Eliminare i Muda

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I "muda", come sappiamo, sono tutti quegli sprechi che vengono individuati all'interno di un'organizzazione.

Tra questi, il più pericoloso di tutti è forse quello che corrisponde ad una produzione superiore alle necessità.
Produrre più di quanto sia davvero necessario o in misura superiore alla richiesta della clientela, infatti, è un notevole spreco di tempo e di risorse.

Ma siamo certi di sapere esattamente cosa possiamo considerare come "muda"? Vediamo, ad esempio, quali "muda" si nascondono in ufficio, un ambiente slegato dal mondo direttamente produttivo:

- creare report che nessuno leggerà
- creare report che contengono più informazioni del necessario
- registrare più dati di quelli necessari per svolgere un certo compito
- stampare documenti che non sono necessari
- avere più sistemi da gestire che sono ridondanti
- duplicare le registrazioni

Riuscite ad individuarne altri?

Altri sprechi oltre a quelli di Ohno: il 3, il 4 e il 5

Ieri e sabato abbiamo esaminato i due grandi sprechi che possiamo tranquillamente affiancare ai sette indicati da Ohno.

Concludiamo il discorso con altri tre sprechi che, seppur minori, incidono in maniera assolutamente negativa sulle performance di un'organizzazione:

3) assegnare alle persone compiti per i quali non sono adatte (si creano sicuramente sprechi dato che la persona scelta per fare un lavoro non è adatta o competente o, semplicemente, non è interessata a farlo. Se si farà un'analisi approfondita del perché la persona scelta non è adatta a compiere un certo compito si risalirà a uno dei due grandi difetti che abbiamo indicato in precdenza: un manager non è stato in grado di "ascoltare", in senso lato, il suo collaboratore)

4) non fornire supporto alle persone

5) un alto turnover, cioè molte persone che decidono di lasciare l'organizzazione per cercare un posto di lavoro migliore (il morale di chi rimane si abbassa, l'esperienza e la conoscenza approfondita dell'azienda latitano. Se non è uno spreco questo...)

Altri sprechi oltre a quelli di Ohno: 2) non parlare

Sabato abbiamo parlato di uno spreco enorme all'interno delle aziende: l'incapacità di ascoltare.

Oggi vedremo, invece, perché molte persone non parlano volentieri all'interno delle aziende e come questo possa essere considerato uno spreco.

Quando la gente non parla sgnifica che ha paura o che, ormai, è rassegnata. Entrambi gli stati d'animo, come potete capire, sono fortemente dannosi per qualunque organizzazione e vengono captati immediatamente da qualunque auditor entri in azienda per certificare un Sistema Qualità.

La paura è molto difficile da eliminare, soprattutto quando è ben radicata e si basa sul fatto che alcune persone sono state punite o isolate per aver detto, in passato, qualcosa di impopolare.

Anche chi è scoraggiato è difficile da convincere perché parlerà poco volentieri se ha già provato parecchie volte in precedenza e non è stato mai ascoltato.
Penserà che parlare serva solo a sprecare preziose energie e, forse, nel suo intimo sarà anche contento di vedere che l'azienda commette errori proprio perché non ha voglia di ascoltare i collaboratori.

Altre possibilità, quando una persona tace, sono:

- che sia stata presa in giro l'ultima volta che ha espresso un'opinione
- che pensi di non avere abbastanza informazioni per dire la sua
- che creda di non essere abbastanza competente per esprimere un'opinione
- che sia convinta che, essendo appena stata assunta, non debba subito esprimere un'opinione.

Qualunque sia il motivo per cui un collaboratore tace, trovatelo e cercate di eliminarlo. I consigli dei nostri collaboratori sono troppo preziosi per poterne fare a meno. Ricordate sempre che la grande forza di Toyota si fonda su un sistema di ascolto dei dipendenti radicato e diffuso a tutti i livelli.

I 7 sprechi: movimenti e movimentazioni

Ogni movimento inutile delle persone e ogni movimentazione inutile di materiali non solo non crea valore aggiunto ma genera uno spreco dato che, in queste occasioni, si perde tempo prezioso, possono essere commessi errori e possono anche nascere difetti di prodotto.

Cercare e raggiungere ciò che serve, coprire lunghi percorsi per recuperarlo e chinarsi costringendo il corpo ad assumere posizioni non naturali sono tutte azioni che ci fanno perdere del tempo.

Alcune circostanze che ci costringono a fare movimenti inutili sono:

- un layout di stabilimento che impedisce di fare una manutenzione facile sulle macchine
- postazioni di lavoro non pensate in maniera ergonomia
- necessità di alzare da terra carichi pesanti che potrebbero essere posizionati in maniera più comoda per l’operatore
- ecc.

Tutti i movimenti non necessari, inoltre, possono causare incidenti, anche gravi, dovuti alle azioni ripetitive che vengono fatte con poca attenzione.

Una semplice “pulizia” di base del luogo di lavoro, l’ordine e una buona organizzazione degli spazi, come ci insegna, ad esempio, la metodologia delle 5S, possono aiutarci a ridurre tutti i movimenti e le movimentazioni non necessarie, riducendo i percorsi, mettendo a disposizione gli strumenti e lasciando i giusti spazi di manovra sulle macchine.

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I 7 sprechi: magazzini

Uno spreco che spesso non viene considerato è quello di immagazzinare il prodotto finito (in attesa di spedirlo), le materie prime (in attesa di utilizzarle) o una grande gamma di prodotti tra i quali il cliente possa liberamente scegliere.

