La nostra undicesima definizione contenuta nella nuova ISO 9001:2015 è "informazione documentata".
Il termine è nuovo e sostituisce le definizioni "documento" e "informazione" che troviamo nella ISO 9000:2005.
La bozza della futura norma ci spiega che un'informazione documentata è costituita da due parti:
La nota 1 ci informa che un'informazione documentata può avere qualsiasi formato, essere trasmessa con ogni mezzo e derivare da qualunque fonte.
La nota 2 spiega che un'informazione documentata si può riferire:
informazione - dati significativi
documento - informazioni con il loro mezzo di supporto
Come vedete, dunque, la nuova norma ha integrato le due definizioni dando origine alle nuove "documented informations" che, in un'ottica moderna di qualità, non ha più molto senso suddividere.
E' interessante vedere come l'attuale nota 3 associata alla definizione di "documento" nella ISO 9000:2005 venga completamente ignorata nella nuova definizione che ne dà la ISO 9001:2015.
Stiamo parlando di queste poche righe:
"Alcuni requisiti come quello della leggibilità si riferiscono a tutti i tipi di documenti; tuttavia altri possono risultare diversi come quello relativo alle revisioni di controllo, nel caso delle specifiche, o quello della rintracciabilità, nel caso delle registrazioni."
Evidentemente si cerca di distaccarsi da una visione documentale classica per far capire al lettore che qualsiasi informazione utile per il lavoro dell'organizzazione può diventare un'informazione documentata con caratteristiche e requisiti peculiari che andranno, di volta in volta, definiti, analizzati, valutati e monitorati.
Le prime due note che si riferiscono al termine "documento" nell'attuale ISO 9000:2005 sono, invece, in qualche modo integrate nella nuova definizione perché si riferiscono, rispettivamente, al fatto che i mezzi di supporto di un documento possano essere molteplici e che un insieme di documenti (come, ad esempio, specifiche e registrazioni) venga spesso denominato genericamente"documentazione".
Il discorso relativo alle informazioni documentate, si completa con l'articolo che abbiamo pubblicato su QualitiAmo qualche tempo fa e che vi abbiamo linkato all'inizio di questa descrizione.
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
Il termine è nuovo e sostituisce le definizioni "documento" e "informazione" che troviamo nella ISO 9000:2005.
La bozza della futura norma ci spiega che un'informazione documentata è costituita da due parti:
- l'informazione che l'organizzazione è tenuta a controllare e a conservare;
- il mezzo che la contiene (possiamo avere, infatti, "documented informations" fatte di carta, residenti su file, rappresentate da un campione di riferimento, presentate in forma di fotografia, video o altro ancora)
La nota 1 ci informa che un'informazione documentata può avere qualsiasi formato, essere trasmessa con ogni mezzo e derivare da qualunque fonte.
La nota 2 spiega che un'informazione documentata si può riferire:
- al sistema di gestione per la qualità, inclusi i suoi processi (sono le procedure, le istruzioni di lavoro, ecc.);
- informazioni che servono all'organizzazione per poter lavorare (sono i vecchi documenti come, ad esempio, le specifiche o i disegni);
- evidenze di risultati raggiunti (sono le vecchie registrazioni)
informazione - dati significativi
documento - informazioni con il loro mezzo di supporto
Come vedete, dunque, la nuova norma ha integrato le due definizioni dando origine alle nuove "documented informations" che, in un'ottica moderna di qualità, non ha più molto senso suddividere.
E' interessante vedere come l'attuale nota 3 associata alla definizione di "documento" nella ISO 9000:2005 venga completamente ignorata nella nuova definizione che ne dà la ISO 9001:2015.
Stiamo parlando di queste poche righe:
"Alcuni requisiti come quello della leggibilità si riferiscono a tutti i tipi di documenti; tuttavia altri possono risultare diversi come quello relativo alle revisioni di controllo, nel caso delle specifiche, o quello della rintracciabilità, nel caso delle registrazioni."
Evidentemente si cerca di distaccarsi da una visione documentale classica per far capire al lettore che qualsiasi informazione utile per il lavoro dell'organizzazione può diventare un'informazione documentata con caratteristiche e requisiti peculiari che andranno, di volta in volta, definiti, analizzati, valutati e monitorati.
Le prime due note che si riferiscono al termine "documento" nell'attuale ISO 9000:2005 sono, invece, in qualche modo integrate nella nuova definizione perché si riferiscono, rispettivamente, al fatto che i mezzi di supporto di un documento possano essere molteplici e che un insieme di documenti (come, ad esempio, specifiche e registrazioni) venga spesso denominato genericamente"documentazione".
Il discorso relativo alle informazioni documentate, si completa con l'articolo che abbiamo pubblicato su QualitiAmo qualche tempo fa e che vi abbiamo linkato all'inizio di questa descrizione.
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
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