Consigli per organizzarsi meglio (3)

Ultima puntata dei nostri consigli per una migliore organizzazione personale e professionale:

5) Inserite brevi istruzioni in ogni modulo

Dopo aver valutato se i moduli che avete emesso sono tutti davvero necessari e progettati per essere compilati facilmente, prendete in considerazione la possibilità di inserire su ogni modulo delle brevi istruzioni.

Ciò ridurrà il numero di errori e il bisogno di ricordare alle persone come usare ogni foglio, soprattutto se non li compilano con regolarità.

6) Valutate l'utilità di una "borsa progetto"

Molte società di alcuni settori usano "borse progetto". Si tratta di borse, spesso in senso letterale, o di cartelle (cartacee o elettroniche) contenenti tutte le email, le lettere, i verbali, i consuntivi di spesa e via dicendo di un particolare progetto.

Tutto viene inserito nella "borsa" e, alla fine del progetto, i vari documenti sono suddivisi e archiviati. Per voi potrebbeessere utile un sistema del genere?

Chiedete a tutti coloro che lavorano allo stesso progetto di usare la stessa cartella o raccoglitore. Sul frontespizio attaccate un foglio di lavoro che riporti gli incarichi, le persone all'interno e all'esterno coinvolte nel progetto con tutti i riferimenti per contattarle, le date per cui è previsto il completamento delle fasi principali e il termine di scadenza finale.

Così facendo, tutti i documenti di una pratica saranno riuniti assieme e avrete la possibilità di consultarli anche se qualcuno dei vostri colleghi è assente.

7) Valutate l'utilità di uno scadenziario

Vi capiterà frequentemente di dover riprendere contatto con un cliente o un fornitore dopo un periodo determinato di tempo. Ricordarsene può essere difficile, tuttavia potete aiutarvi in diversi modi:

- potete limitarvi ad annotare la data sulla vostra agenda
- potete usare uno scadenziario ordinato cronologicamente
- potete usare dei programmi che "girano" su computer e che vi allertano quando è necessario

Vi viene in mente qualche altro consiglio per organizzarvi meglio?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)