Un prodotto non fornisce valore aggiunto fino a quando non viene spedito, esattamente come un materiale aggiunge uno spreco quando attende di essere utilizzato.

La loro gestione, infatti, implica tempo, spazio, risorse, più movimentazioni, un flusso di cassa non efficiente, abilità per non farli deteriorare nel tempo e per non creare obsolescenze, uomini, lavorazioni in corso, inventari, rapporti più complessi con i fornitori, ecc.

Molte aziende utilizzano i magazzini come cuscinetto per affrontare in maniera efficace eventuali problemi qualitativi (un errore di produzione può essere facilmente riparato avviando alla lavorazione nuove materie prime) o vanno ad incrementarli perché non sono in grado di gestire un tack time efficace e lavorano non in base alle richieste del mercato ma al ritmo che è più naturale per la struttura.

Il prezzo di acquisto dei materiali, però, è molto più basso di quello di gestione degli stessi all’interno di un magazzino e questo calcolo andrebbe fatto così come bisognerebbe eliminare sul nascere i problemi qualitativi che possono portare ad errori nelle lavorazioni.

Ohno maturò questa convinzione osservando l’approccio dei consumatori americani quando andavano a fare la spesa: comprare solo ciò che serviva quando serviva. Questa idea venne poi sviluppata nel “Just in Time”.

Proviamo, dunque, a seguire le orme di Ohno e a fare le seguenti considerazioni:
- i nostri magazzini contengono esattamente i materiali che ci servono?
- sono state condotte indagini approfondite sulle vendite per stabilire se le nostre scorte di prodotti sono conformi alle richieste del mercato?
- i prodotti che immagazziniamo sono tutti prodotti vendibili e richiesti frequentemente dai clienti?

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I 7 sprechi: attese

Questo è, forse, il più ovvio dei 7 sprechi di Ohno evidenziati nell'ambito della Lean manufacturing.

Ogni volta che utilizziamo il nostro tempo in maniera non efficiente, generiamo uno spreco. Da alcune analisi fatte sembra che sia addirittura il 99% del totale il tempo “sprecato” nella realizzazione di un prodotto.

Prodotti sparsi per l’azienda che attendono di essere controllati o spediti o materiali in attesa di passare alla fase successiva di lavorazione sono una causa enorme di spreco legato, spesso, alla produzione di grandi batch di prodotti o ai colli di bottiglia che si creano durante il ciclo produttivo.

Le attese possono essere molteplici:
- attesa di una risposta (da parte di un collega o del cliente)
- attesa di un documento
- attesa di una firma
- attesa per un nuovo incarico
- attesa del ripristino di un macchinario

Attendere significa perdere del tempo e perdere del tempo significa buttare via delle occasioni.
Quando passano i giorni, o, peggio, le settimane, si può, inoltre, perdere di vista il focus sul nostro problema e, una volta ottenuta la risposta che ci serviva o il documento di cui avevamo bisogno, ci servirà dell’ulteriore tempo per focalizzarci nuovamente sulla questione.
I tempi di attesa, dunque, non devono mai essere così lunghi da far perdere la concentrazione (o, peggio, la motivazione) relativamente a ciò che si sta facendo.

Eliminare le attese non è così difficile come sembra: basterà eliminare le cause che creano queste perdite di tempo.

Una buona manutenzione preventiva, ad esempio, ridurrà i tempi di fermo macchina. Un’ottimizzazione dei flussi ridurrà i tempi morti tra una lavorazione e la successiva. Una buona analisi pre-contrattuale risolverà sul nascere molte problematiche con i clienti e così via.

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I 7 sprechi: i difetti

Tra gli obiettivi primari della Lean Manufacturing, come sappiamo, c’è l’eliminazione degli sprechi.

Sembra abbastanza ovvio: chi vorrebbe degli sprechi all’interno della propria azienda?
La cosa interessante, però, è cercare di capire cosa venga identificato come “spreco” ad esempio in Toyota, leader indiscusso della produzione snella.

Nel Toyota Production System vengono identificati 7 sprechi:

- Difetti
- Sovrapproduzione
- Trasporti
- Attese
- Magazzini
- Movimentazioni
- Processi non ottimizzati

Inizieremo oggi a prendere in esame il primo di questi sprechi: i difetti.

I difetti qualitativi sono identificati come sprechi perché portano il cliente a non accettare il prodotto che gli abbiamo spedito.

Può trattarsi di una funzionalità che non rispetta le specifiche, di un difetto fisico che salta facilmente all’occhio o di un’eccezione che va a causare dei problemi.

Quante ore, giornate e settimane avete passato nella vostra carriera lavorativa cercando di porre rimedio ai difetti?

Il nodo cruciale relativo ai difetti è, però, quando essi vengono rilevati e quando si riesce a porvi rimedio.
Un difetto, infatti, costa relativamente poco se viene individuato all’inizio del processo produttivo mentre costa sempre di più se la rilevazione è prossima alla spedizione del prodotto al cliente o, peggio ancora, avviene ad opera del cliente stesso.

Un aspetto, poi, che viene spesso trascurato in questo tipo di analisi è quello relativo al numero di difetti generati a partire dal primo: più il difetto originario avanza nella catena produttiva, maggiori probabilità ci saranno che origini, a sua volta, altri difetti.

La produzione snella cerca di ovviare a questo inconveniente producendo un solo pezzo per volta in modo che un eventuale difetto venga individuato sul nascere e non generi sprechi a valanga come nel caso delle produzioni per grandi lotti.

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