Lavorare in team (5)

Eccoci arrivati al quinto step che, come abbiamo accennato ieri, riguarda gli incentivi.

5 - Scegliere gli incentivi giusti

Gli incentivi sono importanti per fare in modo che le persone si abituino a lavorare in un certo modo e sono tra gli strumenti più utilizzati nell'ambito del change management.

State attenti, però, a scegliere incentivi che vadano a premiare soprattutto la capacità della singola persona di fare team building.
Un'idea potrebbe essere quella di dare a turno la responsabilità del gruppo ad ogni suo singolo componente e vedere chi se la cava meglio. Questo permetterà a tutti di verificare su campo l'efficacia di un certo modo di procedere e responsabilizzerà ogni persona che si troverà, seppure per poco tempo, a dover tirare le fila del lavoro dell'intero team.
La valutazione e l'attribuzione dell'incentivo contribuiranno a sottolineare meglio la risoluzione della Direzione di passare al lavoro di gruppo.
 
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Lavorare in team (4)

Il quarto passo per lavorare bene in team é:

4 - Sviluppare una buona comunicazione

Dare le direttive per avviare un lavoro di gruppo non basta ad assicurare che venga fatto un buon lavoro perché quando si cerca di implementare un cambiamento è fondamentale che il vertice dell'organizzazione spieghi nel dettaglio cosa attendersi nel futuro più prossimo.

Potete starne certi: in momenti che possono generare incertezza come quelli nei quali si cerca di avviare un cambiamento, la comunicazione non basta mai! L'errore che si fa spesso, però, è quello di sintetizzare i tratti salienti dell'intero percorso in un frettoloso comunicato scordando che le persone alle quali si chiede di cambiare (e imparare a lavorare in gruppo se fino a ieri si lavorava da soli è un grosso cambiamento) hanno bisogno di essere continuamente rassicurate.
In assenza di una comunicazione ufficiale le persone cercheranno di colmare questo gap con pettegolezzi e con i "sentito dire" e l'efficienza del lavoro ne risentirà enormemente.

Domani parleremo di incentivi. A presto!

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Lavorare in team (3)

Il terzo step per arrivare a lavorare armoniosamente in gruppo é:

3 - Costruire l'ambiente di lavoro giusto

Un team può funzionare benissimo in un'azienda e malissimo in un'altra.
Per quale motivo? E' semplice: l'ambiente di lavoro differente.

Per funzionare bene, infatti, il gruppo necessita di appositi layout che rendano facile la collaborazione tra le persone che, pur occupandosi di cose diverse, lavorino su uno stesso processo e consuetudini che favoriscano il relazionarsi con gli altri e un flusso snello delle attività (in un clima dominato dalla paura, ad esempio, si cercherà semplicemente di darsi reciprocamente la colpa).

Un reengineering dei processi, è dunque fondamentale per offrire ai gruppi la necessaria autonomia decisionale per snellire i flussi e occorre mettere in conto che ci sarà un periodo di adattamento, che verranno inevitabilmente commessi degli errori ma che questi errori non dovranno farci ricadere in una logica di vecchio stampo di mera ricerca del colpevole perché agire in questo modo non farebbe altro che rallentare il percorso di sviluppo dell'autonomia dei gruppi di lavoro, fino a portare i componenti a ricercare la comoda situazione di prima dove una solida catena del comando prevedeva meno responsabilità e, in definitiva, grane anche se certamente non offriva grandi soddisfazioni.

Domani affronteremo insieme il quarto step. Non siete stanchi, vero?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Lavorare in team (2)

Passiamo al secondo step che ci permette di impostare l'organizzazione del lavoro della nostra azienda attraverso i team.

2 - Imparare a collaborare

Lavorare insieme in un gruppo non significa creare un ambiente di alleati in perenne lotta con gli appartenenti ad altri team (altrimenti si tornerebbe alla classica visione per funzioni e non è quello che vogliamo) ma collaborare per il bene dell'intera azienda.

