare i suoi suggerimenti e offrire un feedback oggettivo del suo operato.

Se - infine - vi mancano alcune competenze tecniche per lavorare efficacemente su ogni aspetto del progetto (ad esempio le competenze tecniche per andare ad auditare un'area aziendale particolare) non cercate di nasconderlo al vostro project team perché sareste smascherati facilmente. Spiegate, invece, chiaramente cosa potete mettere a disposizone del gruppo e cosa vi serve da ognuno di loro. Sarà il modo migliore per impostare quelle basi di fiducia di cui parlavamo poco fa.

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Essere a capo di un progetto

Un project manager con competenze tecniche limitate ma esperto di management e di relazioni interpersonali può guidare con successo un progetto.
Al contrario, un capo progetto con competenze tecniche avanzatissime ma non in grado di pianificare e di organizzare il lavoro può mandare a monte un progetto.

Il successo di un progetto non dipende dal know-how di chi lo guida (non solo) ma da quanto egli riesce a far capire alle persone che compongono il team di progetto che esse sono la forza vitale dello stesso e che i loro input, le loro conoscenze, la loro collaborazione sono critici in ogni fase del progetto, dalla pianificazione all'esecuzione vera e propria.

Se parliamo tanto di gestione dei progetti anche nell'ambito della Qualità è perché molti di voi, magari inconsapevolmente, sono a capo di un progetto: il progetto di implementazione della Qualità all'interno della loro organizzazione.

A partire da lunedì vedremo insieme su cosa concentrarci per svolgere al meglio questo difficile lavoro. Tutti coloro che non sono a capo di un progetto potranno tenere buoni questi consigli per supportare i colleghi che si occupano a tempo pieno di project management.

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I problemi più comuni nella gestione dei progetti

I problemi più comuni che possiamo riscontrare nella gestione dei progetti ricadono tutti in una delle otto categorie seguenti:

1. risorse insufficienti o inadeguate
2. programmazione non realistica delle attività da svolgere
3. obiettivi poco chiari
4. membri del team di progetto poco coinvolti
5. pianificazione dei lavori inadeguata
6. comunicazioni lacunose
7. variazioni degli obiettivi e delle risorse messe a disposizione
8. conflitti tra le parti

La lista parte dai problemi che si riscontrano maggiormente (che si trovano nelle prime posizioni) e termina con quelli meno comuni.

Non sorprende affatto che il problema più comune sia la mancanza di risorse adeguate allo svolgimento ottimale del progetto (sembra che il mercato ci spinga a fare sempre di più come meno risorse a disposizione ma spesso siamo noi ad utilizzare male ciò che abbiamo) e che il secondo sia la mancanza di una programmazione realistica del lavoro da svolgere (perché cerchiamo di cogliere immediatamente il bisogno di un cliente oppure perché abbiamo promesso una consegna troppo anticipata rispetto alle nostre reali possibilità), vero?

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Chi fa Qualità fa Project management?

Tom Peters ha scritto che in un'organizzazione classica circa il 50% del lavoro viene fatto sotto forma di progetto e dovrebbe essere gestito con gli strumenti del Project management.

Rispondendo, dunque, alla domanda provocatoria che vi abbiamo fatto nel titolo, sì: chi si occupa di Qualità deve avere anche le competenze di un Project manager perché si troverà sicuramente a gestire dei progetti (ad esempio quello di implementare il sistema all'interno dell'organizzazione).

Ma come può essere definito il "progetto"? E' presto detto...un progetto è un lavoro che si fa una volta sola e che si compone di diverse azioni da portare avanti con l'aiuto di un gruppo di persone (il project team). Ha una data di inizio e una data di fine, uno scopo da rispettare, un budget e un certo livello di performance da raggiungere.

Da notare bene che, per poter parlare di "progetto", un lavoro deve comprendere diverse componenti. Se ci troviamo davanti una singola azione perpetuata all'infinito, non siamo - infatti - in presenza di un progetto. Questo è bene chiarirlo fin dall'inizio visto che ci sono persone che sostengono di lavorare su una cinquantina di progetti! ;o)

Un esempio classico di progetto potrebbe essere lo sviluppo di un nuovo prodotto o di un nuovo servizio, la scrittura di un software, la definizione di un nuovo processo produttivo, lo sviluppo di un nuovo piano marketing.
Al contrario, processare reclami, inserire gli ordini in un database, produrre qualcosa, ecc. non sono progetti ma semplici attività.

Uno dei problemi maggiori nella gestione dei progetti è che non si presta abbastanza attenzione all'inizio del lavoro nel definire esattamente quale debba essere l'obiettivo del progetto (il suo scopo).
Se dimenticherete di definire esattamente il vostro obiettivo, il rischio che correrete sarà quello di sviluppare la soluzione giusta per il problema sbagliato.

E voi? Vi siete mai visti nelle vesti di Project manager?

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Processi e progetti: due strumenti per migliorare

Processi e progetti sono due elementi chiave per una gestione efficace ed efficiente della Qualità ma si tende, a volte, a confonderli.

Vediamo quali sono gli elementi distintivi di ognuno di questi due elementi:

- Processo: input, output, risorse, controlli, relazioni, procedure operative, propcedure informatiche
- Progetto: scadenza, avanzamento, risorse, strumenti di project management

Il progetto, infine, può essere visto come un elemento del processo.

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