Rivediamo le nostre procedure

Vi siete mai fermati per un attimo a riflettere sul fatto che molte organizzazioni utilizzano le procedure così come le intendiamo oggi da più di mezzo secolo? Suona strano, vero?
E suona ancora più strano il fatto che, in tutto questo tempo, i documenti di cui stiamo parlando siano cambiati pochissimo, rimanendo - spesso - sistemi cartacei che documentano un approccio standardizzato alle singole attività.
Nel corso degli anni, infatti, molte organizzazioni hanno adottato una gestione documentale elettronica ma le procedure che utilizziamo tutti i giorni continuano comunque a rispecchiare fedelmente i vecchi documenti cartecei composti da moltissimo testo.

La domanda da farsi, a distanza di così tanti anni, è se questi documenti basati sul solo testo siano ancora il mezzo migliore per veicolare le nostre procedure oppure no.
Se ne è parlato qualche mese fa su "Quality Progress", la rivista edita da ASQ e, ancora prima, grazie ad un caro amico di QualitiAmo, sul nostro forum (nella sezione Q-club riservata agli utenti che più partecipano alle discussioni).

Qual è, dunque, oggi il modo migliore per veicolare le informazioni?

Studi recenti hanno dimostrato che procedure lunghe e basate esclusivamente su testo non sono il mezzo migliore per trasmettere istruzioni dettagliate.
L'apprendimento degli adulti, infatti, si basa su alcune caratteristiche specifiche:

- la singola esperienza del discente
- il fatto che spesso gli adulti non sono in grado di assorbire troppe informazioni
- il fatto che si è visto più volte che i migliori risultati si ottengono quando si utilizzano diverse tecniche di formazione, a seconda della tipologia di discenti
- la necessità di rispettare la conoscenza di base di chi legge il documento
- l'aver dato per assodato che i concetti trasmessi devono essere compresi facilmente e in fretta
- riuscire a coinvolgere nel processo chi legge

Domani procederemo nella nostra analisi per capire come si possono riscrivere le procedure per renderle maggiormente fruibili. Non mancate!

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)