La motivazione

Recentemente, ho letto la frase di un ex allenatore dei New York Giants: Bill Parcells.  

Un giorno, in una conferenza stampa, alla domanda "Che cosa la rende un motivatore così bravo?" Parcells rispose: "Ciò che mi rende un grande motivatore è che tengo con me solo i giocatori che sanno motivarsi da soli. Se non ci riescono, per me sono fuori dalla squadra".

Da qui è partito un ragionamento: ogni manager di successo, leader, allenatore o insegnante può confermare che non è possibile motivare gli altri sul lungo termine. Una motivazione che arriva dall'esterno, infatti, è solamente una correzione a breve termine.  
L'unico tipo di motivazione che riesce a durare a lungo è quella che arriva dall'interno.  

Ci sono almeno tre motivi per cui è importante che le persone che lavorano con noi riescano a motivarsi da sole:

1. non possiamo passare 24 ore al giorno ad assicurarci che le persone stiano facendo il loro lavoro. Non è possibile perché significherebbe che, a questo punto, saremmo noi a non fare il nostro 
2. è fondamentale poter contare su persone del genere per dare ai clienti interni ed esterni un servizio straordinario perché la cura per il cliente richiede una cultura dell'eccellenza a tutti i livelli che è favorita da lavoratori autonomi motivati
3. le persone che riescono ad auto-motivarsi ​​sviluppano la predisposizione migliore per crescere professionalmente

Chi vuole motivare gli altri, quindi, deve cercare di fornire gli strumenti e le tecniche che permettano alle persone di motivarsi da sole.  

E adesso veniamo alla parte più difficile del lavoro.  
Come si fa a trovare le persone "buone", quelle - cioè - che sono in grado di motivarsi da sole? 
 
Purtroppo, se si può insegnare davvero quasi tutto nella vita, una delle cose più difficili in assoluto da insegnare a qualcuno è l'atteggiamento da avere.  
Se, alla prima impressione, una persona non si mostra in grado di tirar fuori da sola degli stimoli per imparare, crescere, motivarsi e impegnarsi a fare sempre meglio, sarà difficile che questo atteggiamento cambi col tempo. 

Certo, assumere persone con ottime capacità professionali è fondamentale ma se sono prive dell'atteggiamento giusto, vi renderanno davvero difficile riuscire a sfruttare al meglio le loro competenze.  
Al contrario, una persona con un atteggiamento positivo ma con capacità limitate potrà acquisire le competenze migliori per poter dare il meglio nell'ambiente di lavoro e continuerà a guidare questo processo di insegnamento/acquisizione delle competenze insegnando, a sua volta, agli altri ciò che ha imparato. 

Cosa ne pensate?

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Un po' di verde aiuta a concentrarci?

(Fonte: "Sette")

L'autunno è iniziato, la routine dell'ufficio è ripresa. Passeggiate estive e relax all'aria aperta sono un ricordo, ma per stare bene dovremo far entrare la natura nella nostra vita, tutti i giorni e il più possibile, anche nei prossimi mesi. Perché ci cura, letteralmente: due ricerche statunitensi hanno appena dimostrato come avere a portata spazi "verdi e blu", ovvero ricchi di piante e acqua aiuti a invecchiare in buona salute fisica e mentale e come, per esempio, sia l'ideale per dormire meglio, con tutti i benefici che un sonno di qualità apporta all'organismo.

(...)

Stare nel verde fa bene ad ogni età perché tiene sotto controllo ansia e stress, riducendo la produzione di ormoni come il cortisolo, e migliora il tono dell'umore anche in chi soffre di depressione.
Per di più è un balsamo di benessere per il nostro cervello multitasking, stando alla cosiddetta "teoria del recupero dell'attenzione": gli spazi urbani ci distraggono con mille stimoli che comportano affaticamento cognitivo, così immergersi in un ambiente naturale serve a "staccare" per essere poi più vitali, concentrati e  produttivi.
Non mancano gli effetti biologici: il contatto con la natura riduce la pressione e la frequenza cardiaca, la tensione muscolare, addirittura lenisce il dolore.

(...)

Occorre combattere le abitudini contemporanee che ci portano a stare troppo a lungo davanti agli schermi di computer, tablet e smartphone, allontanandoci dal contatto con l'ambiente naturale e aumentando così il rischio di depressione, isolamento e perfino la mortalità.

