Come diventare un buon manager: raccogliere i suggerimenti dei collaboratori

A questo suggerimento avevamo già accennato nei giorni scorsi ma abbiamo pensato che fosse meglio dedicargli un'apposita riflessione.

I manager hanno il dovere di raccogliere e implementare ogni idea che possa contribuire a migliorare l'organizzazione o i prodotti/servizi.

Le persone, se messe nelle giuste condizioni, hanno voglia di migliorarsi, di suggerirvi quali strumenti o macchinari sono più adatti a fare un certo lavoro e come, con poco, si potrebbe migliorare tanto.

Esaminate queste idee, sicuramente dal mucchio ne salteranno fuori molte che potranno tranquillamente essere messe in pratica subito con poco sforzo e altre che potranno essere discusse con il resto del management per vedere se valga la pena avviarle.

Non dimenticate che gran parte della fortuna di Toyota deriva proprio dal dare continuamente retta a tutti i suoi collaboratori: TUTTI, nessuno escluso.

Createvi una struttura per avviare un sistema d’ascolto così il vostro lavoro e la vostra giornata non verranno interrotti all’improvviso e nei momenti meno opportuni.
Organizzate un punto di raccolta per i suggerimenti e stabilite un’ora alla settimana che dedicherete alla discussione di nuove idee con i vostri collaboratori.

Insegnate alle persone che idee non significa reclami. Per i reclami ci saranno altre strade da seguire ma questi spazi che avrete individuato insieme dovranno essere dedicati solo alla proposta di nuove idee per il miglioramento.

Un passo ulteriore, se la maturità dell’organizzazione lo consente, sarà quello di investire il collaboratore che ha proposto la nuova idea del compito di organizzare un team di miglioramento per studiarla in maniera approfondita e per pianificare come implementarla.
Lasciate piena libertà alle vostre risorse e date loro fiducia: vedrete che, col tempo, sarete ricompensati.
Oltretutto, questo è un buon modo per verificare sul campo eventuali necessità formative: dai progetti che vi verranno presentati vi accorgerete subito se ci sono lacune relative alla pianificazione, alla gestione del tempo e delle riunioni, agli strumenti per il miglioramento, ecc.

I documenti per gestire la Qualità

Nella sezione "Documenti" di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web, potrete trovare i documenti necessari per gestire la Qualità.
Ecco un esempio di ciò che potrete trovare:

- Check list esemplificativa per lo svolgimento di un layered process audit
- Check list per verificare i miglioramenti nella gestione del tempo
- Check list "Seiri"
- Check list "Seiton"
- Check list "Seiso"
- Check list "Seiketsu"
- Check list "Shitsuke"
- Esempio di impostazione di un'istruzione operativa
- Flusso pianificazione e svolgimento delle verifiche ispettive
- Gestione del tempo - Audit (Vd. Approfondimento)
- Memo per informare i collaboratori su cos'è un audit di terza (o seconda parte) e come comportarsi durante il suo svolgimento
- Memo sull'atteggiamento dell'auditor durante la verifica ispettiva
- Modulo per registrare check list audit
- Piano annuale degli audit
- Piano dettagliato di un audit
- Rapporto di verifica ispettiva interna
- Registrazione delle non conformità rilevate in sede di audit
- Manuale Qualità 07 (Cap. 8 - Misurazioni, analisi e miglioramento)
- Manuale Qualità 06 (Cap. 7 - Realizzazione del prodotto - seconda parte)
- Manuale Qualità 05 (Cap. 7 - Realizzazione del prodotto - prima parte)
- Manuale Qualità 04 (Cap. 6 - Gestione delle risorse)
- Manuale Qualità 03 (Cap. 5 - Responsabilità della Direzione)
- Manuale Qualità 02 (Cap. 4 - Sistema Qualità)
- Manuale Qualità 01 (Parte introduttiva)
- Matrice processi punti norma
- Modulo per la trasmissione dei documenti
- Schema riassuntivo livelli documentazione
- Schema riassuntivo processo
- Piano di controllo del processo
- Rappresentazione di un indicatore
- Tabella per la raccolta degli indicatori
- Piano della Qualità
- Action plan Six Sigma
- Schema DMAIC
- Identificativo progetto di miglioramento

Le offerte di lavoro di mercoledì 4 giugno

Su QualitiAmo - La Qualità gratis sul web alla voce Proposte di lavoro tutti i dettagli e i link:

CliccaLavoro: Spilamberto (MO)
Categoria protetta - Addetto alla Qualità (04/06/2008 - 14.55)

CliccaLavoro: prima cintura di Torino
Responsabile Qualità di stabilimento (04/06/2008 - 14.52)

Metis: Cumiana (TO)
Addetto al Controllo Qualità (04/06/2008 - 14.49)

