Sapere come svolgere alcune attività è essenziale per qualsiasi organizzazione.
Le procedure e le istruzioni operative nascono proprio con questo scopo.
Documenti ben realizzati riescono a standardizzare il modo di lavorare, garantiscono l'efficienza e delineano chiaramente tutte le informazioni che servono.
Nonostante tutte queste buone intenzioni, però, spesso la documentazione tecnica non riesce a soddisfare le esigenze degli utenti multimediali di oggi.
Ai giorni nostri, una procedura o un'istruzione costituita da solo testo può risultare obsoleta perché non risulta coinvolgente né efficace.
Forse è davvero giunto il momento, anche nell'ottica della futura ISO 9001:2015 che ci porterà a rivedere molti nostri documenti, di ripensare il modo in cui creiamo la nostra documentazione tecnica.
Tradizionalmente, i nostri documenti sono composti da molti paragrafi di testo, una manciata di punti elenco e, a volte, qualche immagine o un diagramma.
Per anni l'approccio tramite il solo testo ha avuto un senso ma oggi, che ci piaccia o meno, le persone riescono a porre ben poca attenzione a un messaggio trasmesso solamente attraverso le parole.
Abbiamo a disposizione fotocamere digitali, cellulari di ultima generazione che catturano ottime immagini e programmi che ci rendono estremamente facile integrare nella documentazione tecnica le immagini. Perché non approfittarne per rendere tutto più leggero e fruibile?
Un approccio basato sulla visualizzazione dei concetti attraverso le immagini presto sarà la sola opzione praticabile se davvero vogliamo che l'utente moderno impari a lavorare in un certo modo all'interno di un'organizzazione.
Se non ci credete, sappiate che il 90% di tutte le informazioni elaborate dal nostro cervello è di tipo visivo e che il ricorso a schemi, memo, ecc. serve semplicemente per aiutarci a ricordare visivamente le cose.
Le immagini, inoltre, arrivano più velocemente al cervello e ci permettono di capire al volo come procedere.
Naturalmente chi apprezza la parola scritta si ribellerà a tutto questo ma, se vogliamo che le nostre procedure siano efficaci, è bene ricordare che le persone, in media, leggono solamente il 20% di un testo scritto, provando a comprendere lo stesso quello che c'è scritto. E' bene ricordarselo prima di scrivere e-mail fiume o distribuire report zeppi di parole.
Aggiungendo semplicemente alcune immagini ai nostri testi (che andranno ridotti di conseguenza) miglioreremo la loro comprensione.
Anzi, ancora meglio: progettate i vostri documenti creando prima le immagini e costruendoci attorno i testi, vedrete che tutto sarà più semplice se individuerete quali concetti possono essere trasmessi visivamente. Le immagini sono potenti se usate bene.
Le fotografie, per esempio, possono spiegare passo dopo passo come procedere nello svolgimento di un'attività. Il testo, a questo punto, diventa quasi inutile anche perché non dovrebbe mai essere utilizzato per compensare eventuali carenze delle immagini.
Attenzione, però, a costruire bene le vostre istruzioni visuali.
Credo che molti di noi abbiano familiarità con certe istruzioni basate semplicemente su disegnini che risultano poco chiari. Chi non si è mai ritrovato un mobiletto da montare con davanti uno schema assolutamente incomprensibile?
In questo caso, le nostre istruzioni sarebbero certamente visuali, ma del tutto inutili. Se il contesto non è chiaro, le parti non sono chiaramente etichettate e le attività da svolgere sono illustrate contemporaneamente, questo schema risulterà persino peggiore di un lungo testo.
E che dire delle fotografie fuori fuoco, troppo piccole o prive dei dettagli fondamentali? Del tutto inutili, lo capite da soli.
Un'immagine, per essere davvero efficace, dovrà "parlare da sola" ed essere comprensibile da tutti.