Facendo un passo indietro al discorso della pianificazione, questo significa progettare bene i diversi gruppi in modo da non metterli in guerra uno contro l'altro nella perenne ricerca di centrare obiettivi che risultino in contrasto con quelli dei colleghi degli altri team.

Il modo migliore per insegnare alle persone a collaborare è quello di cercare il valore aggiunto che può derivare da questa collaborazione sia per un gruppo sia per l'altro.
E' inutile prendersi in giro: convincerete i collaboratori ad agire in un certo modo solamente se sarete così abili da trovare e presentare nel migliore dei modi il vantaggio che ne deriva.

Puntate su performance da raggiungere collettivamente lavorando insieme agli altri team e avrete in mano il "segreto" per impostare una reale collaborazione capace di sfruttare le sinergie tra i componenti dei singoli team.

A lunedì per il terzo step.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Lavorare in team

Quando si passa da un'organizzazione per funzioni a un'organizzazione per processi, è naturale organizzarsi in team e cercare di lavorare bene in gruppo.
Il passaggio, però, è tutt'altro che facile, soprattutto per chi lavora in un'organizzazione dove manchi la cultura necessaria ad una buona interazione tra le persone. E' questo il motivo principale che porta all'insorgere delle problematiche legate ai team di lavoro che ben conosciamo.

Il modo migliore per affrontare la cosa è quello di procedere per gradi, lavorando bene su ognuno dei sei step che vi presenteremo.

1 - Preparare un piano

Non pensate che cambiamenti importanti come questo possano prescindere da uno studio approfondito e dalla preparazione di un buon piano per il loro sviluppo.
La pianificazione, infatti, aiuta a creare il clima giusto per il cambiamento, fa in modo che le necessità dell'organizzazione e quelle del suo personale vengano prese in considerazione e rispettate e assicura una transizione dolce senza traumi.

Perché un piano si possa definire "buono", però, occorrerà spendere un bel po' di tempo per assicurarsi l'appoggio da parte della Direzione. Dire che occorre lavorare in gruppo e poi non mettersi in gioco per primi, infatti, non rende certo credibile il cambiamento. Senza il supporto del top management e senza un cambiamento percepibile nel suo approccio sarà davvero impossibile convincere i colleghi che stiamo facendo sul serio e che i problemi di uno diventeranno i problemi di tutti (perché è così che si lavora in un gruppo).
Sentire i vertici lontani dai problemi di tutti i giorni avrà un effetto terribile sul morale dei lavoratori e sulle loro performance perché non c'è nulla di peggio che convincerli di qualcosa e poi mostrare coi fatti che stiamo procedendo esattamente nella vecchia maniera.

Il secondo aspetto da considerare nella pianificazione è quello di individuare subito il responsabile del gruppo di lavoro (ad esempio il proprietario del processo) e chiarire bene i suoi compiti.
Non possiamo fermare il nostro lavoro in attesa di organizzarci meglio, dunque occorre che le persone migliori della nostra organizzazione prendano saldamente in mano le redini dei diversi gruppi per condurli attraverso un difficile periodo di assestamento durante il quale verrano ridiscussi ambiti, priorità, obiettivi individuali, ecc.
Le persone più esperte di gestione del cambiamento potranno darvi una grande mano in questo lavoro perché occorrono competenze ben radicate per far sì che un progetto come questo non finisca in un nulla di fatto (vi ricorda qualcosa? Sono certa di sì!)

