Lean Six Sigma: come renderlo operativo

L'obiettivo della metodologia Lean Six Sigma, nata dall'unione delle due metodologie Lean manufacturing e Six Sigma, è quello di cambiare il modo che siamo soliti utilizzare per fare le cose e cercare, invece, modi alternativi di lavorare, capaci di ridurre la varianza dei processi e dei prodotti.

Ma quali sono gli elementi ai quali prestare attenzione su base quotidiana se vogliamo implementare nella nostra organizzazione il Lean Six Sigma?
Vediamoli insieme:

- cercare sempre il modo migliore per fare le cose

- pensare a tutto quello che si fa, riducendolo ad un processo

- lavorare duramente per ridurre la varianza

- riconoscere che una minima varianza esiste e pensare a come ridurne gli effetti

- utilizzare i dati per avere una base di partenza utile per prendere decisioni

- utilizzare gli strumenti del Lean Six Sigma per rendere i processi più efficienti e produttivi

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Applicare il Lean Six Sigma ai servizi

Il Six Sigma e la Lean manufacturing, come sappiamo, hanno le loro radici nell'ambiente produttivo. Questo non significa, però, che non funzionino altrettanto bene se applicate ai servizi.

Molte aziende statunitensi di servizi hanno già iniziato a cercare la Qualità spinta che promette la metodologia Six Sigma e l'efficienza della Produzione snella, provando ad applicare entrambe le metodologie insieme (Lean Six Sigma). Gli effetti sono stati sicuramente molto interessanti e prolungati nel tempo.

Certo, bisogna prestare attenzione a come ci si muove perché le cause che scatenano i problemi nell'ambito dei servizi sono sicuramente diverse da quelle che li originano in ambienti produttivi.
Proprio per questo, se le metodologie rimangono uguali, gli strumenti da utilizzare per ottenere miglioramenti e risultati significativi nell'ambito dei servizi sono estremamente diversi da quelli utilizzati nell'ambiente produttivo.

In Produzione, i problemi risiedono spesso all'interno di un processo. Se ci spostiamo nell'ambito dei servizi, invece, è molto più probabile che il problema sia rappresentato dall'intero processo.
Questo ambiente, infatti, si presta benissimo ad essere pieno di sprechi e beneficia enormemente dell'applicazione del Lean Six Sigma.

Applicare strumenti statistici e metodi in grado di ridurre i costi ed aumentare l'efficienza è abbastanza semplice, ci sono molti libri e diversi articoli che spiegano come farlo.

La nostra attenzione, piuttosto, dovrà concentrarsi sul flusso di informazioni e sull'interazione con le persone (i clienti, soprattutto), due fattori critici se vogliamo tendere alla Qualità e all'efficienza nell'ambito dei servizi.

Lavorare su questi processi e snellirli porterà vantaggi enormi alla vostra organizzazione e al vostro modo di lavorare.
Ricordate che alla base di ogni processo ci sono le opinioni delle persone, le abitudini, le decisioni prese, spesso, "di pancia". Analizzate questi comportamenti e provate a cambiarli. E' sicuramente meno facile lavorare in un ambiente come questo piuttosto che in un ambiente tipicamente produttivo, questo è certo, ma potrete avere grandi soddisfazioni anche da piccoli miglioramenti.

Il Lean Six Sigma è in grado di ottenere risultati straordinari perché porta ad un cambiamento della cultura aziendale, spostando il focus dal processo al compito da svolgere. Occorre che le persone che lavorano nell'ambito dei servizi siano addestrate per comprendere cosa significa diventare un'organizzazione orientata al cliente e in grado di soddisfarne tutte le esigenze.

I Service manager che sono stati formati relativamente agli strumenti e alle tecniche del Lean Six Sigma sono in grado di portare avanti un'analisi approfondita dei processi e di utilizzare correttamente le tecniche del problem solving e sono capaci di trasferire tutte queste conoscenze nel loro ambiente lavorativo.
Imparano ad identificare e ad eliminare i processi che non si basano su una buona capacità di decision-making, standardizzano tuti i processi che funzionano bene, riducono le tempistiche e si accollano il rischio di profondi cambiamenti all'interno di quei processi che non funzionano al meglio.

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Lean Six Sigma

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Come ci dice il nome stesso, il Lean Six Sigma è una metodologia che combina il Six Sigma e la Lean manufacturing.

La produzione snella, infatti, si focalizza sulla velocità mentre il Six Sigma si focalizza sulla qualità. Combinando le due si otterrà qualità più velocemente.

Le tipiche applicazioni del Lean Six Sigma sono:

1. identificare il processo più importante per fornire al cliente valore aggiunto
2. mappare il processo con una mappa del valore
3. identificare i colli di bottiglia e i vincoli
4. applicare i cicli DMAIC/DMAD(O)V per ridurre la varianza e standardizzare

Aziende con sistemi Six Sigma maturi, come la Textron, aggiungono alla "cassetta degli attrezzi" gli strumenti della lean production, mentre aziende forti nella produzione snella, come la Caterpillar, puntano al Sei Sigma.

