Migliorare il proprio modo di comunicare (5)

Per completare il percorso verso un netto miglioramento della vostra capacità di comunicare con gli altri, non vi resta che seguire gli ultimi due consigli che stiamo per darvi.

Il primo è che dovete assolutamente imparare a evitare di parlare o comunicare quando siete in uno stato di forte stress emotivo.  
Prendetevi tutto il tempo necessario per calmarvi prima di parlare. In caso contrario, potreste finire per dire qualcosa di inappropriato di cui vi penstireste in brevissimo tempo.

Il secondo consiglio che ci sentiamo di darvi oggi è di curare maggiormente la vostra capacità di esprimervi in un italiano corretto. Una buona padronanza della lingua, infatti, vi aiuterà ad acquisire sicurezza nell'esposizione.  
Provate ad aumentare il vostro vocabolario studiando una nuova parola al giorno, in modo da avere a vostra disposizione il vocabolo con la sfumatura giusta da utilizzare in qualsiasi situazione.  
La maggior parte delle volte la confusione all'interno di una conversazione nasce proprio a causa di una scelta sbagliata delle parole.  
Leggete di più e iniziate a prendere nota delle parole che vi sono sconosciute. Cercatene il significato e memorizzatele, provando poi ad utilizzarle scrivendo un testo.  

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Migliorare il proprio modo di comunicare (4)

Un altro suggerimento che può sembrare scontato per migliorare la vostra capacità di comunicare è quello di imparare ad ascoltare.

Dopo aver parlato, abituatevi a fermarvi e ad ascoltare con attenzione ciò che l'altra persona ha da dire. E mentre il vostro interlocutore parla, evitare in qualunque modo di sovrapporvi al suo discorso. Aspettate che finisca di dire tutto ciò che ha da dire prima di ribattere con le vostre idee e con i punti che volete toccare in risposta alle sue parole.
C'è un'altra cosa da fare assolutamente per veicolare meglio il vostro messaggio ed è imparare a parlare una lingua che porti all'intesa, all'accordo e al consenso.
Una volta che i punti di vista saranno stati discussi, infatti, sarà il momento di rivedere il vero scopo della discussione per controllare se si è stati in grado di esporre tutti i punti che ci stavano a cuore. Nel caso in cui, poi, vi fosse una divergenza di opinioni, spendetevi per trovare una soluzione o chiarite meglio la vostra posizione per provare a mediare e a portare a casa il risultato che vi sta a cuore.  

L'idea che sta alla base di ogni comunicazione non è quello di vincere facendo perdere l'altro ma di comprendere, essere compresi e cercare un accordo che soddisfi il più possibile le parti.
Nei casi - poi - in cui non si può essere d'accordo, assicuratevi che il vostro interlocutore capisca che avete compreso il suo punto di vista anche se non siete d'accordo con lui. 
Siate sempre cordiali e rispettosi delle opinioni altrui.
 Infine, non vi scoraggiate se, le prime volte, non sarete in grado di trasmettere il messaggio così come lo intendete. La comunicazione è qualcosa che si impara col tempo, sforzandosi di migliorare e applicandosi regolarmente. 

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Migliorare il proprio modo di comunicare (3)

Il secondo suggerimento per migliorare la vostra capacità di comunicare è di pensare a come dire ciò che vi sta a cuore.

Spesso, infatti, non è importante tanto quello che si dice ma come lo si dice.  

Imparare i diversi modi in cui si può dire una cosa vi aiuterà a scegliere il migliore per ottenere l'effetto desiderato e ottenere i risultati che volete raggiungere.

In una conversazione cercate, prima di tutto, di guardare il vostro interlocutore negli occhi. Questa azione - da sola - aiuta chi parla ad ottenere la fiducia di chi ascolta.

Ricordatevi, poi, che la postura del corpo di chi vi ascolta vi manda un sacco di messaggi e che, se ben interpretata, vi può aiutare a calibrare meglio il discorso. 
E' abbastanza semplice, infatti, capire se la persona che vi trovate davanti sia attivamente coinvolta nella conversazione oppure no e quale atteggiamento abbia nei vostri confronti. Se,  ad esempio, se ne sta con le braccia abbandonate lungo i fianchi è probabile che stia ascoltando con una mente aperta ciò che le state dicendo ma se sta con le braccia o i piedi incrociati o le spalle curve, è probabile che la vostra conversazione stia provocando nell'interlocutore un atteggiamento ostile.  

Ottenete una buona postura da parte della persona con la quale state parlando e avrete fatto un passo avanti  per rendere più facile da gestire anche una conversazione difficile.

Infine, prendete nota del tono che state utilizzando per comunicare e cercate di adattarlo allo scopo che intendete ottenere. 
Un tono collaborativo e non teso alla contraddizione vi aiuterà a veicolare il vostro messaggio con più facilità. Al contrario, un tono duro che presuppone un giudizio sull'altro potrà far allontanare il vostro interlocutore e portare persino a una brusca fine del processo di comunicazione.

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Migliorare il proprio modo di comunicare (2)

Il primo suggerimento che ci sentiamo di darvi affinché riusciate a migliorare il vostro modo di comunicare è quello di sapere cosa volete dire e perché.
Può sembrare sciocco e scontato partire proprio da qui ma non lo è affatto.

Prendetevi tutto il tempo necessario per analizzare bene per quale motivo desiderate comunicare con una certa persona e cercate di capire con chi andrete a comunicare e quali siano le sue caratteristiche. Questi semplici passaggi vi aiuteranno ad individuare in anticipo i possibili ostacoli che potrebbero sorgere durante il processo di comunicazione in modo da prepararvi per tempo le soluzioni più adatte ad affrontarli e a rimuoverli.  

