Gestire il tempo fra più team
Quando formate un team, parlate esplicitamente, e in anticipo, delle priorità contrastanti di ciascuno. Individuando prima le fasi di ogni progetto in cui c'è bisogno di dare il massimo, potrete modificare le scadenze o partecipare più attivamente in prima persona a determinati passaggi. Se aprite le porte alla discussione in modo che le persone non si sentano in colpa per eventuali conflitti, la squadra gestirà questi problemi in modo aperto e produttivo nel momento in cui si presenteranno.
Impostare il ritmo giusto delle riunioni renderà più facile gestire il tempo fra i team e affrontare il problema delle priorità contrastanti.
All'inizio dovrete programmare diverse riunioni con il team al completo nei momenti critici. La partecipazione a queste riunioni dev'essere obbligatoria, e un modo per assicurarvi che sia effettivamente così è incaricare ogni membro del team di condurre una parte della riunione, anche solo per 10 minuti. Verificate tempestivamente che tutti i membri abbiano definito le date delle riunioni con gli altri team di cui fanno parte. In teoria, la cultura aziendale dovrebbe dare alle riunioni formali di controllo una priorità elevata. Se non è così, potrebbe essere necessario coordinarvi con i leader di altri team prima di fissare insieme una tabella di marcia.
Quando pianificate altre riunioni di gruppo, invitate esclusivamente le persone necessarie e nessun'altra, per ridurre al minimo i conflitti organizzativi con gli altri team.
Il più delle volte non ci sarà bisogno che tutti siano presenti. Incontratevi in sottogruppi ogni voltà che è possibile. Non dimenticate di sfruttare la tecnologia: invece di utilizzaqre il tempo prezioso facendo una riunione dal vivo per gli aggiornamenti, inviate una mail di tre righe o mantenete aggiornate le dashboard online, in modo che le persone possano monitorare l'avanzamento del progetto alla bisogna. Anche se la tecnologia non sostituisce l'interazione faccia a faccia, può aiutarvi a superare un ostacolo quando fare una riunione vera e propria sarebbe troppo costoso. E siate creativi: di solito i membri più giovani di un team preferiscono guardare un aggiornamento video di 30 secondi che leggere un promemoria di dieci pagine.
Controlli brevi e spontanei possono mantenervi aggiornati sulle loro scadenze contrastanti; questa interazione visiva, inoltre, vi aiuterà a cogliere meglio segnali sui loro livello di stress e motivazione.
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
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All'inizio dovrete programmare diverse riunioni con il team al completo nei momenti critici. La partecipazione a queste riunioni dev'essere obbligatoria, e un modo per assicurarvi che sia effettivamente così è incaricare ogni membro del team di condurre una parte della riunione, anche solo per 10 minuti. Verificate tempestivamente che tutti i membri abbiano definito le date delle riunioni con gli altri team di cui fanno parte. In teoria, la cultura aziendale dovrebbe dare alle riunioni formali di controllo una priorità elevata. Se non è così, potrebbe essere necessario coordinarvi con i leader di altri team prima di fissare insieme una tabella di marcia.
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