L'organizzazione

L’organizzazione può essere vista in due modi:

1)      Come entità - un gruppo di persone con uno scopo comune, unite da un insieme di relazioni (autorità o linea di comando, responsabilità, comunicazione e coordinamento)

2)      Come attività - la determinazione delle risorse, delle attività, dei compiti e delle relazioni necessarie ad un gruppo di persone per conseguire gli obiettivi stabiliti

La struttura organizzativa si compone di:

- responsabilità

- linee di autorità

- relazione per mezzo delle quali un’organizzazione svolge le sue funzioni

Definire la struttura organizzativa di un’organizzazione significa stabilire tra quali persone e gruppi è suddiviso il lavoro, quali sono i relativi compiti (funzioni) e quali sono le relazioni che li legano vicendevolmente.

Ma quali sono le principali attività da compiere per realizzare un'organizzazione? Eccole:

1)   definire una struttura formale che impieghi nel modo migliore le risorse(materiali ed umane)

2)   raggruppare le diverse attività assegnandone la responsabilità di guida e di coordinamento a un responsabile (manager)

3)   stabilire le relazioni tra i vari gruppi che svolgono le diverse attività (funzioni)

      4)   assegnare a livello operativo compiti, mansioni e responsabilità necessari a conseguire gli obiettivi

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What is an organization?

An organization can be viewed in two ways:

1) How entity - a group of people with a common purpose, united by a set of relationships (authority, responsibility, communication and coordination)
2) How activities - the determination of resources, activities, tasks and relationships necessary to a group of people to achieve the objectives

The organizational structure consists of:
- Liability
- Lines of authority
- Relationships
 
Define the organizational structure of an organization means to establish how the work is divided between people, what are the tasks and what are the relationships.

But what are the main activities to be done to build an organization? They are:

1) define a formal structure that the optimal use of resources (material and human)
2) group the various activities and assign the responsibility for leadership and coordination to a manager
3) establish the relationships between the various groups that carry out different activities (functions)
4) assign operational responsibilities, duties and responsibilities required to achieve the objectives

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Types of Quality management systems

Quality Systems differ in their structure and their maturity, depending on whether: 

1) are due to contractual requirements  
2) the need for a system is caused by the environment in which the organization grows (type of market / products / services, internal and external resources available, competition, regulations and laws) 
 3) the decision to initiate a Quality System is a free choice of company (supported by TQM Quality Award from participation in, be advanced methodologies such as Six Sigma or the application of ISO 9004, etc.). 

But what are the factors to consider when going to design a Quality System?
Surely what kind of production should I start: 

- Standard (with new products or products already developed) 
- Prototypes (with products "standard", that is only suitable in some detail, or completely different from each other) 

We, therefore, we'll have: 

- System defined as "frontier-system" that must manage products / services completely new. They are systems that need little formalization little innovation and strong ability to prevent because we can run enormous risks.
- Systems "conventional" with standard products and processes mature and regulated by procedures and regular  
- Systems "customized" where is, is because we deal with innovative and customized products / services innovation

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Le tipologie di Sistemi Qualità

I Sistemi Qualità si differenziano nella loro struttura e nella loro maturità a seconda che:

1)      ci sia solo un’imposizione contrattuale

2)    che la necessità di un sistema sia dovuta all’ambiente in cui opera l’organizzazione (tipologia di mercato/prodotti/servizi, risorse interne ed esterne disponibili, presenza di fattori di competitività, regolamenti e norme cogenti)

3)      che la decisione di avviare un SGQ sia una libera scelta aziendale (supportata  dal TQM, dalla partecipazione ai premi Qualità, da metodologie “spinte” come il Six Sigma o l'applicazione dei dettami della ISO 9004, ecc.)

Ma quali sono gli elementi da considerare quando vado a progettare un Sistema Qualità?

Sicuramente la tipologia di produzione:

- di serie (con prodotti nuovi o con prodotti già sviluppati)

- prototipica (con prodotti “standard”, cioè adattati solo in alcuni particolari, o completamente diversi uno dall’altro)

Abbiamo dunque:

-          Sistemi “di frontiera” che devono gestire prodotti/servizi completamente nuovi. Sono sistemi che hanno necessità di poca innovazione poca formalizzazione e forte capacità di prevenzione perché possiamo correre rischi enormi.