A domani per il secondo step.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Lavorare in team: alcune espressioni utili

Quali espressioni utilizzare quando si lavora in team?
Eccone alcune:

motivare il team:
- "state facendo un gran lavoro!"
- "ben fatto!"
- "mi piace il vostro entusiasmo" 
- "possiamo trovare una soluzione al problema e la troveremo!"

dare un feedback:
- "ho visto che hai preso l'iniziativa e volevo dirti che penso tu abbia fatto un gran lavoro"
- "apprezzo tutti gli sforzi che hai fatto ma mi piacerebbe che cambiassi approccio"
- "hai ottime doti comunicative, che ne dici di migliorare la tua gestione del tempo?" - "vorrei ringraziarti per il lavoro fatto all'interno di questo progetto"
- "cosa ti serve per migliorare la tua performance?"  
 
creare un'atmosfera positiva:
- "sarà apprezzato il lavoro di tutti"
- "definiamo i nostri obiettivi e vediamo come ognuno di noi può contribuire a raggiungerli"
- "sono qui per ascoltare i vostri suggerimenti" 

sedare i conflitti:
- "aspettiamo fino a quando tutti si saranno calmati, poi riprenderemo il discorso"
- "vorrei che ognuno di voi provasse ad esprimere con rispetto ciò che pensa
- "cerchiamo di mostrare tutti una condotta professionale, ok?" 
- "voglio ascoltare entrambe le campane"

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Il ruolo del team leader nelle decisioni di gruppo (7)

Dare valore al contrasto e al caos

Vi è spesso molto più valore nel disaccordo che nell'accordo rapido.

Quando i membri di un gruppo trovano un accordo, la generazione di idee si interrompe e quindi occorre abituare le persone alla critica costruttiva e a sostenere la propria opinione, anche se "fuori dal coro".

In qualità di team leader bisognerebbe evitare di reagire senza prima pensare a ciò che avviene in 4 situazioni:

1) quando ci aspettiamo qualche cosa
2) quando vogliamo qualche cosa
3) quando c'è qualche cosa che ci preoccupa
4) quando stiamo per terminare qualche cosa

Questo significa che dovreste accettare il caos poiché all'interno dei complessi caotici c'è sempre uno schema. Cercate sempre i suggerimenti e considerate differenti metodi di risoluzione dei problemi.

I contrasti sono fondamentali per stimolare il dibattito e questo accade quando il team leader accetta e approva un disaccordo.
Il team leader potrebbe dire, ad esempio, "Marco, la tua idea è in contrasto con quella di Marta. Raccontaci cosa hai in mente e poi sentiamo il putno di vista di Marta".
Questo comportamento suggerirà al gruppo che è accettabile non essere d'accordo e che nessuno verrà punito per aver dissentito da un altro, aprendo così la porta a nuove idee.

Spesso il disaccordo può essere ricondotto a diverse definizioni del problema o agli obiettivi che il gruppo non ha precedentemente considerato. Approvare il disaccordo aiuta il team leader ad evitare i comportamenti conformisti e quelli che danno ragione all'ultimo che parla, insomma "l'effetto corte".

Il responsabile di un gruppo di lavoro dovrebbe programmare il disaccordo nella discussione con l'uso del ruolo dell'avvocato del diavolo o stimolando proposte contrarie.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Il ruolo del team leader nelle decisioni di gruppo (4)

La terza cosa alla quale prestare attenzione quando si deve gestire un team è la seguente:


Prevenire la valutazione prematura delle soluzioni

Il processo di generazione di idee è bloccato dalla loro valutazione e ciò accade specialmente quando i membri di un gruppo si accordano subito su una soluzione e adottano la prima soluzione accettabile che si propone.

Il team leader e i membri del gruppo devono preoccuparsi che affermazioni valutative siano trattenute, almeno finché il processo di generazione di idee non sia adeguatamente terminato.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

Lavoro di gruppo: tirate fuori il meglio dalle persone

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Spesso i lavori di gruppo si rivelano un fallimento. Per quale motivo?
Come si fa a far lavorare bene insieme delle persone e come si può tirare fuori il meglio da questa collaborazione?

Vediamo insieme qualche trucco per sviluppare il potenziale dei team:

Trucco 1 - Non offrite alle persone soluzioni

Se i vostri collaboratori proveranno a consultarvi su un problema, non offrite loro delle facili soluzioni. Piuttosto cercate di aiutarli facendo loro quelle domande che stimoleranno un processo di problem solving, portandoli a valutare la loro situazione e a trovare una soluzione in autonomia.

