Migliorare le performance (3)

Migliorare i processi

Agire sui processi è il terzo modo per migliorare le performance di un'organizzazione.

Si può migliorare sia la progettazione dei processi sia la loro esecuzione.
Un miglioramento in questo senso può consentire ai lavoratori di svolgere in modo più efficace ed efficiente i compiti che sono stati loro affidati, al fine di fornire una qualità di prodotti e di servizi superiore in tempi più brevi e con meno sforzo.

Quando i processi vengono ridefiniti o eseguiti in maniera leggermente diversa, i lavoratori devono essere nuovamente formati per poterli svolgere in modo efficace.
 
Spesso i miglioramenti di processo prevedono l'introduzione di una nuova tecnologia e questo ci fa rientrare nel caso precedente che abbiamo esaminato ieri. 
I cambiamenti richiesti dovranno, quindi, essere affiancati a quelli previsti precedentemente.

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Migliorare le perfomance (2)

Migliorare la tecnologia

Introdurre nuove tecnologie all'interno dell'azienda o migliorare quelle già esistenti è il secondo modo per migliorare le performance di un'organizzazione.

La tecnologia può automatizzare la gestione delle informazioni e di certe attività fino a rendere l'azienda più produttiva perché la porta a consegnare una maggiore quantità di prodotti di qualità e
di servizi.

Sfortunatamente, però, se non si segue a dovere il processo di introduzione di una nuova tecnologia in azienda, si rischia di abbattere la produttività delle persone invece di aumentarla.
Il perché è presto spiegato: i lavoratori spesso non vengono addestrati a dovere ad utilizzare la nuova tecnologia in maniera efficace ed efficiente.
 
Un miglioramento della tecnologia richiede quasi sempre alcune modifiche nelle conoscenze e nelle competenze del lavoratore ed è per questo che vanno definiti e poi seguiti a dovere i processi necessari ad accogliere degnamente la nuova tecnologia in azienda.

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Migliorare le performance

Le performance possono essere migliorate in tre modi:

1. migliorando le persone
2. migliorando la tecnologia
3. migliorando i processi

Migliorare le persone
 
Le persone possono migliorare solo se migliorano le loro conoscenze, le loro capacità e le loro competenze.

Queste tipologie di cambiamenti possono permettere loro di svolgere compiti in maniera più efficace ed efficiente.
 
Un lavoro costante e sistematico volto a diffondere l'apprendimento per aumentare il patrimonio di conoscenze dell'azienda, provoca una diminuzione dei costi necessari per sostenere l'acquisizione di nuove conoscenze o per sostituire il personale che lascia l'azienda.

E' importante, dunque, che i processi possano avvalersi di personale appartenente a tutto lo spettro delle fasi previste per la formazione: dal giovane nuovo assunto che deve ancora imparare tutto, al professionista già formato che entra in azienda per apportare conoscenze nuove, fino ad arrivare al senior che ha maturato conoscenze importanti all'interno dell'organizzazione.

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Migliorare se stessi

Avete già abbandonato i buoni propositi di Capodanno? 
Non c'è da vergognarsi. Le ricerche ci dicono che un quarto delle persone che decidono di adottare un buon proposito, si perdono per strada dopo nemmeno una settimana. 
Sembra che sia tipico della natura umana mirare molto in alto e poi non riuscire a centrare l'obiettivo. 
Che si tratti di fare ginnastica con maggiore regolarità, di ridurre gli acquisti impulsivi o - semplicemente - di mantenere la scrivania in ordine, chiunque abbia provato a cambiare un'abitudine acquisita da lungo tempo sa quanto possa essere frustrante e difficile un cambiamento duraturo.

Ma perché migliorarsi è così difficile, nonostante tutte le nostre buone intenzioni? Cosa sanno in più di noi quei pochi che riescono a migliorare su base continua?


Cambiare stile di vita richiede una grande capacità di adattamento mentale e tanta motivazione. Sognare in grande è divertente, ma occorre ridimensionare le nostre aspettative in modo da renderle più realistiche e capaci di prepararci meglio alle sfide da affrontare.  

La cosa migliore è partire da piccoli obiettivi a breve termine che ci consentano di costruire fiducia in noi stessi e nel nostro modo di affrontare i problemi e risolverli. 
L'approccio graduale funziona proprio perché aumenta un ingrediente essenziale per il raggiungimento degli obiettivi: la fiducia.
Un primo passo fondamentale per eliminare una cattiva abitudine è comprendere perché l'abbiamo adottata. 
Del resto, ciò che rende le abitudini così difficili da cambiare è proprio ciò che le rende così preziose per noi. Le abitudini ci rendono la vita facile e per trovare la forza di romperle occorre rompere il meccanismo perverso che le genera, ad esempio riducendo gli indizi situazionali che le generano (fare la strada a piedi se si vuole eliminare l'abitudine di fumare alla fermata dell'autobus è un buon esempio di ciò che si intende).

Anche smetterla di sovrastimare la propria capacità di interrompere una cattiva abitudine ci aiuterà a guardare in faccia la realtà. 
Avete mai notato che quelli che dicono che possono smettere quando vogliono di fare qualcosa di negativo sono proprio coloro che hanno più difficoltà a farlo?

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Input al processo di miglioramento

Nell'articolo che abbiamo pubblicato oggi e che trovate in homepage si parla di input al processo di miglioramento prendendo in esame due aree molto diverse tra loro: la Produzione e la Contabilità.

Proviamo a trovare questi stessi output anche in altre 3 aree, volete? Iniziamo subito!

