Diventare un Responsabile Qualità (5)

Iniziate a progettare la documentazione


Quinta puntata dei nostri consigli per diventare un Responsabile Qualità.


Questo è il momento di iniziare a progettare e ad abbozzare la documentazione di supporto del Sistema Qualità.

Le procedure, ossatura della documentazione, servono per documentare un processo e descrivono ruoli e responsabilità. Nell'abbozzarle, non preoccupatevi se non sono perfette, potete sempre correggerle una volta che avrete chiaro il quadro completo.

Non fate nemmeno l'errore di riportare in procedura tutte le attività svolte ad un livello di dettaglio inutile. Queste informazioni, se necessarie, potranno essere incluse in apposite istruzioni di lavoro dedicate ad una area specifica del personale.

Prima di far approvare i documenti, dovrete verificare quanto segue:

- avete descritto ogni attività indicata nel vostro SGQ?
- Avete per caso aggiunto nuovi requisiti che non trovano riscontro nella norma ISO 9001? Attenzione! Siete sicuri che siano proprio necessari? Ricordate che ogni requisito aggiunto è un nuovo requisito da rispettare e di cui dare conto in sede di verifica ispettiva
- Avete progettato una lista di adempimenti ai requisiti che vada a coprire l'intera azienda e non una particolare area? E' importante procedere in questo modo perché i singoli responsabili tendono ad evadere i lavori da fare in base alle loro priorità mentre è importante che il progetto Qualità venga portato avanti con le priorità stabilite dalla Direzione e valide per l'intera organizzazione
- Siete sicuri di non aver ripetuto testi e informazioni in documenti differenti? Eventualmente provate a richiamate il testo per eveitare inutili doppioni.

Una volta abbozzate le procedure, il vostro lavoro di Responsabile Qualità in affiancamento con i singoli process owner è terminato.
Inizia ora la fase di verifica dei testi che sarà più vantaggiosa se fatta in affiancamento con altri responsabili di area che potrebbero dare input estremamente utili, soprattutto se si scelgono quelli a monte o a valle del processo esaminato.
In questo modo, inoltre, vi assicurerete che tutti capiscano che si è responsabili dell'intero sistema Qualità e non solo della parte che riguarda l'area in cui si lavora.

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