I dati, di solito, sono di tipo numerico, alfabetico o testuale.Le informazioni sono, invece, elementi che descrivono situazioni così come vengono raccontate e che non è detto siano veritiere e corrette perché possono essere state interpretate in maniera soggettiva. Pertanto, le informazioni possono essere più o meno corrette e andrebbero sempre interpretate e contestualizzate in base ai dati a cui bisognerebbe fare riferimento.
La conoscenza, infine, è un insieme di informazioni ben strutturate all'interno della mente delle persone e che risultano preziose per formulare nuove idee, avere intuizioni e fare interpretazioni.
Le persone trasformano costantemente la conoscenza in diverse forme di informazioni quali memo, e-mail, manuali e report mentre acquisiscono a loro volta informazioni dagli altri per migliorare la loro conoscenza.
Questa rigenerazione perpetua della conoscenza in informazioni e delle informazioni in conoscenza è necessaria visto che le persone non sono sempre in grado di condividere le proprie conoscenze con gli altri a causa di vincoli come il tempo, il numero di persone che sono realmente informate, la posizione geografica, ecc.
La conoscenza, proprio come le informazioni, non ha alcun valore per le imprese se non viene applicata alle decisioni che devono prendere. Ricercare, archiviare e conservare le informazioni più utili è, infatti, fondamentale se si vuole competere ma non è sufficiente. Le informazioni devono generare conoscenza e questa conoscenza deve essere interiorizzata nei collaboratori per essere funzionale e deve coesistere con l'attitudine umana del prendere decisioni intelligenti.
L'interiorizzazione della conoscenza dovrebbe poi tradursi in azioni che riflettano un cambiamento nel comportamento delle persone e nella cultura dell'organizzazione.
La creazione di conoscenza, la sua applicazione e il suo utilizzo sono questioni complesse determinate dalla cultura aziendale, dai sistemi premianti, dalla struttura dell'organizzazione, dalla sua strategia, dalle competenze delle persone, dai loro valori e dalla progettazione dei processi di lavoro.
Le informazioni sono trasformate in conoscenza attraverso un processo sociale di condivisione ecomprensione ma bisogna prestare attenzione alla differenza che esiste tra la conoscenza tacitae quella esplicita.
La conoscenza esplicita è la conoscenza formale che è stata catturata dalla memoria aziendale. Definisce le attività intellettuali di un'organizzazione, indipendentemente dai suoi dipendenti, quindi è la conoscenza strutturata. La conoscenza tacita, invece, è una conoscenza pratica che è in grado di produrre le azioni e che è la chiave per fare le cose. Essa ha una dimensione cognitiva importante che è costituita dai modelli mentali, da ciò in cui crede ogni persona e dalle sue prospettive. La conoscenza tacita è una conoscenza personale che è difficile da formulare e misurare.
Il knowledge managemente si traduce nell'azione sinergica delle conoscenze tacite e di quelle esplicite perché si basa sulle conoscenze e sulle intuizioni soggettive tacite che, però, devono poi essere messe a disposizione di tutta l'organizzazione per poter essere elaborate e acquisite.
La combinazione della conoscenza tacita e di quella esplicita migliora l'utilizzo e il riutilizzo delle conoscenze e aiuta a sviluppare le migliori pratiche e a creare nuove conoscenze attraverso la revisione e la distruzione di quelle esistenti che risultano superate.
Questo flusso si basa su azioni innovative che producono un vantaggio competitivo.
La conoscenza che non scorre non cresce e alla fine diventa obsoleta, ecco perché questo meccanismo è così importante.
Il ruolo primario del knowledge management è proprio quello di stimolare il flusso di conoscenze in tutta l'organizzazione.
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