venerdì 28 giugno 2013

Vendetta dolce vendetta?

A volte - anche in campo professionale - è forte la tentazione di affidarsi alla vendetta, specie se non ci sentiamo compresi, valorizzati, ascoltati.

Qualcuno ci promette di svolgere un certo lavoro entro una data stabilita e poi, nonostante i continui solleciti, non lo fa, il capo ci rimprovera senza una ragione apparente, un collega sfoga su di noi tutto il suo nervosismo, un middle manager non ci dà le informazioni che sono fondamentali per fare un'analisi urgente...sono tantissime le occasioni che potrebbero convincerci che l'unica risposta sia proprio la vendetta.

Ecco allora che nascono i boicottaggi, le lettere anonime (sì, sembra incredibile ma sono cose che avvengono anche nel 2013), le chiacchiere per demolire professionalmente o a livello personale il collega "colpevole".

Oggi vorremmo farvi riflettere sul fatto che la vendetta, in realtà, non sia affatto così dolce come potremmo aspettarci anche perché è abbastanza comune che, proprio in ambito professionale, si ritorca contro colui che l'ha messa in pratica.

E' decisamente più intelligente, dunque, cercare di riflettere su come potremmo reagire senza vendicarci.
Qui di seguito abbiamo cercato di individuare qualche reazione costruttiva ma certamente a voi ne verranno in mente molte altre:
  • offrire un caffé al collega per spiegargli come vi sentite ogni volta che si impegna nel mettervi i bastoni tra le ruote. Chiarite che non è necessario essersi reciprocamente simpatici per collaborare ma che è fondamentale mantenersi sempre professionali perché i vostri rapporti personali non devono interferire in azienda. Chiedete, infine, come potete correggere eventuali comportamenti che possono aver infastidito il collega e pretendete che lui faccia altrettanto, promettendovi reciprocamente di parlarvi immediatamante se qualcosa nuovamente dovesse interferire nei vostri rapporti professionali
  • se proprio non ve la sentite di parlare con il collega (ma noi ve lo consigliamo davvero), scrivetegli un'e-mail diretta e sincera chiedendogli perché si staia comportando in questa maniera e perché non accetti di collaborare. Spiegate che avete davvero bisogno di capire perché il rapporto professionale non funzioni, anche in vista delle collaborazioni future che inevitabilmente sarete costretti ad avere
  • se proprio il collega costruisce un muro tra voi e solamente in questo caso, illustrate la situazione al suo capo e chiedete il suo aiuto per appianare l'intera faccenda. In questo caso cercate di non presentare la situazione come se voi aveste ragione al 100% e il collega torto ma spiegate molto semplicemente che avete provato entrambi a collaborare, purtroppo senza successo, e che desiderate un aiuto per cercare di capire come rimediare agli errori fatti (i vostri e quelli del collega)
Purtroppo, per gestire casi del genere, non c'è una bacchetta magica e non esiste un suggerimento valido in assoluto. Occorre imparare a dominare la propria rabbia per provare a capire le ragioni dell'altro e per trovare un modo costruttivo per ottenere ciò che volete senza farlo chiudere ancor più come un'ostrica.
Ricordatevi che, se siete arrivati a questo punto di esasperazione, è perché - per un motivo o per l'altro - avete bisogno del suo contributo e che l'unico modo per ottenerlo è quello di cercare di collaborare.

Siate professionali, gentili ma fermi nelle vostre richieste, mostratevi superiori al comportamento infantile che dimostra l'altro e cercate di portarlo sul vostro terreno.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

giovedì 27 giugno 2013

I manager peggiori

Quali sono, a vostro giudizio, le caratteristiche che contraddistinguono i manager peggiori?

Jack Zenger e Joseph Folkman, in un articolo pubblicato qualche anno fa su "Harvard Business Review", ne individuarono ben 10:
  1. mancanza di energia e di entusiasmo
  2. supina accettazione delle proprie performance anche se mediocri
  3. mancanza di una vision chiara
  4. scarsa capacità di giudizio
  5. incapacità di collaborare con gli altri
  6. incapacità di tradurre le parole in fatti
  7. resistenza al cambiamento
  8. incapacità di apprendere dagli errori fatti in passato
  9. mancanza di competenze che permettano loro di interagire adeguatamente con le persone
  10. mancanza di interesse per la crescita professionale dei collaboratori
Cosa aggiungereste a questa lista?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

mercoledì 26 giugno 2013

La mia organizzazione è certificata ISO 9001. E' obbligatoria la ISO 22000?

