Diventare un Responsabile Qualità (6)

Alcuni trucchi...


Ultima puntata dei nostri consigli per muovere i primi passi come Responsabile Qualità.
Terminiamo elencando qualche "trucco" che potrebbe tornarvi utile:

- alcuni manager capiscono l'importanza e il valore di un Sistema Qualità. Alcuni hanno anche un'esperienza positiva pregressa che avrebbero voglia di ripetere. Cercate di coinvolgerli nel vostro lavoro perché vi possono dare una mano

- alcune persone tendono a dimenticare il significato delle parole "essere responsabile per...". Fate in modo che ciò non accada e ricordate loro quali doveri hanno nei confronti del Sistema

- alcuni colleghi non saranno in grado (o non avranno voglia) di scrivere le procedure relative alla loro area e questo farà sì che dobbiate scriverle voi. La cosa può essere molto frustrante, soprattutto se questi colleghi prendono uno stipendio più alto del vostro.
Provate a guardare la cosa da un altro punto di vista e ripetetevi che il loro successo è anche il vostro successo perché, se le cose andranno bene, voi vi farete una buona esperienza (sempre rivendibile) e impararete molte cose utili anche in campi diversi dal vostro.

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Diventare un Responsabile Qualità (5)

Iniziate a progettare la documentazione


Quinta puntata dei nostri consigli per diventare un Responsabile Qualità.


Questo è il momento di iniziare a progettare e ad abbozzare la documentazione di supporto del Sistema Qualità.

Le procedure, ossatura della documentazione, servono per documentare un processo e descrivono ruoli e responsabilità. Nell'abbozzarle, non preoccupatevi se non sono perfette, potete sempre correggerle una volta che avrete chiaro il quadro completo.

Non fate nemmeno l'errore di riportare in procedura tutte le attività svolte ad un livello di dettaglio inutile. Queste informazioni, se necessarie, potranno essere incluse in apposite istruzioni di lavoro dedicate ad una area specifica del personale.

Prima di far approvare i documenti, dovrete verificare quanto segue:

- avete descritto ogni attività indicata nel vostro SGQ?
- Avete per caso aggiunto nuovi requisiti che non trovano riscontro nella norma ISO 9001? Attenzione! Siete sicuri che siano proprio necessari? Ricordate che ogni requisito aggiunto è un nuovo requisito da rispettare e di cui dare conto in sede di verifica ispettiva
- Avete progettato una lista di adempimenti ai requisiti che vada a coprire l'intera azienda e non una particolare area? E' importante procedere in questo modo perché i singoli responsabili tendono ad evadere i lavori da fare in base alle loro priorità mentre è importante che il progetto Qualità venga portato avanti con le priorità stabilite dalla Direzione e valide per l'intera organizzazione
- Siete sicuri di non aver ripetuto testi e informazioni in documenti differenti? Eventualmente provate a richiamate il testo per eveitare inutili doppioni.

Una volta abbozzate le procedure, il vostro lavoro di Responsabile Qualità in affiancamento con i singoli process owner è terminato.
Inizia ora la fase di verifica dei testi che sarà più vantaggiosa se fatta in affiancamento con altri responsabili di area che potrebbero dare input estremamente utili, soprattutto se si scelgono quelli a monte o a valle del processo esaminato.
In questo modo, inoltre, vi assicurerete che tutti capiscano che si è responsabili dell'intero sistema Qualità e non solo della parte che riguarda l'area in cui si lavora.

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Diventare un Responsabile Qualità (4)

Stabilite le responsabilità



Quarta puntata dei nostri consigli per diventare un Responsabile Qualità.


Arrivano le dolenti note che si concretizzano con il compito di definire chiaramente le responsabilità dei process owner o di chi, comunque, ha in carico un'azione del programma che avete delineato nella fase precedente.


