Il modello GAS

I processi delle nostre organizzazioni sono spesso così elegantemente progettati da restare inutilizzati.
Siete stupiti da questa affermazione? Allora provate a seguirci mentre cercheremo di riprodurre la progettazione di un processo.

Definizione dello scopo e degli obiettivi

La prima tappa nella progettazione di un processo è quella della definizione del suo scopo e degli obiettivi che vogliamo ottenere con la sua applicazione.
Gli obiettivi vengono poi "spalmati" su tutti i dipartimenti e le persone interessate.

Tutto questo bel lavoro viene, infine, racchiuso in un grosso faldone di carte che viene aperto molto raramente, solitamente per fissare nuovi obiettivi dopo che i primi non sono stati raggiunti


Costruzione di un sistema di gestione del processo

Una volta progettato, il processo va gestito costruendo un apposito insieme di indicatori che lo mantengano misurato e monitorato.
Un gruppo di persone, creato ad hoc per lo scopo, spende molte ore per mettere nero su bianco una serie di indicatori che, alla resa dei conti, ci si accorgerà non servono a nessuno.


Chi di voi non si è trovato nella situazione descritta sopra? Ecco perché oggi vogliamo introdurre un approccio che vi permetterà di progettare un processo pratico e facile da gestire.

Il modello GAS

Il nome "GAS" deriva dalle tre parole inglesi:

GENERAL (generico): nel progettare un processo cercate di non scendere troppo nello specifico. Rendetelo funzionale in diverse circostanze e adatto sia alle esigenze dei vertici aziendali sia a quelle della forza lavoro

ACCURATE (accurato): siate precisi nella sua rappresentazione passata, presente e futura. Solo una "fotografia" realistica di ciò che viene fatto e di ciò che si vorrebbe fare vi aiuterà a progettare un processo in linea con la cultura della vostra azienda

SIMPLE (semplice): progettate un processo semplice dove a nessuno serva avere ore ed ore di formazione per poter lavorare. Ricordate che le cose semplici sono sempre le migliori.

Non sempre è possibile rispettare i tre criteri che abbiamo appena visto perché, spesso, l'applicazione di due di essi esclude forzatamente la terza. Se voglio, infatti, un processo generico e semplice, forse perderò qualcosa nel campo dell'accuratezza ma è un rischio da correre per far quadrare il bilancio delle esigenze di tutte le parti interessate.

Chi di voi applica questo modello nella progettazione dei processi e nella preparazione dei documenti che li descrivono?

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