Gli ostacoli potrebbero presentarsi sotto qualunque aspetto. Potremmo avere, ad esempio:

• differenze culturali;
• due età diverse che potrebbero far percepire le cose in maniera differente;
• un sesso diverso e, dunque, differenti sensibilità;
• pregiudizi di qualunque tipo;
• ecc.  

Assicuratevi di rendervi bene conto di quale risultato desiderate ottenere dalla vostra comunicazione con questa persona e che impressione volete lasciare in lei e poi progettate nei minimi particolari come procedere.

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Migliorare il proprio modo di comunicare

La vostra capacità di comunicare in modo efficace dovrebbe essere uno dei mezzi per raggiungere gli obiettivi professionali che vi siete posti, dunque è uno strumento estremamente importante.

Una piccola analisi della vostra conversazione vi aiuterà a capire ciò che manca e quali siano - invece - i vostri punti forti. 
 
Partite con uno studio attento di come comunicate e, prima di iniziare una conversazione con qualcuno, cercare di rispondere a queste 5 domande:

1. Cosa condividete con questa persona? Qual è il terreno comune sul quale vi muovete? Riuscite in qualche modo a sfruttarlo a vostro vantaggio?
2. Durante il processo di comunicazione, avete avuto una sensazione piacevole?
3. Con le vostre risposte, mettete la persona nelle condizioni di sentirsi compresa?
4. Il vostro messaggio è stato compreso bene? L'interlocutore ha capito cosa volevate dirgli?
5. A vostro giudizio, dopo questa conversazione, i vostri rapporti saranno migliori?

Ovviamente, più risposte positive riuscirete a dare a queste semplici domande e più potrete ritenervi ottimi comunicatori. 
E se, invece, il risultato non fosse stato dei migliori, potrete sempre migliorare con i suggerimenti che vi daremo nei prossimi giorni.

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Migliorare la nostra comunicazione (2)

Ridurre la complessità di ciò di cui stiamo parlando

Nella comunicazione è importante rendere i nostri messaggi il più chiari e sintetici possibile, in modo che la gente capisca quali sono i punti principali del nostro discorso o comprenda a fondo una certa questione.

Vediamo, dunque, come possiamo impostare la nostra comunicazione per:
 
1) semplificare
 
  - in parole povere, significa che ...
  - per voi significa che... 
  - dunque, intendi dire che...
 
2) sottolineare l'importanza di qualcosa
 
  - questo per voi è importante perché ...

3) chiedere se il messaggio è chiaro
 
 - capite cosa intendo?
 - è chiaro ciò che sto dicendo?

4) puntualizzare 

- è una questione interessante.  Perché l'hai sollevata?

5) richiedere ulteriori dettagli 

- ottimo! Chi se ne occuperà?
- come faremo?
- cosa faremo? 

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Migliorare la nostra comunicazione

Migliorare su base continua le nostre capacità di comunicazione è fondamentale per fare al meglio il nostro lavoro di professionisti della Qualità, così come imparare ad usare le frasi giuste al momento giusto, a seconda dell'effetto che vogliamo ottenere.
 
Se, ad esempio, ci troviamo a dover contenere alcune persone che comunicano in maniera decisamente assertiva ma un po' troppo accentratrice, lasciando poco spazio agli altri, possiamo:
 
1) interromperle:
 
   - posso intervenire un secondo?
   - questa è davvero un'ottima riflessione. Posso solo aggiungere che ... ?
 
2) riportare l'attenzione sull'argomento da trattare:
 
   - certamente, hai ragione. Credo, però, sia altrettanto importante parlare di...
   - ok e, dato che la questione principale all'ordine del giorno è ... , abbiamo bisogno di ...

Domani vedremo quali domande fare per ridurre la complessità di ciò di cui stiamo parlando.

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La comunicazione interna

Come ben sapete, il capitolo 5 della ISO 9001 parla, tra le altre cose, di comunicazione interna.

La norma ci informa che il top management deve assicurarsi che siano stabiliti e documentati metodi per comunicare all'interno di un'organizzazione e per aggiornarsi in merito all'efficacia del Sistema Qualità.

Ovviamente, per provare ad un auditor ISO 9001 che questi processi comunicativi sono in atto, vi serviranno le registrazioni perché non vi basterà dire "sì, abbiamo discusso dell'efficacia del nostro sistema".

Come in molti altri casi, la norma vi dice cosa fare ma non come farlo, lasciandovi piena libertà sulle modalità di espletamento del requisito.
Se i metodi che avrete scelto saranno ottimali per la vostra azienda, infatti, non avrete alcun problema a superare la verifica ispettiva.

Uno dei metodi più efficaci per comunicare in merito all'andamento del SGQ è la riunione periodica per il riesame del sistema da parte del management. Dato, poi, che il riesame periodico è un altro requisito da soddisfare, si può dire che prenderete i famosi due piccioni con una fava.

In aggiunta, visto che i riesami sono registrati, avrete anche una prova dell'avvenuta comunicazione sull'efficacia del SGQ.

Altri sistemi validissimi che potrete usare per razionalizzare la comunicazione interna relativa alla Qualità sono memo, cartelli, altre riunioni periodiche e istituzionalizzate, programmi di formazione e di informazione e qualsiasi altro stragemma riteniate utile usare per raggiungere lo scopo finale: rendere chiaro a tutte le parti interessate come si sta evolvendo il sistema Qualità.

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)