-          Sistemi “convenzionali” con prodotti standard e maturi e processi regolati da procedure e controlli regolari

-          Sistemi “personalizzati” dove, cioè, c’è innovazione e personalizzazione insieme perché trattiamo prodotti/servizi innovativi

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La Qualità di tutti (Approccio TQM)

Il Total Quality Management (TQM), che molti traducono come "Qualità Totale" e che, invece, andrebbe tradotto come "Qualità di tutti", intendendo che tutti devono partecipare alla sua realizzazione, considera la qualità del prodotto come il risultato dell’eccellenza del sistema aziendale e prevede:

- il coinvolgimento di tutte le parti interessate

- il controllo di tutti i processi

- il valore di tutte le attività (inteso come la capacità dei processi di dare risposte efficaci ed efficienti)

- il miglioramento continuo

Punti nodali di questo tipo di approccio sono la centralità del cliente, la struttura e l’organizzazione del sistema qualità, il personale e le risorse, la capacità di guida della Direzione che si esplicita in un diverso stile di management e un sistema complessivo di gestione aziendale efficace (livello di prestazioni o caratteristiche attese uguale a quelle percepite) ed efficiente (utilizzo ottimale delle risorse).

Per completare il discorso, troviamo ancora la confidenza/fiducia (assicurazione della Qualità esterna contrattuale o certificativa) e il continuo miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza (diminuzione di sprechi, errori, ritardi, utilizzo non ottimale delle risorse). 

Se manca anche solo uno di questi elementi, crolla tutto il sistema.

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I principi ispiratori della Qualità

Come sono cambiati i principi ispiratori della Qualità nel corso degli anni?Partiamo dagli anni '60-'70 in cui si inizia a mettere bene a fuoco il concetto di Qualità e si fanno strada le prime metodologie.

In quegli anni erano essenzialmente otto i principi ispiratori:

1) la Direzione delle aziende veniva "costretta" a riconoscere la necessità di un Sistema Qualità grazie a cogenze di settore (leggi che prevedevano che in alcuni settori le aziende fossero regolate dai requisiti di prevenzione e controllo della Qualità)

2) necessità conseguente di definire una struttura organizzativa: autorità, responsabilità, compiti, linee di comunicazione interne/esterne, ecc. Inoltre, va individuato un "tutore" della Qualità: il Responsabile Qualità

3) esecuzione e documentazione delle attività rilevanti per la Qualità (e solo di queste) secondo procedure e istruzioni

4) estensione dei concetti di pianificazione e verifica alla progettazione e ai servizi

5) sensibilizzazione e addestramento del personale (è inutile fornire una procedura se il personale non capisce che per il cliente è importante che si lavori con dei riferimenti chiari e se non è addestrato a seguire delle regole. E' l'addestramento che garantisce la sistematicità, non il controllo)

6) gestione del fattore Qualità (rispondenza alle specifiche e alle norme) come risultato di un "sistema" e quindi forte accentuazione degli aspetti di prevenzione, pianificazione, integrazione, sistematicità

7) la valutazione preventiva dei fornitori con conseguente (non sempre) riduzione dell'azione di sorveglianza

8) azione di verifica del sistema (audit) per la valutazione della sua efficacia e l'attuazione di eventuali azioni correttive

Rispetto a questi 8 punti, come è cambiata oggi, secondo voi, la Qualità?

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La "scala" della Qualità

Tutto il sistema di certificazione della Qualità o dei prodotti può essere facilmente ricondotto ad una sorta di "scala" che comprende:

1) la norma di riferimento, nel nostro caso la ISO 9001 (al "gradino" più basso)

2) accreditamento degli organismi di certificazione

3) attività di questi ultimi (al "gradino" più alto)

Gli organismi di certificazione si dividono, a loro volta, in:

1) enti di certificazione di prodotto

2) enti di certificazione di sistemi (nel nostro caso parleremo di sistema Qualità o di sistema integrato)

3) enti di certificazione dei valutatori

tutti certificati da un organismo super partes che oggi è Accredia (e che prima era il Sincert).

Possiamo certificare:

- prodotti

- sistemi Qualità delle organizzazioni

- persone

- laboratori 


Ulteriori informazioni possono essere ricavate nell'apposita sezione di QualitiAmo.

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