Impariamo a gestire meglio il nostro tempo

Una delle leggende aziendali che i professionisti della Qualità si sentono ripetere più spesso quando cercano di adempiere ai propri compiti è quella che "manca il tempo", che "bisogna correre", che "c'è un'emergenza da gestire".

Sembra che il tempo per "lavorare in qualità" non ci sia mai.

Addirittura ci sono organizzazioni che arrivano a chiedere al Responsabile Qualità di "fare qualità" al sabato perché negli altri giorni i colleghi non hanno tempo per dargli retta (come se la Qualità fosse qualcosa che si fa in un giorno della settimana preciso e non un modus operandi quotidiano).

Vediamo, dunque, quali sono i suggerimenti per insegnare a noi prima di tutto e poi a colleghi e responsabili come si può gestire meglio il proprio tempo:

1) Registrate le vostre attività per una settimana e ragionate sull'uso del vostro tempo. Qualche attività può essere ridotta o rivista per far risparmiare tempo? Sono tutte necessarie, così come vengono svolte?

2)Fate una lista giornaliera delle cose da fare e fissatevi delle scadenze per ogni attività

3) Se vi viene in mente qualcosa da fare, prendete subito nota, non fidatevi della vostra memoria.

4) Occupatevi di ogni documento, di ogni questione, di ogni domanda una volta sola o una volta per tutte. Vi arriva un'e-mail alla quale dovete solo rispondere brevemente? Fatelo subito. Vi risparmierete il tempo necessario a riaprirla, rileggerla, e fare mente locale per rispondere.

5) Affrontate subito i problemi. Rimandarli nel tempo servirà solo a complicare le cose, con la conseguenza che vi servirà più tempo per risolverli.

6) Createvi una zona "lavori sospesi" da esaminare con regolarità per vedere se qualche questione si è sbloccata e liberatevi subito di tutto ciò che non è di vostra competenza.

7) Impiegate i tempi morti per attività brevi come leggere, sistemare appunti, ecc. Alla fine vi troverete con i lavori semplici fatti e non vi accorgerete nemmeno di avere trovato il tempo per farli.

8) Fate i lavori più importanti nelle ore della giornata che per voi risultano più produttive.

9) Ascoltate attentamente i vostri interlocutori per capire subito cosa vogliono da voi e non perdere tempo facendo una cosa sbagliata.

10) Non sovrapponete mai i lavori importanti. Fatene uno alla volta.

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Online il nuovo sito di QualitiAmo, la prima community gratuita su Qualità, ISO 9001 e certificazione

La Qualità è open-source

A due anni dalla nascita e dopo essersi consolidato come punto di riferimento imprescindibile per chiunque in rete dibatta di Qualità, QualitiAmo entra nella seconda fase della sua esistenza.
Dal 7 settembre, il primo portale italiano interamente dedicato al mondo della norme ISO 9000 e della certificazione cambia veste grafica, rinnova i contenuti e propone nuovi spunti ai suoi visitatori, sia alla vastissima schiera di habitué sia a chi va cercando qualcosa che poi, solitamente, trova.

QualitiAmo è nato a Torino nel 2007 per occuparsi di Quality management, cioè di quel vasto mondo che riguarda l’organizzazione aziendale, le metodologie di miglioramento, gli standard, le buone prassi, le regole e le norme. Un mondo di parole sempre più diffuse eppure per molti ancora misteriose: Iso, kaizen, lean manufacturing, miglioramento continuo, benchmarking, soddisfazione del cliente e così via.

Curato da un’esperta del settore, Stefania Cordiani, e dal suo staff dalle competenze multiformi, QualitiAmo è un sito unico in Italia. Innanzitutto perché offre ai suoi utenti materiale esclusivamente gratuito. E poi perché, alle quasi 5000 pagine che scandagliano ogni aspetto della Qualità, si aggiungono aggiornamenti quotidiani e approfondimenti settimanali, con pubblicazioni giornaliere di notizie, novità sulle normative, offerte “tematiche” di lavoro, tendenze e curiosità sulla materia in arrivo dai paesi stranieri, in particolare da Stati Uniti e Giappone che sono all’avanguardia nello sviluppo della Qualità. Nel febbraio del 2008, ad esempio, QualitiAmo ha dato, in esclusiva europea, la notizia della morte di Joseph Juran, lo studioso americano che è stato uno dei guru della Qualità. L’enciclopedia della Qualità creata da QualitiAmo è open source ed è stata ripresa, per esempio, dal Comune di Venezia mentre il blog della Bocconi ha segnalato il link tra i siti interessanti.