Sì a un pizzico di natura in casa e in ufficio: sistemare piante nelle stanze aiuta a stare meglio. A tutto vantaggio della produttività, come ha dimostrato una recente ricerca condotta in due grossi uffici commerciali in Olanda e Regno Unito, secondo cui le piante rendono gli impiegati più soddisfatti, li aiutano a concentrarsi, migliorano la percezione della qualità di vita e purificano l'aria: risultato, la resa cresce del 15%.

Rivolgere la scrivania dell'ufficio verso una finestra per poter guardare fuori appena si staccano gli occhi da libri o computer è importantissimo. L'ideale sarebbe vedere un paesaggio naturale, se non è possibile aiutiamoci con una pianta sul tavolo.

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Parliamo ancora di indicatori

Tempo fa avevamo preparato una pagina che risulta essere una delle più consultate di tutto il sito di QualitiAmo e che comprende una raccolta dei principali indicatori della qualità declinati per processo aziendale.

Col tempo ce ne sono venuti in mente altri (applicabili o meno a seconda dei settori) che inseriamo qui e che verranno linkati in calce alla pagina in modo che possiate sempre avere in un unico posto tutto ciò che vi serve per le vostre future consultazioni.

Commerciale

- numero delle fatture in ritardo per il pagamento da parte dei clienti;

Progettazione

- tempo necessario per esaminare ed, eventualmente, processare una modifica di progetto;
- tempo che trascorre prima che si verifichi un malfunzionamento nel prodotto

Produzione

- tempo necessario per i test sul prodotto


Manutenzione

- tempistiche di indisponibilità delle parti di ricambio richieste

Logistica

- livello magazzini (quantità dei materiali presenti)


Sicurezza

- tempo perso per incidenti sul lavoro

Management

- percentuale di straordinario
- differenze rispetto al budget
- numero dei suggerimenti derivanti dal personale

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Migliorare le conversazioni con i propri uomini (4)

Gli incontri a tu per tu con il manager di riferimento servono anche affinché i collaboratori possano chiedere ciò che non è chiaro o offrire gli input che desiderano far arrivare al loro superiore.

Queste brevi chiacchierate possono essere vissute anche come un momento di reciproco apprendimento: i vostri uomini capiranno cosa volete da loro e come fare per raggiungere i risultati che vi attendete e voi saprete in ogni momento cosa non funziona dal loro punto di vista. 
Questa sinergia porterà a migliorare il lavoro, a rimuovere eventuali ostacoli che impediscono di svolgere al meglio le singole attività, aiuterà ad anticipare eventuali criticità e a capire quali risorse occorranno per svolgere alcuni lavori e quali problematiche si dovranno affrontare prima che questi problemi si trasformino in ostacoli insormontabili.

E cosa devono fare quei manager che gestiscono persone in luoghi fisici diversi, magari addirittura in città e Paesi lontani? Il telefono potrebbe essere un buon ripiego: invece della chiacchierata quotidiana potete pensare a una telefonata settimanale o a una videochat.
Insomma...gli strumenti non mancano, sta a voi applicarli al meglio per ottenere lo scopo che vi sta a cuore! 

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Migliorare le conversazioni con i propri uomini (3)

Venerdì scorso abbiamo spiegato come dovrebbero essere strutturate le conversazioni che ogni manager ha il dovere di condurre con i propri uomini.

La domanda successiva - ce ne rendiamo conto - è quante persone si possano gestire in questo modo, dato che molti voi potrebbero pensare di non riuscire assolutamente a dedicare tutto questo tempo alle chiacchiere visto che ci sono moltissime cose da fare ogni giorno.

Parliamoci chiaro: ogni manager avrà capacità diverse dai colleghi e, dunque, non esiste una risposta univoca che possa andare bene per tutti. La cosa certa - però - è che se, non siete in grado di mantenere una conversazione regolare con i vostri uomini, non li state gestendo affatto e - dunque - non potete considerarvi dei veri e propri manager.

Se gestite otto persone, potete parlare con ognuna di loro brevemente una volta al giorno o dedicare ad ogni collaboratore un quarto d'ora una volta alla settimana. Se ne dovete gestire sedici, sarà più difficile ma potete ancora farcela. Con più uomini, invece, è possibile che abbiate sotto di voi una sorta di catena del comando già strutturata, cioè che possiate avvalervi di uomini inquadrati a livelli intermedi che possono darvi una mano parlando direttamente con le persone che gestiscono, in modo che voi possiate concentrarvi solamente sui manager che gestite direttamente.

