Diventare un Responsabile Qualità (3)

Scrivete il vostro programma di lavoro


Nelle prime due "puntate" di questa serie di consigli, abbiamo suggerito a chi vuole diventare un Responsabile Qualità di imparare bene la materia e di stanziare un budget per la propria formazione e per poter svolgere adeguatamente il nuovo lavoro.

Nulla di quanto consigliato, però, servirà se non avrete ben chiaro il programma delle cose da fare e le tempistiche stimate per portarle a termine.

Come ogni progetto che si rispetti, anche il vostro nuovo compito necessita di programmazione e per svolgerlo in maniera adeguata dovrete descrivere nel dettaglio come intendete organizzarvi in modo da informare la Direzione e chiunque dovrà supportarvi in questo percorso.

Partite, dunque, dalla norme. Leggetele bene e cercate di capire a che punto dello sviluppo della Qualità è la vostra azienda e cosa manca per essere conformi almeno ai requisiti di base indicati nella ISO 9001.

Se questi requisiti di base dovessero essere già interamente rispettati perché, ad esempio, l'organizzazione è già certificata o ha già intrapreso un percorso verso la Qualità, cercare di capire quali sono le aree dove è importante spingere per un miglioramento.
Partite dalla mission della vostra azienda, studiatene i clienti. Dove volete arrivare? Dove vogliono che voi arriviate?

Fatte queste premesse, individuata la vostra mission e stabiliti gli obiettivi, dovreste essere in grado di tradurliin attività da raggruppare per pianificarle adeguatamente.

Date ad ogni gruppo un nome, eventualmente anche riprendendo la terminologia utilizzata nella ISO 9001 (ad esempio "realizzazione del prodotto" o "responsabilità della direzione").
Riportate sotto ogni nome la lista di attività da ricondurre al gruppo e stabilite per ognuna di esse le tempistiche (in questo lavoro, se siete completamente digiuni dell'argomento, vi può aiutare un collega più esperto, un consulente esterno, noi stessi sul forum di QualitiAmo o la lettura di articoli e libri specifici).

Stabilite le tempistiche, dovrete identificare i singoli program owner, ovvero coloro che dovranno incaricarsi di portare a termine una certa parte del programma stabilito.
Non fate l'errore di ricondurre tutto alla funzione Qualità perché non state costruendo un sistema di Controllo della Qualità ma un sistema di Gestione della Qualità che andrà gestito, appunto, da ogni area, ognuna per la parte che le compete.

Con il vostro superiore e con l'aiuto dell'Ufficio del Personale, cercate di individuare i punti di forza e di debolezza delle persone che dovranno supportarvi nel vostro lavoro in modo da assegnare le singole attività in modo mirato.
Ad esempio, non affidate il controllo della qualità dei materiali al Responsabile della Logistica se questo ha la tendenza a nascondere i problemi che si verificano nel suo reparto.
Ancora, se un responsabile è disordinato, non lasciate che sia lui ad occuparsi di un archivio o della gestione delle registrazioni della Qualità. Meglio un impiegato preciso che dia valore aggiunto al lavoro.

Ricordare che non è importante il titolo di studio o l'esperienza di chi dovrà aiutarvi ma la motivazione e la voglia di crescere migliorando.

A domani per un nuovo consiglio!

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)