Un process owner sarà il responsabile per quanto riguarda:

- lo sviluppo del programma, la sua documentazione, la formazione dei suoi uomini relativamente alle nuove dinamiche del processo (ovviamente il tutto verrà fatto in collaborazione con il Responsabile Qualità, Risorse Umane, ecc., esattamente come i punti riportati sotto)

- il lavoro all'interno della sua area che verrà sviluppato secondo le norme, le politiche, le regole e i requisiti stabiliti

- l'assicurarsi, attraverso apposite misurazioni e indicatori studiati ad hoc, che il suo lavoro sia in linea con gli obiettivi generali dell'azienda

- determinare se per gestire al meglio il lavoro nell'area occorra ulteriore documentazione

- determinare quali tecniche statistiche si sposino meglio agli indicatori che si vogliono rilevare nell'area

- stabilire le responsabilità per il monitoraggio dell'avanzamento del lavoro

- stabilire se occorrano nuovi macchinari/strumenti per la gestione della Qualità nell'area

- individuare i miglioramenti da apportare nell'area

Siete d'accordo su tutto? Il discorso continua...non mancate!


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Diventare un Responsabile Qualità (3)

Scrivete il vostro programma di lavoro


Nelle prime due "puntate" di questa serie di consigli, abbiamo suggerito a chi vuole diventare un Responsabile Qualità di imparare bene la materia e di stanziare un budget per la propria formazione e per poter svolgere adeguatamente il nuovo lavoro.

Nulla di quanto consigliato, però, servirà se non avrete ben chiaro il programma delle cose da fare e le tempistiche stimate per portarle a termine.

Come ogni progetto che si rispetti, anche il vostro nuovo compito necessita di programmazione e per svolgerlo in maniera adeguata dovrete descrivere nel dettaglio come intendete organizzarvi in modo da informare la Direzione e chiunque dovrà supportarvi in questo percorso.

Partite, dunque, dalla norme. Leggetele bene e cercate di capire a che punto dello sviluppo della Qualità è la vostra azienda e cosa manca per essere conformi almeno ai requisiti di base indicati nella ISO 9001.

Se questi requisiti di base dovessero essere già interamente rispettati perché, ad esempio, l'organizzazione è già certificata o ha già intrapreso un percorso verso la Qualità, cercare di capire quali sono le aree dove è importante spingere per un miglioramento.
Partite dalla mission della vostra azienda, studiatene i clienti. Dove volete arrivare? Dove vogliono che voi arriviate?

Fatte queste premesse, individuata la vostra mission e stabiliti gli obiettivi, dovreste essere in grado di tradurliin attività da raggruppare per pianificarle adeguatamente.

Date ad ogni gruppo un nome, eventualmente anche riprendendo la terminologia utilizzata nella ISO 9001 (ad esempio "realizzazione del prodotto" o "responsabilità della direzione").
Riportate sotto ogni nome la lista di attività da ricondurre al gruppo e stabilite per ognuna di esse le tempistiche (in questo lavoro, se siete completamente digiuni dell'argomento, vi può aiutare un collega più esperto, un consulente esterno, noi stessi sul forum di QualitiAmo o la lettura di articoli e libri specifici).

Stabilite le tempistiche, dovrete identificare i singoli program owner, ovvero coloro che dovranno incaricarsi di portare a termine una certa parte del programma stabilito.
Non fate l'errore di ricondurre tutto alla funzione Qualità perché non state costruendo un sistema di Controllo della Qualità ma un sistema di Gestione della Qualità che andrà gestito, appunto, da ogni area, ognuna per la parte che le compete.

Con il vostro superiore e con l'aiuto dell'Ufficio del Personale, cercate di individuare i punti di forza e di debolezza delle persone che dovranno supportarvi nel vostro lavoro in modo da assegnare le singole attività in modo mirato.
Ad esempio, non affidate il controllo della qualità dei materiali al Responsabile della Logistica se questo ha la tendenza a nascondere i problemi che si verificano nel suo reparto.
Ancora, se un responsabile è disordinato, non lasciate che sia lui ad occuparsi di un archivio o della gestione delle registrazioni della Qualità. Meglio un impiegato preciso che dia valore aggiunto al lavoro.

Ricordare che non è importante il titolo di studio o l'esperienza di chi dovrà aiutarvi ma la motivazione e la voglia di crescere migliorando.

A domani per un nuovo consiglio!

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Diventare un Responsabile Qualità (2)

Preparare un budget


Dopo aver impostato il vostro programma di formazione per diventare un Quality manager (vi abbiamo dato tutti i suggerimenti ieri), è il momento di chiedere al vostro capo di preparare un budget per supportare seriamente la vostra formazione.