L’aspetto didattico e informativo del sito è integrato da un forum che vanta più di 400 iscritti e sul quale nascono e si sviluppano ogni giorno riflessioni, confronti, suggerimenti e soluzioni per dubbi più o meno comuni.

QualitiAmo riceve ventimila visite mensili da un pubblico di professionisti, studenti e appassionati della materia che ha finalmente trovato uno spazio in rete in cui confrontarsi, crescere, essere di aiuto ai colleghi e colmare lacune, il tutto in un ambiente sereno e non formale.

La versione 2.0 del sito verrà presto pubblicata anche in inglese e spagnolo, perché lo staff è convinto che la Qualità non abbia e non debba avere confini. E QualitiAmo, di conseguenza, neppure.

Riferimenti:

sito: http://www.qualitiamo.com
blog: http://qualitiamo.blogspot.com

Stefania Cordiani
cordiani@qualitiamo.com

Staff di QualitiAmo
contatti@qualitiamo.com

Le parole giuste per comunicare la Qualità al management

Siete in molti a scriverci e a trasmetterci le vostre difficoltà nel dialogare con la Direzione.

Il motivo è molto semplice: spesso chi si occupa di Qualità e chi dirige un'organizzazione parlano un linguaggio molto differente. Nel primo caso è un linguaggio che mira ad evidenziare i problemi, le non conformità, il mancato soddisfacimento del cliente in termini accademici, spesso troppo vaghi. Nel secondo è il linguaggio dei soldi.

Quality Progress, in uno dei numeri di qualche tempo fa, faceva degli ottimi esempi di frasi da dire che possono destare l'interesse del top management.

Ve ne proponiamo qualcuno:

"Il 55% dei resi è dovuto a danneggiamenti nell'imballo del prodotto. Questi costi incidono per circa 200 euro a spedizione o, se vogliamo ragionare in termini mensili, per 5000 euro"

"Stiamo perdendo circa 1000 euro al mese in rilavorazioni"

"Il valore del nostro magazzino ammonta a 200.000 euro e per gestirlo occorrono tre turni al giorno"

"I costi per le spedizioni stanno riducendo i margini operativi del 4%"

"I costi per la gestione delle garanzie sono aumentati del 150% e ora rappresentano il 5% dei costi totali"

Capito il trucco? ;o)
Attirate l'attenzione, raccogliete dati e impostate un serio miglioramento della Qualità.

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La manutenzione come leva per migliorare qualità ed efficienza

Oggi vorremmo farvi riflettere partendo dalle parole tratte da un articolo sulla Total Productive Maintenance, pubblicato su "Manutenzione" a firma dell'ing. Vladimiro Carminati e dell'ing. Stefano Ierace.

Nella realtà di un Sistema di Gestione della manutenzione, il sistema produttivo è ispirato al modello organizzativo della lean organisation ed è basato su tre principi fondamentali:

- Kaizen ovvero il coinvolgimento del personale per ottenere un miglioramento continuo a piccoli passi

- Just In Time ovvero fare prodotti nella qualità, nella quantità e nei tempi di consegna concordati col cliente

- Autoqualità ovvero fare avanzare solo il prodotto buono alla fase successiva, attraverso l'autocontrollo

In questo scenario la TPM si inserisce come strumento per l'eliminazione sistematica e definitiva delle cause di perdita della produzione legate alle macchine, attraverso il coinvolgimento del personale, al fine di:

1) aumentare la disponibilità e l'affidabilità degli impianti
2) migliorare il flusso e la produttività
3) eliminare gli sprechi

Quali sono le vostre esperienze in merito all'applicazione di questo tipo di manutenzione?

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Consigli per migliorare la capacità di comunicare

La Qualità, come sappiamo e come è ben sottolineato dalla norma ISO 9001, è fatta anche da una buona comunicazione.

