Imparare a gestire i progetti per lavorare bene (6)

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(prima parte, seconda parte, terza parte, quarta parte e quinta parte).

Terminiamo il discorso iniziato qualche giorno fa sulla gestione dei progetti, lasciandovi due consigli finali.

Il primo è quello di creare un Comitato di pilotaggio interno all'organizzazione che abbia una visione di insieme di tutti i progetti in corso.

Compito di questo gruppo di persone, che sarà formato dai membri della Direzione e da tutte le altre risorse necessarie per una buona gestione dei progetti aziendali, sarà quello di supervisionare tutti i progetti di ampio respiro per verificare che per essi siano stati stanziati gli investimenti necessari e siano state allocate le risorse richieste.

Al Comitato toccherà anche l'eventuale scelta tra progetti prioritari da compiersi in base alla strategia aziendale, al miglioramento del livello di soddisfazione dei clienti che si vuole raggiungere e agli obiettivi che l'organizzazione si è posta (come, ad esempio, la riduzione dei costi).

La valutazione preventiva del progetto verrà effettuata almeno in base ad un semplice rapporto costi e benefici, senza perdere di vista le tempistiche richieste.

Sarà anche responsabilità di questo gruppo di lavoro, assicurarsi che i nuovi progetti non vadano ad interferire con i vecchi.

Il secondo e ultimo consiglio che vi diamo è quello di cercare di fare il miglior lavoro possibile e non quanto più lavoro possibile.

Imparare a gestire i progetti per lavorare bene (5)

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(prima parte, seconda parte, terza parte, quarta parte).

La flessibilità, come sappiamo, è una caratteristica vincente sulla quale le organizzazioni devono saper contare.

Una cosa da non dimenticare mai, quindi, è che nessuna azienda potrà mai essere flessibile se ha tutte le risorse saturate.

Ridurre gli investimenti, tagliare i costi del personale, impegnare al massimo le poche risorse rimaste e cercare di implementare molti progetti insieme è un atteggiamento che, a lungo andare, si dimostra sempre perdente.

Secondo James P. Lewis, esperto di Project management: “Cercare di essere lean e tagliare a caso e troppo in fretta è stupido, stupido, stupido. Quando non si dispone di risorse di riserva, infatti, non è possibile rispondere ad eventuali brutte sorprese, cogliere opportunità o rimediare ai danni fatti. E dato che la legge di Murphy ci garantisce che ci saranno alcuni intoppi in ogni progetto che affronteremo, state pur certi che ci saranno ritardi dovuti a mille ragioni e che, se non riuscirete a gestire la situazione, il risultato finale sarà un progetto in ritardo. Ogni organizzazione dovrebbe avere alcune risorse di riserva, se intende rispondere a queste turbolenze.”

L'unico modo per gestire i progetti, fornendo valore aggiunto all'organizzazione, dice Lewis, è quello di stabilire a monte le priorità dei progetti e di allocare le giuste risorse. Scrive sempre Lewis: “dare una priorità ai progetti è il solo approccio percorribile dal punto di vista economico. Lavorare su troppe cose contemporaneamente significa solo creare confusione. Quando chiedete ad un manager cosa va fatto per primo e questo vi risponde "sono tutte cose da fare", avete davanti una persona che sta trascurando il fattore tempo e il suo impatto su tutta l'organizzazione.”