Nel titolo trovate la domanda che una gentile lettrice ci ha rivolto tramite e-mail.

Ne approfitto ancora una volta per invitarvi a formulare le vostre domande sul forum (in chiaro, non tramite messaggio privato) perché questo è lo spazio che abbiamo predisposto affinché ognuno di voi potesse chiedere e rispondere alle domande altrui.
Se rispondessimo a tutti via e-mail ci troveremmo, infatti, a dover dare sempre le stesse risposte a persone diverse mentre sul forum è semplice fare una ricerca per vedere se l'argomento è già stato trattato in passato.
Scrivendo sul forum, inoltre, potete essere certi di venire letti dai moltissimi esperti che frequentano le nostre pagine e potete sperare in un loro riscontro che andrebbe ad affiancare il nostro, completandolo ed integrandolo. Perché rinunciare a questa possibilità?

Veniamo, ora, alla domanda e ringraziamo la nostra amica per averci fornito questo interessante input.

La risposta breve è: no. La norma ISO 22000, proprio come la ISO 9001, viene adottata su base volontaria e non ci può essere, dunque, alcun obbligo in tal senso.

E' vero però che ci sono differenze significative tra un sistema qualità impostato secondo la ISO 9001 e uno pensato secondo la ISO 22000, cioè per gestire efficacemente la sicurezza alimentare. Queste differenze si riferiscono soprattutto al controllo dei rischi chimici, biologici e fisici relativi alla sicurezza degli alimenti.
Fatti salvi gli obblighi di legge, comunque, le integrazioni previste dalla ISO 22000 possono tranquillamente essere adotatte come buona prassi senza venire certificate da un ente terzo.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

martedì 25 giugno 2013

5 consigli per preparare un questionario per rilevare la soddisfazione dei clienti

Dato che continuiamo a ricevere richieste relative a come progettare un buon questionario per rilevare la soddisfazione dei clienti abbiamo pensato di integrare il materiale già pubblicato su QualitiAmo (usate sempre la funzione "cerca" che trovate sull'homepage del sito per effettuare ricerche per parole chiave. Eccovi quello che viene fuori con "soddisfazione clienti" e "customer satisfaction") con 4 veloci consigli.

Decidete quale argomento volete affrontare - chiedere troppe cose ai vostri clienti vi farà ottenere come risultato poche risposte al questionario che avete tanto faticosamente progettato. Meglio decidere prima quale materia intendete indagare e preparare domande adatte a chiarirne ogni aspetto.

Preparate domande chiare e concise - mettetevi nei panni dei vostri clienti e provate a leggere le domande che avete appena inserito nel questionario: voi rispondereste oppure lo mettereste da parte perché poco chiaro?
Testate le domande che avete formulato con colleghi, amici e conoscenti e verificate che siano chiare, non si prestino a fraintendimenti, siano brevi ma, soprattutto, prevedano una risposta veloce.

Preparate i clienti a ciò che stanno per ricevere - una lettera che preceda l'invio del questionario oppure una telefonata informativa sono utilissime per spiegare quanto sia importante per voi conoscere le opinioni dei vostri clienti. Collegate la compilazione del questionario alla possibilità di migliorare il servizio che offrite ai vostri clienti e avrete una partecipazione decisamente più alta.

Sollecitate un riscontro - gli studiosi hanno verificato che una telefonata fatta qualche giorno dopo aver spedito il questionario oppure un gentile sollecito inviato via e-mail sono strumenti molto importanti per migliorare il riscontro da parte dei vostri clienti che si sentiranno davvero coinvolti nella vostra indagine e collaboreranno più volentieri

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

lunedì 24 giugno 2013

La manutenzione preventiva come esempio di azione preventiva

I programmi di manutenzione preventiva sono, probabilmente, le azioni preventive più comuni nelle aziende anche se pochi professionisti della Qualità li inquadrano e li formalizzano come tali.