TiscaliLavoro: Verona
Responsabile Controllo Qualità (04/06/2008 - 14.45)

TiscaliLavoro: Napoli
Quality engineer (04/06/2008 - 11.29)

lavoro.org: Legnago (VR)
Responsabile Controllo /Assicurazione Qualità (04/06/2008 - 11.22)

miojob: Guastalla (RE)
Addetto Controllo Qualità (04/06/2008 - 11.07)

Page Personnel: Salerno
Ingegnere di Processo (04/06/2008 - 11.04)

Come diventare un buon manager: imparare a prendere decisioni

Imparare a decidere è una delle cose più difficili ma è anche una base imprescindibile per qualunque manager.

Il modo più sicuro per prendere una decisione, spesso, è quello che si basa su una buona raccolòta di dati e di evidenze oggettive. Non fidatevi del vostro intuito: informatevi, chiedete a chi ne sa più di voi su un determinato argomento, raccogliete tutte le informazioni che vi servono per prendere una decisione giusta, non solo quelle che possono andare a supporto di una vostra teoria.

Accettate eventuali suggerimenti se possono tornare utili alla causa che state perseguendo e non privatevi dell'utilissimo supporto che può arrivarvi dall'esperienza di chi conosce l'organizzazione da più tempo di voi.

Le offerte di lavoro di martedì 03 giugno

Su QualitiAmo - La Qualità gratis sul web alla voce Proposte di lavoro tutti i dettagli e i link:

monster.it: Lombardia
Quality manager (03/06/2008 - 14.27)

monster.it: Avigliana (TO)
Stageur - Quality process analyst (03/06/2008 - 14.25)

Adecco: Parma
Addetto al Controllo Qualità (03/06/2008 - 10.26)

TrovoLavoro: nord di Milano
Regulatory e Quality manager (03/06/2008 - 10.13)

TrovoLavoro: Verona
Tecnico Controllo Qualità di processo (settore Automotive) (03/06/2008 - 10.11)

TrovoLavoro: Piacenza
Addetto Supply quality (03/06/2008 - 10.09)

lavoro.org: Campodarsego (PD)
Operaio specializzato per Controllo Qualità (03/06/2008 - 10.03)

lavoro.org: Massa-Carrara
Junior inspector (03/06/2008 - 09.58)

Occorre troppo tempo (prima parte)

Molte organizzazioni che hanno applicato in modo corretto il TQM (Total Quality Management) sono riuscite ad aumentare le proprie quote di mercato e le vendite e a ridurre i costi ma molte altre hanno avuto risultati tutt'altro che soddisfacenti.

Uno dei motivi di questa insoddisfazione è legato al periodo di tempo che occorre per avere un miglioramento significativo e tangibile.

La metodologia TQM richiede una profonda trasformazione della cultura di un'azienda affinché diventi completamente orientata al cliente.
Dato, però, che questa trasformazione profonda si basa anche sulla reazione di chiusura che molte persone hanno davanti a qualsiasi tipo di cambiamento, non sorprende che occorra molto tempo per attuarla.
Questo tempo, però, non si misura certo in epoche glaciali.

Molte organizzazioni hanno conseguito un successo sbalorditivo e ben documentato in periodi di tempo assolutamente ragionevoli.
Cosa impedisce, dunque, alle aziende raggiungere un certo successo nel campo del Total Quality Management in tempi brevi?
Ad esempio la grande mole di tempo che occorre ai gruppi di lavoro che si focalizzano su un percorso di miglioramento per portare a termine i loro progetti.

Proviamo in questa sede a trascurare per un attimo gli altri fattori chiave che concorrono nel determinare l'efficacia di una strategia della Qualità come, ad esempio, sviluppare una buona pianificazione in grado di raggiungere gli obiettivi strategici stabiliti, scegliere le metodologie, le tecniche e i processi più adatti al risultato che vogliamo conseguire, costruire un'infrastruttura in grado di supportare i nostri processi e di replicare più volte i successi ottenuti. Concentramoci solo sul tempo sprecato all'interno dei team di miglioramento.

Lo Juran Institute, che collabora con molte organizzazioni per fare sì che i loro sforzi per gestire al meglio la Qualità siano ottimizzati, ha condotto, tempo fa, uno studio per identificare le cause che portano ad una dilatazione delle tempistiche necessarie per il completamento di alcuni progetti afferenti alla Qualità.
Come base per lo studio, sono stati selezionati 20 progetti appartenenti a 10 clienti di cinque settori diversi (sanità, prodotti petroliferi, industria chimica, ristorazione e industria metalmeccanica).
Ogni progetto, contrassegnato dalla caratteristica comune di essere stato identificato dal management dell'azienda che l'aveva implementato come "significativamente in ritardo rispetto alle previsioni", era stato focalizzato su un miglioramento significativo e aveva richiesto più di un anno per essere portato a termine.