Sarà vostra cura, però, spiegare bene loro a  cosa servano queste chiacchierate e come strutturarle al meglio. All'inizio, magari, potreste addirittura prevedere di condurle insieme.

Fate in modo di avere sempre le idee ben chiare su ciò che sta andando bene, non funziona o va migliorato per ogni manager che conduce questi feedback al posto vostro. Dovete avere le idee chiare su cosa fare e su quali siano gli step successivi.
Ogni persona dovrà sapere:

• quali standard e procedure operative seguire durante la chiacchierata;
• come riassumervi ogni singola situazione nel modo più snello possibile;
• eventualmente, come preparare una checklist per strutturare al meglio la conversazione;  
• come aiutare i collaboratori a focalizzarsi su azioni concrete;
• come monitorare, misurare e documentare le performance di ogni persona

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Migliorare le conversazioni con i propri uomini (2)

Ieri abbiamo introdotto l'argomento delle conversazioni strutturate che ogni manager dovrebbe condurre con i propri uomini.

Ma cosa si intende esattamente per "conversazione strutturata"?
Quali sono le caratteristiche che identificano una semplice chiacchierata come potente strumento manageriale e la distinguono da una mera perdita di tempo?

Prima di tutto occorre che chieste conversazioni vengano condotte con regolarità.
L'ideale sarebbe farle su base quotidiana, riducendole il più possibile all'osso. Meglio un paio di minuti tutti i giorni che un'ora una volta al mese.
Se lavorate con molte persone, dedicatevi a 4 o 5 di loro ogni giorno e cercate comunque di parlare con tutti i vostri collaboratori almeno una volta alla settimana o, al massimo, ogni due.
Se pensate di non avere tempo perché il vostro ruolo vi impone di fare cose più importanti, ricordate che parlare con i vostri uomini è uno dei compiti principali di chi vuole davvero dedicarsi al management. Non si tratta di tempo perso ma di gettare le basi per far girare al massimo il vostro team.

E' importante, poi, che queste conversazioni siano discussioni reali, cioè condotte su due vie: dal manager al collaboratore e viceversa. Una chiacchierata in cui parla solamente il manager non ha alcun senso e non serve a nulla.

Per risparmiare tempo e per mirare dritti al risultato che volete ottenere con queste chiacchierate ben strutturate, preparatele precedentemente e chiedete ai vostri uomini di fare la stessa cosa.
Seguite lo stesso schema per tutti gli interlocutori ed, eventualmente, personalizzatelo a seconda dei ruoli o delle singole situazioni.

Partite sempre affrontando quelle che ritenete essere le priorità, le questioni aperte e i lavori in corso.
Fate in modo che durante la chiacchierata non si divaghi. Se il vostro interlocutore vuole parlarvi di qualcosa di non urgente e che non è previsto nei punti da trattare, spiegategli che potrà farlo in un'altra chiacchierata che fisserete con lui.

Ci aggiorneremo lunedì. A presto!

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Migliorare le conversazioni con i propri uomini

I manager parlano ogni giorno con i loro collaboratori ma queste conversazioni di routine spesso non vengono condotte al meglio e non riescono a portare tutti i vantaggi potenziali che avrebbero delle chiacchierate ben strutturate.

Per tirare fuori il meglio dai collaboratori e per migliorare la relazione professionale che avete con loro l'unica strada è costruire e mantenere un canale di conversazione quotidiano a tu per tu per:

• rendere chiare le proprie aspettative nei loro confronti;
• dare un feedback sulle loro performance;
• fornire tutto il supporto necessario, indicare la direzione da seguire;
• assumersi la responsabilità della crescita professionale dei propri uomini;
• riconoscere il buon lavoro di ognuno di essi;
• dare una mano a chi non riesce ad essere all'altezza delle aspettative

Domani vedremo meglio come impostare conversazioni di questo tipo.
Intanto avete voglia di raccontarci se i vostri superiori mettono in pratica qualcosa del genere con voi o se voi, in qualità di manager, lo fate con i vostri uomini?



A presto.

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