Si fa manutenzione preventiva per assicurare che macchinari e strumenti funzionino srempre a dovere e per non dover interrompere i processi nei quali vengono utilizzati.

Questi programmi precedono di molto il boom della ISO 9001 e sono stati ormai accettati come una buona pratica delle aree produttive. Dato, però, che solitamente si parla di manutenzione preventiva senza utilizzare il gergo tipico della Qualità, essa viene percepita come un qualcosa legato alla Produzione e svincolato dal discorso delle azioni preventive.

Sono essenzialmente due gli aspetti che distinguono la manutenzione preventiva e che hanno contribuito a non farla vivere come un'azione preventiva.

La prima è che la manutenzione preventiva è un'azione continua che si sviluppa nel tempo e, dunque, non viene mai associata ad un singolo progetto con una data di inizio e una data di chiusura come ci aspettiamo invece per le azioni preventive.
Fino a quando ci saranno macchine e strumenti all'interno della nostra organizzazione, ci saranno tutti i requisiti necessari per impostare un processo di manutenzione preventiva.

L'altra cosa che potrebbe generare dubbi nei professionisti della Qualità è che, una volta impostato un programma di manutenzione preventiva, occorre che ci sia una vigilanza ininterrotta per monitorarne l'efficacia, modificare la programmazione degli interventi quando necessario, ricordare di inserire nel programma i nuovi macchinari acquistati e revisionare la documentazione ogni volta che si renda necessario.
Tutto questo fa vivere questo processo come qualcosa di svincolato dalla prevenzione.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

venerdì 21 giugno 2013

Tre compiti fondamentali dei manager

Secondo Henry Mintzberg, studioso di scienze gestionali, ci sono tre aree specifiche delle quali ogni manager dovrebbe occuparsi con una priorità altissima. Vediamole insieme:
  1. trovare un modo sistematico per condividere le proprie informazioni privilegiate. Questo può tranquillamente essere fatto tramite brevi riunioni con i membri chiave della propria squadra, oppure aggiornando periodicamente un report destinato a circolare tra le persone presenti nella lista di distribuzione. E' solo conoscendo certe informazioni fondamentali che il manager metterà i suoi collaboratori nelle condizioni di prendere le decisioni migliori. Un team può trarre enormi benefici dal fatto di poter contare sulle stesse informazioni che ha il capo
  2. impegnarsi per evitare quelle pressioni che potrebbero portarlo ad essere superficiale nelle decisioni. Occorre dedicarsi alle questioni davvero importanti, delegando ai propri uomini ciò che sono in grado di fare da soli. Imparare a riconoscere se qualcosa sia o meno una priorità è fondamentale per qualsiasi manager
  3. i manager devono imparare ad esercitare un buon controllo sul proprio tempo. Ci sono, ad esempio, moltissime cose che un manager è obbligato a fare e che lui ritiene mere perdite di tempo. Un bravo manager è colui che riesce a trasformare questi obblighi in qualcosa di positivo: ad esempio una presentazione noiosa potrebbe trasformarsi in una ricerca di nuove risorse per il proprio team e la visita da fare a un cliente nell'opportunità di allargare il giro di affari dell'azienda
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

giovedì 20 giugno 2013

La gestione delle risorse umane: obiettivi

Gli obiettivi principali di una buona gestione delle risorse umane sono:
  • supportare l'organizzazione nel raggiungimento dei suoi obiettivi mediante lo sviluppo delle strategie legate al personale che siano in linea con la strategia globale
  • contribuire allo sviluppo di una cultura predisposta al miglioramento continuo delle performance
  • assicurare che l'organizzazione possa contare su persone con talento, buone competenze e disposte ad impegnarsi
  • creare un clima di reciproca fiducia tra il management e i collaboratori
  • incoraggiare l'applicazione di un approccio etico alla gestione del personale
 Vi vengono in mente altri compiti fondamentali di questa importantissima funzione?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)