Confrontiamo Lean/Six Sigma e TQM/CQI

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In cosa differiscono metodologie come quella del Lean management e del Six Sigma da quelle del Total Quality Management (TQM) e del Miglioramento Continuo (CQI o Continuous Quality Improvement)?

Prima di tutto, iniziamo col dire che tutti questi strumenti, il Lean management, il Six Sigma, il Lean Six Sigma, il TQM, e il CQI costituiscono sistemi di base per il Problem solving.

Il Lean Six Sigma e il Lean management, in particolare, vanno basati su un sistema di gestione preesistente che aiuti a determinare quali sono i problemi più importanti sui quali intervenire.

Applicando questi sistemi avanzati e molto sofisticati anche da soli, comunque, si riesce, spesso, lo stesso ad individuare su quali progetti avviare il lavoro, almeno all'inizio.
All'avvio della metodologia, infatti, i problemi su cui lavorare appaiono quasi ovvi ma dopo averla ben avviata la cosa può diventare meno spontanea se non abbiamo le basi solide costituite da un sistema di gestione che preveda un'accurata raccolta dati e un buon monitoraggio dei processi.

Sotto molti aspetti il Lean management, il Lean Six Sigma, il TQM e il CQI sono molto simili tra loro dato che, come abbiamo già detto, sono tutti utili nel campo del problem solving.

In particolare, i principi del Lean management e del Six Sigma si applicano alla perfezione in campi come quelli della gestione dei processi della supply chain o in quello della sanità.

Gli strumenti del Six Sigma e del Lean management, infatti, vengono utilizzati soprattutto per abbattere il numero di difettosità e quello degli sprechi.

In ultimo, occorre sottolineare che quando le persone vengono coinvolte in progetti di Lean management o di Six Sigma, capiscono e accettano quasi subito ciò che bisogna fare per implementarli, al contrario di quanto succede con metodi più "sistemici".

Prima si elimina, poi si ottimizza

Spesso ci si chiede quale strategia, tra le tante, sia opportuno implementare all'interno della nostra organizzazione e, in particolare, se sia preferibile adottare il Six Sigma o la produzione snella, metodologie perennemente "in lotta" tra loro.

In realtà, i due strumenti sono complementari ma l'ordine di implementazione è critico.

La Lean manufacturing serve per scremare quali processi sono davvero utili e quali possono essere eliminati senza rimpianti. E' utile, dunque, per fare una sorta di pulizia prima di passare al Six Sigma.

Il Sei Sigma è fenomenale, invece, per ottimizzare i processi. Va implementato, però, dopo la produzione snella per non correre il rischio di ottimizzare processi inutili e privi di valore aggiunto.

Il consiglio di eliminare prima di ottimizzare è sempre valido: in produzione come in un ufficio.

Ancora sul Lean Six Sigma

Sabato scorso avevamo parlato di Lean Six Sigma.

Torniamo sull'argomento, aggiungendo altri punti che risultano fondamentali per implementare all'interno della propria organizzazione un progetto Lean Six Sigma:

1) Accuratezza delle informazioni: tutti i sistemi, anche i migliori, sono destinati a fallire se li costringiamo a basarsi su dati falsi

2) Gestione delle performance: utilizzare un sistema basato sul balanced scorecard può essere, spesso, motivante per aumentare la performance delle risorse chiave per il progetto

3) Miglioramento della logistica al servizio della produzione: una riduzione dei magazzini e lo spostamento delle parti che servono nel processo produttivo all'interno dei reparti per avvicinarle ai luoghi di utilizzo può portare ad un miglioramento dei flussi e ad una riduzione dei costi

4) Cicli produttivi più brevi: eliminando tutti gli sprechi e le perdite di tempo, si può produrre più velocemente. Cicli produttivi lunghi portano a far lievitare i costi a causa di tutti gli step privi di valore aggiunto che siamo costrretti ad attraversare

5) Rispetto della pianificazione: molte aziende riescono a mangiarsi i margini di profitto, accumulando ritardi e pagando forti penali. Mantenete un'enfasi costante sul rispetto degli obiettivi quotidiani in modo da concentrare l'attenzione sulle criticità legate alle tempistiche

Lean Six Sigma: 9 punti fondamentali

Un'azienda dovrebbe cercare di individuare il proprio livello di maturità e la predisposizione al miglioramento prima di avviare un progetto complesso come quello del Lean Six Sigma.

Sono essenzialmente 9 i fattori da prendere in esame per capire a che punto siamo nel nostro cammino verso la Qualità e quali sono i nostri pregi o le eventuali criticità:

- Supporto del vertice direzionale e Leadership
- Cultura delle organizzazioni
- Facilità al cambiamento
- Risorse
- Definizione dei processi
- Misurazione, monitoraggio e controllo dei processi
- Focalizzazione sui clienti
- Pianificazione
- Miglioramento continuo e Problem Solving