La gestione delle registrazioni: quali sono i problemi?

Chi si avvicina per la prima volta all'argomento "registrazioni della Qualità" può imbattersi in alcuni problemi che i più esperti giudicheranno banali ma che possono creare un po' di sconforto in chi coordina la gestione di quest dati.
Vediamo quali sono queste problematiche e come si manifestano, in modo da imparare a riconoscerle subito:

Problemi legati alla gestione delle registrazioni

■ Manca un piano complessivo per la gestione delle problematiche legate alle registrazioni
■ Manca un piano per conservare o distruggere le registrazioni
■ Manca uno standard di riferimento per la valutazione di chi gestisce le registrazioni
 
Problemi legati alle persone che gestiscono le registrazioni

■ Manca una sorta di presa di coscienza dell'importanza delle registrazioni
■ C'è una sorta di "accaparramento" delle informazioni e di mancanza di condivisione delle stesse
■ C'è una certezza mal riposta che la gente sappia come archiviare e recuperare le registrazioni

Procedure di archiviazione inefficienti


■ le registrazioni non sono organizzate in cartelle
■ l'archiviazione fisica è in cartelle strapiene, mal etichettate e difficili da gestire
■ le registrazioni non sono protette da eventuali problematiche (manomissione, furto, incendio, cancellazione, ecc.)
■ c'è un continuo accesso alle registrazioni da parte di chi non ne ha il permesso
 
Costi eccessivi della gestione delle registrazioni
 
■ c'è molta inefficienza nella gestione delle registrazioni che ne causa un aumento dei costi

Voi individuate altri problemi che potremmo aggiungere a questa lista?

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I diversi livelli della qualità

Qual è l'impegno che i diversi livelli organizzativi dovrebbero dedicare alla qualità?
Proviamo a vederlo insieme.

Lavoratori, collaboratori, dipendenti

• fare del miglioramento una routine quotidiana
• sviluppare, implementare e valutare iniziative per contribuire al raggiungimento degli obiettivi qualitativi dell'organizzazione
• supportare i colleghi per quanto di competenza
• creare un'esperienza positiva per ogni consumatore, cliente, fornitore, stakeholder grazie ad un'attitudine positiva, a buone abitudini instaurate nell'ambiente lavorativo e ad un approccio di tipo proattivo

Responsabili e manager di medio livello

• comprendere a fondo le argomentazioni della qualità e il programma di sviluppo e miglioramento del sistema
• fare della qualità la propria priorità e comunicare questo atteggiamento ai propri uomini
• tradurre gli obiettivi della qualità in iniziative locali nelle quali coinvolgere i collaboratori
• monitorare e guidare i progressi della qualità attarevrso l'individuazione degli indicatori corretti
• fare in modo che i collaboratori siano messi in grado di fare le cose giuste

Direzione, vertice aziendale

• fissare obiettivi strategici relativi alla qualità e stanziare le risorse necessarie al loro raggiungimento
• supportare i responsabili nel loro lavoro quotidiano relativo allo sviluppo e al miglioramento del sistema qualità
• monitorare i progressi fatti ed, eventualmente, correggere o rafforzare la strategia
• contribuire allo sviluppo di una cultura aziendale che miri all'empowerment delle risorse  e allo sviuluppo di un ambiente proattivo
• assicurare che il management supporti adeguatamente i propri uomini

Vi viene in mente altro?

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Obiettivo: accrescere le proprie conoscenze

Molti di voi ci chiedono di continuo cosa fare per colmare le molte lacune che caratterizzano un giovane che si accinga a diventare un professionista della qualità.

E' presto detto. Premettendo che abbiamo stilato un elenco alquanto completo delle competenze necessarie ad un responsabile qualità o ad un consulente (per visionare l'elenco occorre iscriversi al forum), possiamo seguire questi pochi consigli:

• non trascorrere nemmeno una giornata senza aver imparato qualcosa di nuovo che riguardi la professione (parlate con chi fa il vostro stesso mestiere, leggete un articolo, approfondite un punto di una norma, seguite le discussioni sui forum, ecc.)
• passare almeno 15 minuti al giorno facendo ricerche su internet e leggendo i vostri siti di settore preferiti (...ad esempio QualitiAmo!)
• leggere gli atti di almeno un paio di conferenze all'anno (molti vengono caricati in internet e sono accessibili gratuitamente. Noi li segnaliamo sempre)
• leggere almeno un libro al mese sull'argomento che vi interessa approfondire

Vi vengono in mente altri consigli che volete aggiungere a questa lista?

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Impariamo a farci domande coraggiose

Avete mai pensato che, spesso, a determinare l'umore nero che caratterizza certe giornate o certi periodi sono le domande che ci facciamo?
Oggi impararemo insieme come farci delle domande "coraggiose", ovvero domande che provochino risposte capaci di ridurre la paura e la negatività.

