La capacità di
produrre risultati professionali con la minima quantità di stress è direttamente
influenzata dal nostro ambiente di lavoro.
Una scrivania funzionale, ad esempio, ci aiuterà ad essere più produttivi fino a diventare la nostra migliore amica.
Partiamo, quindi, proprio col dare un'occhiata alla nostra scrivania. Come ci fa sentire? Siamo a nostro agio lì? Possiamo fare facilmente tutto quello che dobbiamo fare?
E quale messaggio trasmette agli altri? Cosa dice al mondo circa il nostro lavoro e i nostri valori?
Analizziamo le tipologie di attività che dobbiamo compiere alla nostra scrivania.
Se - ad esempio - si utilizza un computer, una forma a "L" del nostro tavolo da lavoro è l'opzione migliore perché ci permette di utilizzare l'estremità corta della "L" per il computer e quella lunga per gli accessori da scrivania, il telefono, le carte sulle quali stiamo lavorando, ecc.
Uno dei più grandi nemici di una scrivania efficiente e che trasmette professionalità sono quelle montagne di carta che sembrano proliferare in nostra assenza e, a volte, anche in nostra presenza! Una componente importante di qualsiasi scrivania, dunque, è lo spazio per riporre i documenti sui quali stiamo lavorando. Può trattarsi di un cassetto (meglio, due: uno per i progetti in corso e un altro per i materiali di riferimento che si utilizzano spesso), oppure di un piccolo schedario o di un semplice box IN-OUT.
Foglietti adesivi, riferimenti colorati ed etichette possono aiutarci a mentenere tutto bene in ordine.
Il secondo nodo che può impedirci di essere efficienti è quello che riguarda le telefonate. Se ne riceviamo davvero molte nella giornata, è importante sviluppare un modo sistematico per registrarle e per gestirle perché è impensabile smettere di lavorare per precipitarsi a fare piccole cose ogni volta che ci vengono richieste al telefono.
Una buona soluzione è quella di tenere sempre aperto sulla scrivania un quaderno che ci permetta di buttare giù al volo chi ha chiamato, quando e perché, in modo da avere una registrazione delle cose di cui dovremo occuparci a breve.
Se - al contrario - siamo noi a fare molte telefonate, assicuriamoci di risparmiare più tempo possibile nel compiere queste operazioni, ad esempio mantenendo a portata di mano la nostra rubrica cartacea o elettronica e studiando il sistema migliore per prendere appunti mentre telefoniamo.
La scrivania meglio organizzata al mondo sarà, però, inevitabilmente inutile senza una sedia comoda e ben regolabile e una buona illuminazione.
La maggior parte di noi vuole essere in grado di muoversi facilmente nella propria area di lavoro, quindi una sedia girevole rappresenta sicuramente un grande vantaggio mentre la luce dovrà essere disponibile in ogni area del tavolo dove potrebbe servire.
In fondo, se ci riflettiamo su per un attimo, qualcosa di ben organizzato è semplicemente:
1) una cosa che funziona bene
e2) una cosa che ci piace usare
Com'è il vostro ambiente di lavoro? Funzionale e piacevole oppure no? Potreste fare qualcosa per migliorarlo?
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
Una scrivania funzionale, ad esempio, ci aiuterà ad essere più produttivi fino a diventare la nostra migliore amica.
Partiamo, quindi, proprio col dare un'occhiata alla nostra scrivania. Come ci fa sentire? Siamo a nostro agio lì? Possiamo fare facilmente tutto quello che dobbiamo fare?
E quale messaggio trasmette agli altri? Cosa dice al mondo circa il nostro lavoro e i nostri valori?
Analizziamo le tipologie di attività che dobbiamo compiere alla nostra scrivania.
Se - ad esempio - si utilizza un computer, una forma a "L" del nostro tavolo da lavoro è l'opzione migliore perché ci permette di utilizzare l'estremità corta della "L" per il computer e quella lunga per gli accessori da scrivania, il telefono, le carte sulle quali stiamo lavorando, ecc.
Uno dei più grandi nemici di una scrivania efficiente e che trasmette professionalità sono quelle montagne di carta che sembrano proliferare in nostra assenza e, a volte, anche in nostra presenza! Una componente importante di qualsiasi scrivania, dunque, è lo spazio per riporre i documenti sui quali stiamo lavorando. Può trattarsi di un cassetto (meglio, due: uno per i progetti in corso e un altro per i materiali di riferimento che si utilizzano spesso), oppure di un piccolo schedario o di un semplice box IN-OUT.
Foglietti adesivi, riferimenti colorati ed etichette possono aiutarci a mentenere tutto bene in ordine.
Il secondo nodo che può impedirci di essere efficienti è quello che riguarda le telefonate. Se ne riceviamo davvero molte nella giornata, è importante sviluppare un modo sistematico per registrarle e per gestirle perché è impensabile smettere di lavorare per precipitarsi a fare piccole cose ogni volta che ci vengono richieste al telefono.
Una buona soluzione è quella di tenere sempre aperto sulla scrivania un quaderno che ci permetta di buttare giù al volo chi ha chiamato, quando e perché, in modo da avere una registrazione delle cose di cui dovremo occuparci a breve.
Se - al contrario - siamo noi a fare molte telefonate, assicuriamoci di risparmiare più tempo possibile nel compiere queste operazioni, ad esempio mantenendo a portata di mano la nostra rubrica cartacea o elettronica e studiando il sistema migliore per prendere appunti mentre telefoniamo.
La scrivania meglio organizzata al mondo sarà, però, inevitabilmente inutile senza una sedia comoda e ben regolabile e una buona illuminazione.
La maggior parte di noi vuole essere in grado di muoversi facilmente nella propria area di lavoro, quindi una sedia girevole rappresenta sicuramente un grande vantaggio mentre la luce dovrà essere disponibile in ogni area del tavolo dove potrebbe servire.
In fondo, se ci riflettiamo su per un attimo, qualcosa di ben organizzato è semplicemente:
1) una cosa che funziona bene
e2) una cosa che ci piace usare
Com'è il vostro ambiente di lavoro? Funzionale e piacevole oppure no? Potreste fare qualcosa per migliorarlo?
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