Imparare a gestire i progetti per lavorare bene (5)

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

(prima parte, seconda parte, terza parte, quarta parte).

La flessibilità, come sappiamo, è una caratteristica vincente sulla quale le organizzazioni devono saper contare.

Una cosa da non dimenticare mai, quindi, è che nessuna azienda potrà mai essere flessibile se ha tutte le risorse saturate.

Ridurre gli investimenti, tagliare i costi del personale, impegnare al massimo le poche risorse rimaste e cercare di implementare molti progetti insieme è un atteggiamento che, a lungo andare, si dimostra sempre perdente.

Secondo James P. Lewis, esperto di Project management: “Cercare di essere lean e tagliare a caso e troppo in fretta è stupido, stupido, stupido. Quando non si dispone di risorse di riserva, infatti, non è possibile rispondere ad eventuali brutte sorprese, cogliere opportunità o rimediare ai danni fatti. E dato che la legge di Murphy ci garantisce che ci saranno alcuni intoppi in ogni progetto che affronteremo, state pur certi che ci saranno ritardi dovuti a mille ragioni e che, se non riuscirete a gestire la situazione, il risultato finale sarà un progetto in ritardo. Ogni organizzazione dovrebbe avere alcune risorse di riserva, se intende rispondere a queste turbolenze.”

L'unico modo per gestire i progetti, fornendo valore aggiunto all'organizzazione, dice Lewis, è quello di stabilire a monte le priorità dei progetti e di allocare le giuste risorse. Scrive sempre Lewis: “dare una priorità ai progetti è il solo approccio percorribile dal punto di vista economico. Lavorare su troppe cose contemporaneamente significa solo creare confusione. Quando chiedete ad un manager cosa va fatto per primo e questo vi risponde "sono tutte cose da fare", avete davanti una persona che sta trascurando il fattore tempo e il suo impatto su tutta l'organizzazione.”