Esaminiamo alcuni esempi di domande distruttive e proviamo ad associare domande "coraggiose":

Domanda distruttiva: "Perchè capita sempre a me?"
Domanda coraggiosa: "Come sfruttare questa situazione a mio vantaggio?"
Domanda coraggiosa: "Come posso esercitare un maggiore controllo sulla mia vita?"

Domanda distruttiva: "Perchè è tutto così complicato?"
Domanda coraggiosa: "Come posso diventare più forte per resistere a tutto questo?"
Domanda coraggiosa: "Come posso trasformare tutto questo in un insegnamento per il futuro?"

Domanda distruttiva: "Quando inizieranno ad andare bene le cose per me?"
Domanda coraggiosa: "Come posso fare per far andare meglio le cose?"

Domanda distruttiva: "Troverò mai un altro lavoro?"
Domandacoraggiosa: "Cosa devo imparare e con chi devo confrontarmi per assicurarmi un lavoro migliore?"

Domanda distruttiva: "Quanto durerà questa ricerca di un nuovo lavoro?"
Domanda coraggiosa: "Cosa devo fare per trovare lavoro più velocemente?"

Domanda distruttiva: "Che razza di peso sono per la mia famiglia?"
Domanda coraggiosa: "Come posso diventare un esempio per la mia famiglia e trarre il meglio da una situazione difficile?"

Domanda distruttiva: "Come uscirò da questa situazione?"
Domanda coraggiosa: "Come me la sono cavata l'ultima volta che sono stato in difficoltà?"
Domanda coraggiosa: "Cosa hanno fatto gli altri per cavarsela bene in una situazione come questa?"

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Il 70% di Jack Welch

Jack Welch, ex CEO di General Electric, era fermamente convinto che i lavoratori si potessero suddividere in tre grandi gruppi:

- un 20% di top-performer da ricompensare in maniera continua per il buon lavoro svolto
- un 10% di scansafatiche
- un 70% di persone che si colloca tra i due gruppi perché svolge un lavoro decente seppure non eccezionale

"E' proprio questo 70% che è estremamente importante per qualsiasi organizzazione perché l'azienda non può andare avanti senza le competenze, l'energia e l'impegno di queste persone.
E' fondamentale, dunque, motivarle, formarle, dar loro continui feedback e mantenerle concentrate tramite obiettivi sfidanti.
Non basta, infatti, tenerle lontane dal 10%. Bisogna spingerle verso il 20%"

(Tratto da: "Winning" di Jack Welch)

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Rimandi sempre? fai qualcosa che ti piace ancor meno!

Sapete cosa rispose Hemingway, il grande scrittore de: "Il vecchio e il mare", quando un giornalista gli chiese quale rituale seguisse per costringersi ad iniziare un nuovo libro?
"Comincio sempre scongelando il congelatore"

Assurdo? Mica tanto.

Spostare nel tempo le cose che non ci piace fare è una tendenza piuttosto comune ed Hemingway non faceva certo attenzione. Tutti sanno quanto sia difficile, una volta completatao un libro, iniziarne un altro. Ci sono scrittori che hanno rimandato questo diffcile momento all'infinito, finendo per restare legati alla loro opera prima pur di non dover rivivere l'iter di realizzazione di una nuova opera.

La procrastinazione, però, negli ambienti di lavoro si paga cara.
Uno dei modi migliori per combatterla è proprio quello suggerito da Heningway: dedicarsi per qualche minuto ad altro, possibilmente a un compito noioso.

Gli studi fatti sull'argomento dimostrano che la mal predisposizione nei confronti di qualcosa che non abbiamo voglia di fare si interrompe dopo solo due minuti passati intenti in un'altra occupazione che giudichiamo noiosa.

Non ci credete? Basta provare! ;o)

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L'importanza di essere gentili

In un recente studio, i ricercatori ha scoperto che - quando i clienti sono testimoni di un modo di fare irrispettoso nei confronti dei collaboratori o dei colleghi (se, ad esempio, un capo urla contro un collaboratore o un collega ne critica apertamente un altro) - cercano, in qualche modo, di "punire" l'azienda che si è resa complice di questo comportamento. 


L'irritazione dei clienti ha a che fare con la deontologia professionale, con l'etica personale e con leconvinzioni morali di ognuno.  
Se il cliente ha una predisposizione a cogliere comportamenti sleali, ecco che scatta la solidarietà nei confronti della persona maltrattata. 
 
Quanto sopra è decisamente importante da ricordare per tenere a freno il nostro nervosismo la prossima volta che avremo voglia di maltrattare qualcuno, non credete?

A questo proposito, a voi è mai capitato di assistere a scenate del genere e averela voglia di "punirne" l'autore?

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