Trucco 2 - Utilizzate domande aperte

Chiedete sempre "chi", "cosa", "dove", "quando", "come" e "perché". Sono tutte domande aperte alle quali non si può rispondere con un semplice sì o no. Questo tipo di domande aiuterà le persone a riflettere.

Trucco 3 - Utilizzate il silenzio

Non abbiate paura di lasciare qualche pausa durante una riunione o un discorso. Il silenzio è indice di riflessione. Anche se può essere imbarazzante, attendete e provate a vedere cosa succede.

Trucco 4 - Tenete sempre presente un modello GROW

Provate ad utilizzare la tecnica americana denominata GROW, un acronimo le cui iniziali significano:

- G Goals (obiettivi) impariamo a fissare degli obiettivi e sviluppiamo il nostro lavoro nell'ottica del loro raggiungimento

- R Reality (realtà) fate domande per vedere qual è la situazione reale

- O Options (opzioni) lasciate che le persone provino a ragionare su diversi modi di risolvere il problema

- W Wrap-up (tirare le fila) assicuratevi che una delle soluzioni delineate venga poi sviluppata effettivamente.

Trucco 5 - Permettete alle persone di fare errori

Entro parametri ragionevoli, se vedete che i vostri collaboratori stanno per commettere uno sbaglio, non fermateli. lasciate che imparino dai loro errori.

Trucco 6 - Distribuite lodi

Quando vi rendete conto che le persone hanno lavorato bene, diteglielo! Essere apprezzati dal proprio capo è estremamente motivante.

Qualità: lavoro di gruppo

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Il lavoro di gruppo è uno dei tanti modi per fare bene Qualità.

Lavorare tutti insieme non è sicuramente facile e sono molti i problemi che possono nascere cercando di fare collaborare persone con idee ed esperienze spesso molto diverse.

Utilizzando una buona comunicazione e focalizzandosi su un obiettivo ben preciso, però, tutti questi ostacoli possono essere eliminati o, almeno, ridotti di molto.

Se le persone imparano a lavorare in squadra, infatti, le cose vengono fatte prima e, spesso, meglio.

Uno dei vantaggi che derivano dal lavorare in team è che si può chiedere agli altri ciò che non si è capito o di essere aiutati se si a difficoltà a fare qualcosa.

Risparmiare del tempo lavorando tutti insieme significa avere più energie da dedicare ad altre attività come, ad esempio, il miglioramento e non è sicuramente poco in un mondo frenetico come il nostro dove sembra non esserci mai il tempo per fare nulla.

I 10 principi del TQM: gruppi di miglioramento

4) Gruppi di miglioramento:

Un'azienda che decida di adottare il Total Quality Management avrà un comitato di pilotaggio per guidare il progetto costituito dal top management.

Questo gruppo di persone creerà i progetti sui quali lavorare, formerà le squadre di persone che dovranno occuparsi dei singoli processi e terrà sotto controllo l'avanzamento dei lavori.

Il miglioramento va guidato perché non capita per caso. Bisogna saper sfruttare al meglio il potenziale di ogni singola persona e fare in modo che possa contribuire al bene dell'intera organizzazione.

Due saranno, sostanzialmente, le tipologie di gruppi di lavoro che dovranno essere avviati dal top management:

1) I gruppi definiti per area logica: costituiti da persone che appartengono ad una singola area aziendale. Queste squadre si occuperanno di risolvere solo problematiche che appartengono ad una sfera professionale ben individuata.

2) I gruppi multifunzionali: costituiti da persone che lavorano in diverse aree dell'azienda. Lavorare gomito a gomito con colleghi che si occupano di cose diverse da ciò che facciamo tutti i giorni aiuta ad allargare i propri orizzonti e facilita la messa in opera di soluzioni più creative che hanno una maggiore possibilità di riscuotere successo.