Occorre troppo tempo (prima parte)

Molte organizzazioni che hanno applicato in modo corretto il TQM (Total Quality Management) sono riuscite ad aumentare le proprie quote di mercato e le vendite e a ridurre i costi ma molte altre hanno avuto risultati tutt'altro che soddisfacenti.

Uno dei motivi di questa insoddisfazione è legato al periodo di tempo che occorre per avere un miglioramento significativo e tangibile.

La metodologia TQM richiede una profonda trasformazione della cultura di un'azienda affinché diventi completamente orientata al cliente.
Dato, però, che questa trasformazione profonda si basa anche sulla reazione di chiusura che molte persone hanno davanti a qualsiasi tipo di cambiamento, non sorprende che occorra molto tempo per attuarla.
Questo tempo, però, non si misura certo in epoche glaciali.

Molte organizzazioni hanno conseguito un successo sbalorditivo e ben documentato in periodi di tempo assolutamente ragionevoli.
Cosa impedisce, dunque, alle aziende raggiungere un certo successo nel campo del Total Quality Management in tempi brevi?
Ad esempio la grande mole di tempo che occorre ai gruppi di lavoro che si focalizzano su un percorso di miglioramento per portare a termine i loro progetti.

Proviamo in questa sede a trascurare per un attimo gli altri fattori chiave che concorrono nel determinare l'efficacia di una strategia della Qualità come, ad esempio, sviluppare una buona pianificazione in grado di raggiungere gli obiettivi strategici stabiliti, scegliere le metodologie, le tecniche e i processi più adatti al risultato che vogliamo conseguire, costruire un'infrastruttura in grado di supportare i nostri processi e di replicare più volte i successi ottenuti. Concentramoci solo sul tempo sprecato all'interno dei team di miglioramento.

Lo Juran Institute, che collabora con molte organizzazioni per fare sì che i loro sforzi per gestire al meglio la Qualità siano ottimizzati, ha condotto, tempo fa, uno studio per identificare le cause che portano ad una dilatazione delle tempistiche necessarie per il completamento di alcuni progetti afferenti alla Qualità.
Come base per lo studio, sono stati selezionati 20 progetti appartenenti a 10 clienti di cinque settori diversi (sanità, prodotti petroliferi, industria chimica, ristorazione e industria metalmeccanica).
Ogni progetto, contrassegnato dalla caratteristica comune di essere stato identificato dal management dell'azienda che l'aveva implementato come "significativamente in ritardo rispetto alle previsioni", era stato focalizzato su un miglioramento significativo e aveva richiesto più di un anno per essere portato a termine.

Lo studio ha messo in rilievo che quasi i due terzi del tempo speso in questo tipo di progetti avrebbe potuto essere risparmiato se solo le organizzazioni avessero adottato le best practices specifiche per risolvere un certo problema.

Lo studio ha anche portato a formulare una lista di difficoltà tipiche che i team di miglioramento si trovano a dover affrontare quando affrontano gli argomenti più comuni della Qualità e del miglioramento.
La storia di ogni singolo progetto è stata poi rivista alla luce di questa lista di problematiche, cercando di riscontrare in ognuno una o più caratteristiche tra quelle segnalate per calcolare, così, il tempo perso complessivamente.

I progetti oggetto dello studio avevano richiesto numero elevatissimo di settimane lavorative per essere completati: ben 68.1. Il risultato più eclatante, però, è che ben il 62.8% del tempo impiegato avrebbe potuto essere risparmiato.
Il tempo in eccesso speso per questi processi può essere diviso, fondamentalmente, in due grandi gruppi:

* tempo che avrebbe potuto essere risparmiato se i manager avessero fornito ai membri del gruppo di lavoro la preparazione e il supporto necessari
* tempo che avrebbe potuto essere risparmiato se, durante il lavoro, si fossero adottate alcune best practices

Le opportunità di accelerare i progetti appartenenti a queste due macrocategorie sono state, poi, studiate approfonditamente e i dati hanno dimostrato che anche progetti di miglioramento abbastanza complessi non devono essere per forza dilatati nel tempo ma possono, al contrario, conseguire risultati significativi in un periodo di tempo modesto quando accompagnati dalla giusta preparazione e se supportati nella maniera corretta e con le metodologie più adatte.

I miglioramenti della Qualità, del resto, non sono altro che un'applicazione del metodo scientifico utilizzato in diversi campi della Qualità.
Se i dettagli, infatti, possono variare, un miglioramento efficace apportato da un team interfunzionale ha una struttura e delle fasi simili a quelle che seguono:

* 1 - Identificazione del progetto (o del problema) mediante la focalizzazione su una delle opportunità di miglioramento più eclatanti.
* 2 - Individuazione dello scopo del processo e riconoscimento delle necessarie responsabilità ed autorità dei membri del team di miglioramento
* 3 - Individuazione delle cause del problema
* 4 - Progettazione e implementazione di un rimedio per porre un freno a queste cause
* 5 - Assicurazione che i risultati ottenuti dal lavoro fatto restino duraturi nel tempo mediante l'implementazione di appropriati controlli e monitoraggi e la preparazione delle procedure più opportune da seguire in futuro
* 6 - Applicazione della soluzione individuata per un certo problema a tutti i problemi simili

Proviamo, dunque, a vedere insieme come si può risparmiare del tempo nei primi 4 step sopra indicati, identificando gli sprechi di tempo a seconda della fase in cui si verifica lo spreco. Molti ritardi, ad esempio, si verificano tra il terzo e il quarto step (cioè tra l'individuazione della causa e l'implementazione del rimedio scelto) e possono essere tracciati come ritardi relativi alle fasi di identificazione e preparazione del progetto. Dato che individuare le cause che creano un problema, spesso, è una delle azioni più difficili per i team di miglioramento, molti manager non sono rimasti sorpresi che fosse proprio il terzo step quello che causa i maggiori ritardi.
Un gran numero, però, è rimasto sorpreso che altri ritardi significativi risiedessero nella fase di sviluppo e implementazione della soluzione una volta individuata.

(Continua...)