Saper comunicare bene, però, non è affatto semplice. Al contrario, è una capacità che va appresa col tempo e che va messa in pratica allo scopo di migliorarla.

Vi diamo qualche consiglio per provare a migliorare la vostra. Ve ne vengono in mente altri?

1) Proporzionate sempre il tono della voce al rumore che c'è intorno per essere certi di essere sentiti.

2) Utilizzate molto le domande per aumentare la comprensione dell'interlocutore.

3) Se dovete dare messaggi importanti, preparatevi le frasi e scrivetevi il testo.

4) Ripetete almeno tre volte ogni messaggio importante: dite che state per dirlo, ditelo e dite che l'avete detto.

5) Controllate l'espressione del volto mentre parlate: rendetela intonata al contenuto di ciò che dite. Fate le pause dopo le affermazioni importanti.

6)Copiate detti e motti che vi piacciono ed esercitatevi a ripeterli.

7) Allenatevi a controllare al minuto il vostro tempo a disposizione per il discorso.

8) Non chiedetevi cosa ha sentito l'interlocutore ma cosa farà dopo avervi ascoltato.

9) Se parlate a più persone insieme, girate sempre lo sguardo da una all'altra.

10) Parlando al telefono, usate frasi brevi, velocità di eloquio controllata e tono chiaro.

11) Non permettete mai alla vostra voce di diventare arrogante o offensiva. Passereste dalla parte del torto anche avendo ragione.

12) Quando usate termini stranieri, abbiate cura di tradurli per chi non dovesse conoscerli.

13) Se comunicate per posta elettronica, eliminate tutti i convenevoli, siate sintetici e affrontate pochi argomenti per messaggio.

14) Nel caso di interventi nell'ambito di riunioni, è buona norma enumerare gli argomenti che esporrete e non superare mai i 3/5.

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Metodi per innovare

La Qualità si basa, tra le altre cose, anche sulla capacità di innovare in modo da riuscire sempre ad assecondare i desideri dei clienti.
Per favorire l'innovazione all'interno di un'organizzazione possiamo compiere quattro tipologie di azioni:

1) Fornire il contesto giusto -->

- comunicare la necessità di innovare
- allineare gli sforzi per innovare con le altre strategie aziendali
- fornire criteri per stabilire la buona riuscita di quanto abbiamo in mente

2) Condurre una ricerca tra i clienti -->

- osservare come il cliente utilizza i nostri prodotti / servizi
- cercare di conoscere per quali motivi i clienti se ne vanno alla concorrenza
- identificare il concetto di valore per i nostri clienti

3) Creare un ambiente stimolante per l'innovazione -->

- selezionare team per il miglioramento con diverse funzioni, capacità e competenze
- condurre brainstorming per stimolare idee
- ricompensare chi si prende dei rischi e mette a disposizione buone idee
- cercare di identificare i nuovi trend che emergono
- raccogliere moltissime idee da fonti interne ed esterne

4) Selezionare e testare le idee

- fornire dei criteri in base ai quali scegliere le idee migliori
- rifinire le idee, testare e avviare su di esse dei progetti pilota
- implementare le nuove idee

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L'impegno e il coinvolgimento: la qualità rivolta alle risorse umane

Da una ricerca condotta da Gallup qualche tempo fa, risulta che la popolazione americana in età lavorativa si divide in questo modo:

42% persone coinvolte in ciò che fanno e impegnate nel raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione.
Sono persone che condividono psicologicamente il modo di lavorare della loro organizzazione. Sono più produttive rispetto alle persone dei due gruppi successivi e più propense a non cambiare lavoro

44% persone non coinvolte in ciò che fanno e non particolarmente impegnate nel raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione.
Sono eprsone che possono anche impegnarsi seriamente ed essere produttive ma che psicologicamente non sono in sintonia con il posto in cui lavorano. Sono propense ad assentarsi dal lavoro e a cambiare azienda.

14% persone impegnate attivamente a "remare contro".
Sono persone che risultano fisicamente presenti in azienda ma psicologicamente assenti. Sono infelici di lavorare nell'organizzazione, non amano quello che fanno e fanno di tutto per condividere la loro infelicità con i colleghi.

Chissà com'è la situazione oggi in Italia. sarebbe interessante scoprirlo, non credete?

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