Voi avete documenti basati sulle immagini? Ci raccontate qualcosa?
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
Le procedure e le istruzioni operative nascono proprio con questo scopo.
Documenti ben realizzati riescono a standardizzare il modo di lavorare, garantiscono l'efficienza e delineano chiaramente tutte le informazioni che servono.
Nonostante tutte queste buone intenzioni, però, spesso la documentazione tecnica non riesce a soddisfare le esigenze degli utenti multimediali di oggi.
Ai giorni nostri, una procedura o un'istruzione costituita da solo testo può risultare obsoleta perché non risulta coinvolgente né efficace.
Forse è davvero giunto il momento, anche nell'ottica della futura ISO 9001:2015 che ci porterà a rivedere molti nostri documenti, di ripensare il modo in cui creiamo la nostra documentazione tecnica.
Tradizionalmente, i nostri documenti sono composti da molti paragrafi di testo, una manciata di punti elenco e, a volte, qualche immagine o un diagramma.
Per anni l'approccio tramite il solo testo ha avuto un senso ma oggi, che ci piaccia o meno, le persone riescono a porre ben poca attenzione a un messaggio trasmesso solamente attraverso le parole.
Abbiamo a disposizione fotocamere digitali, cellulari di ultima generazione che catturano ottime immagini e programmi che ci rendono estremamente facile integrare nella documentazione tecnica le immagini. Perché non approfittarne per rendere tutto più leggero e fruibile?
Un approccio basato sulla visualizzazione dei concetti attraverso le immagini presto sarà la sola opzione praticabile se davvero vogliamo che l'utente moderno impari a lavorare in un certo modo all'interno di un'organizzazione.
Se non ci credete, sappiate che il 90% di tutte le informazioni elaborate dal nostro cervello è di tipo visivo e che il ricorso a schemi, memo, ecc. serve semplicemente per aiutarci a ricordare visivamente le cose.
Le immagini, inoltre, arrivano più velocemente al cervello e ci permettono di capire al volo come procedere.
Naturalmente chi apprezza la parola scritta si ribellerà a tutto questo ma, se vogliamo che le nostre procedure siano efficaci, è bene ricordare che le persone, in media, leggono solamente il 20% di un testo scritto, provando a comprendere lo stesso quello che c'è scritto. E' bene ricordarselo prima di scrivere e-mail fiume o distribuire report zeppi di parole.
Aggiungendo semplicemente alcune immagini ai nostri testi (che andranno ridotti di conseguenza) miglioreremo la loro comprensione.
Anzi, ancora meglio: progettate i vostri documenti creando prima le immagini e costruendoci attorno i testi, vedrete che tutto sarà più semplice se individuerete quali concetti possono essere trasmessi visivamente. Le immagini sono potenti se usate bene.
Le fotografie, per esempio, possono spiegare passo dopo passo come procedere nello svolgimento di un'attività. Il testo, a questo punto, diventa quasi inutile anche perché non dovrebbe mai essere utilizzato per compensare eventuali carenze delle immagini.
Attenzione, però, a costruire bene le vostre istruzioni visuali.
Credo che molti di noi abbiano familiarità con certe istruzioni basate semplicemente su disegnini che risultano poco chiari. Chi non si è mai ritrovato un mobiletto da montare con davanti uno schema assolutamente incomprensibile?
In questo caso, le nostre istruzioni sarebbero certamente visuali, ma del tutto inutili. Se il contesto non è chiaro, le parti non sono chiaramente etichettate e le attività da svolgere sono illustrate contemporaneamente, questo schema risulterà persino peggiore di un lungo testo.
E che dire delle fotografie fuori fuoco, troppo piccole o prive dei dettagli fondamentali? Del tutto inutili, lo capite da soli.
Un'immagine, per essere davvero efficace, dovrà "parlare da sola" ed essere comprensibile da tutti.
Voi avete documenti basati sulle immagini? Ci raccontate qualcosa?
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