Lo sappiamo, in questo momento molti di voi stanno alzando gli occhi al cielo consci del fatto che il management non ha intenzione di spendere nemmeno un euro per istruirvi nella materia ma, se solo il terreno è un po' fertile e c'è la possibilità di far ragionare chi sta sopra di voi, provate a spiegare che la Qualità è una cosa seria che può portare enormi benefici alle organizzazioni che riescono ad interiorizzarla bene.
Certo il compito di fare da tramite tra la materia e i colleghi non può essere svolto da chi non ha alcuna preparazione, pena il dover continuamente ricorrere a consulenze esterne di supporto o il veder naufragare miseramente l'intero progetto.

Se, dunque, riuscirete a far breccia nella mente del vostro superiore, queste sono le voci che potreste voler includere nel vostro budget:

- corsi, libri, materiale, iscrizione ad associazioni di categoria, abbonamenti a riviste di settore
- affiancamento ad un consulente esterno per i primi mesi di attività
- un software per la gestione dell'intero Sistema Qualità (sempre che l'organizzazione non possieda già un ottimo gestionale flessibile abbastanza da andare incontro anche alle nuove esigenze)
- norme specifiche per la gestione della Qualità nel settore di riferimento


Nulla di quanto abbiamo riportato sopra è fondamentale (se non le norme) ma tutto può diventare estremamente utile a seconda della vostra realtà lavorativa.
Nessuno meglio di voi potrà sapere cosa gli occorre per svolgere al meglio il nuovo lavoro (se non il collega che ricopriva quel posto prima di voi).


Nel caso in cui, però, stanziare un budget per costruire la vostra professionalità fosse completamente fuori discussione, non scoraggiatevi e passate al consiglio successivo che vi daremo domani.


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Diventare un Responsabile Qualità

Ultimamente vediamo che sono sempre di più i ragazzi che si rivolgono al lavoro di Quality manager per tracciare il loro cammino professionale. Molti di loro, però, sono estremamente confusi perché non sanno da dove partire e perché, spesso, vengono mandati allo sbaraglio con poca formazione e tanta buona volontà.

In passato abbiamo parlato altre volte del percorso da compiere per arrivare a svolgere in maniera ottimale questa affascinante professione ma in questa sede vogliamo riprendere, integrandoli, alcuni utili consigli che sono stati pubblicati qualche mese fa su "Quality Progress", una delle riviste edite da ASQ.

Conoscere la materia

Il primo consiglio che si può dare ad un futuro collega è sicuramente quello di conoscere in maniera approfondita la materia che diventerà il suo pane quotidiano.
A seconda della precedente esperienza in campo scolastico e lavorativo, ognuno sarà in grado di impostare il proprio programma di training che, ad esempio, potrebbe essere così composto:

- leggere più volte tutte le norme della famiglia ISO 9000 (9000, 9001 e 9004) in modo da interiorizzare principi, vincoli, suggerimenti di lavoro e terminologia
- cercare i siti internet che trattano la materia e leggere il materiale fornito gratuitamente. Se i testi in italiano forniti da QualitiAmo non dovessero bastarvi, potrete approfondire ulteriormente gli argomenti con la grande mole di materiale in lingua inglese che molti siti stranieri offrono senza chiedere nulla in cambio
- leggete riviste di settore. Non dovete necessariamente fare l'abbonamento, almeno non prima di averle conosciute tutte e aver avuto la possibilità di confrontarle per scegliere quella più adatta a voi. Potete tranquillamente cercare bioblioteche che offrano la possibilità di consultarle gratuitamente
- se dovete subentrare ad un collega che sta lasciando l'azienda cercate di imparare da lui tutto ciò che è possibile, affinancandolo fin da subito nel lavoro quotidiano
- acquistare libri che trattino in maniera approfondita l'argomento. In rete ne troverete molti anche usati
- iscriversi ad un corso generico o specifico dedicato al campo che si vuole approfondire

In attesa del prossimo consiglio, che vi daremo domani, potete leggere questi articoli e queste riflessioni per ulteriori approfondimenti:


Il Responsabile Qualità

Le competenze del Responsabile Qualità

Le competenze tecniche specifiche del Responsabile Qualità

Abilità e conoscenze del Responsabile Qualità declinate per competenze

Il RGQ può essere una figura non a tempo pieno?

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