Lo studio ha messo in rilievo che quasi i due terzi del tempo speso in questo tipo di progetti avrebbe potuto essere risparmiato se solo le organizzazioni avessero adottato le best practices specifiche per risolvere un certo problema.

Lo studio ha anche portato a formulare una lista di difficoltà tipiche che i team di miglioramento si trovano a dover affrontare quando affrontano gli argomenti più comuni della Qualità e del miglioramento.
La storia di ogni singolo progetto è stata poi rivista alla luce di questa lista di problematiche, cercando di riscontrare in ognuno una o più caratteristiche tra quelle segnalate per calcolare, così, il tempo perso complessivamente.

I progetti oggetto dello studio avevano richiesto numero elevatissimo di settimane lavorative per essere completati: ben 68.1. Il risultato più eclatante, però, è che ben il 62.8% del tempo impiegato avrebbe potuto essere risparmiato.
Il tempo in eccesso speso per questi processi può essere diviso, fondamentalmente, in due grandi gruppi:

* tempo che avrebbe potuto essere risparmiato se i manager avessero fornito ai membri del gruppo di lavoro la preparazione e il supporto necessari
* tempo che avrebbe potuto essere risparmiato se, durante il lavoro, si fossero adottate alcune best practices

Le opportunità di accelerare i progetti appartenenti a queste due macrocategorie sono state, poi, studiate approfonditamente e i dati hanno dimostrato che anche progetti di miglioramento abbastanza complessi non devono essere per forza dilatati nel tempo ma possono, al contrario, conseguire risultati significativi in un periodo di tempo modesto quando accompagnati dalla giusta preparazione e se supportati nella maniera corretta e con le metodologie più adatte.

I miglioramenti della Qualità, del resto, non sono altro che un'applicazione del metodo scientifico utilizzato in diversi campi della Qualità.
Se i dettagli, infatti, possono variare, un miglioramento efficace apportato da un team interfunzionale ha una struttura e delle fasi simili a quelle che seguono:

* 1 - Identificazione del progetto (o del problema) mediante la focalizzazione su una delle opportunità di miglioramento più eclatanti.
* 2 - Individuazione dello scopo del processo e riconoscimento delle necessarie responsabilità ed autorità dei membri del team di miglioramento
* 3 - Individuazione delle cause del problema
* 4 - Progettazione e implementazione di un rimedio per porre un freno a queste cause
* 5 - Assicurazione che i risultati ottenuti dal lavoro fatto restino duraturi nel tempo mediante l'implementazione di appropriati controlli e monitoraggi e la preparazione delle procedure più opportune da seguire in futuro
* 6 - Applicazione della soluzione individuata per un certo problema a tutti i problemi simili

Proviamo, dunque, a vedere insieme come si può risparmiare del tempo nei primi 4 step sopra indicati, identificando gli sprechi di tempo a seconda della fase in cui si verifica lo spreco. Molti ritardi, ad esempio, si verificano tra il terzo e il quarto step (cioè tra l'individuazione della causa e l'implementazione del rimedio scelto) e possono essere tracciati come ritardi relativi alle fasi di identificazione e preparazione del progetto. Dato che individuare le cause che creano un problema, spesso, è una delle azioni più difficili per i team di miglioramento, molti manager non sono rimasti sorpresi che fosse proprio il terzo step quello che causa i maggiori ritardi.
Un gran numero, però, è rimasto sorpreso che altri ritardi significativi risiedessero nella fase di sviluppo e implementazione della soluzione una volta individuata.

(Continua...)

Come diventare un buon manager: mantenere l'autorità

La vostra autorità è il biglietto da visita che potrete mostrare in ogni momento in veste di manager. Imparate a considerarla come una delle vostre risorse più importanti perché senza leadership otterrete ben poco dai collaboratori.

Attenzione, però. Autorità e leadership non significano esercitare fermamente il comando (con annessi e connessi) e farsi ubbidire. Significano, soprattutto, farsi rispettare dai nostri collaboratori, "esserci" quando hanno bisogno di noi, avere sempre la porta aperta per ascoltarli, guidarli con discrezione facendo in modo che riescano a tirare fuori le loro migliori qualità. Solo così otterete il rispetto oltre che la cieca ubbidienza.

Ogni organizzazione è diversa dall'altra e starà a voi capire come ritagliarvi un modo "vostro" per guidare il team di persone che vi è stato affidato, non esistono regole che valgano in tutte le situazioni perché la componente umana, in questo caso, è essenziale: la vostra e quella dei vostri uomini.