Qualità

- percentuale di lotti rifiutati per errori
- numero di modifiche tecniche che avrebbero dovuto essere rilevate nella revisione del progetto
- errori nei rapporti
- tempo necessario per intraprendere un'azione correttiva

Progettazione

- numero di modifiche tecniche per documento
- numero di errori rilevati durante la revisione del progetto
- numero di errori rilevati nella validazione del progetto
- entità e rispetto del time to market previsto

Acquisti

- costi di spedizione
- tempi morti per mancanza di pezzi
- numero di pezzi fuori specifica accettati
- tempo che intercorre fra l'invio dell'ordine e il ricevimento dei pezzi
- eccesso di inventario
- variazioni agli ordini d'acquisto a causa di errori
- materiali ricevuti in ritardo
- scarti a causa della descrizione incompleta

Ve ne vengono in mente altri?

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Migliorare con la Qualità il dipartimento Risorse Umane

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Come tutti noi sappiamo, ogni dipartimento aziendale può trarre grande giovamento da un'azione ben pianificata di miglioramento.

Il problema, però, è che spesso non si sa da dove partire per analizzare cosa bisgna migliorare.

Proviamo, dunque, a dare qualche spunto per avviare un miglioramento nell'area delle Risorse Umane.

1) Qual è il livello di considerazione che i clienti hanno del nostro personale?
2) Qual è la qualità della formazione e dello sviluppo del nostro personale?
3) Com'è il morale delle persone che lavorano in azienda?
4) Qual è il livello di "retention" dei talenti aziendali?

Un consiglio per migliorare la Qualità? Provate a camminare lentamente

(Leggi tutte le riflessioni dello Staff di QualitiAmo sul forum di QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)

Oggi vi illustreremo la bella teoria che Ron Pereira ha pubblicato qualche tempo fa su LSS Academy.

State provando a diventare dei leader migliori? Volete riuscire a migliorare l'impatto del vostro lavoro sull'intera organizzazione?
Se è così perché non provate a prendere in considerazione l'idea di camminare semplicemente più lentamente all'interno dell'azienda dove lavorate e a parlare di più con i vostri colleghi?

Esprimendoci con termini squisitamente "lean", potremmo citare l'abusata frase "genchi genbutsu" che significa: "vai sul posto e cerca di capire cosa sta succedendo".

In altre parole, i problemi non si affrontano stando seduti nella sala riunioni ma si risolvono andando presso le postazioni di lavoro e parlando con la gente.

Cercate, dunque, di trovare il tempo per fare dei giri quotidiani nei reparti produttivi e per fare due chiacchiere con i colleghi che avete poche occasioni di frequentare.
Mostrate di avere un'anima e un cuore e vedrete che le persone vi parleranno volentieri e vi illustreranno quello che, a loro giudizio, non funziona.

I leader migliori sono quelli che attraversano i reparti seguiti da sorrisi e cenni di saluto.
E voi? Avete mai provato a misurare quanti ne ricevete?

Risolvete i problemi o migliorate i processi?

Siete soliti limitarvi a risolvere i problemi o cercate di migliorare i processi della vostra organizzazione?

In altre parole se trovate un problema e lo risolvete, avete migliorato il vostro processo oppure no?

Forse...

Di sicuro risolvere i problemi che si verificano è di fondamentale importanza ma non è paragonabile al miglioramento continuo dei processi.

Risolvere i problemi

Risolvere i problemi è un'attività che si limita a questioni "locali" (di un'area aziendale, di un ufficio, di un particolare macchinario...). Solitamente non vengono prese in considerazione le relazioni con tutte le altre aree organizzative.
Così operando, il risultato di sistemare un problema può provocarne un altro da un'altra parte ancora maggiore.

La situazione è paragonabile a quella di cercare di trovare una località senza avere una mappa. Probabilmente troveremo il posto ma ci metteremo molto di più e dovremo andare per tentativi.

Miglioramento dei processi

Migliorare i processi significa, invece, occuparsi di una questione su scala globale, prendendo in considerazione tutta l'organizzazione e le ripercussioni della nostra attività.

L'idea di fondo è quella di andare in giro con la mappa, scoprendo quali equilibri possiamo intaccare andando a lavorare su un punto ben preciso del processo.

Migliorare i processi significa dare una priorità a quei problemi che, se affrontati, possono migliorare gli output dei nostri processi.

La regola di Pareto vale sempre ed è dimostrato che le persone passano spesso l'80% del tempo a cercare di risolvere problemi e solo il 20% a migliorare i processi. Questo modo di agire porta, inevitabilmente, ad avere nuovi problemi e meno tempo per migliorare.

Comportarsi in questo modo è umano perché la risoluzione di un problema ci gratifica nell'immediato, mentre un'attività di studio e di revisione del processo paga solo alla lunga anche se paga decisamente di più.

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La vostra organizzazione ha bisogno di migliorarsi?

Partiamo dal principio che tutti possono migliorare, anche i più bravi e che migliorarsi è fondamentale per restare a galla in un momento difficile come questo.

Ci sono però dei punti fondamentali che evidenziano che un'organizzazione ha bisogno non solo di migliorarsi ma di farlo in fretta, prima che sia troppo tardi.

A nostro giudizio sono questi:

1) Ci sono molti ritardi e non conformità. Si rincorrono i problemi per risolverli piuttosto che prevenirli.

2) I clienti reclamano moltissimo. Questo punto è letale, ricordatevi che, da uno studio fatto di recente, per ogni cliente che reclama ce ne sono almeno altri 16 che tengono la bocca cucita ma vi abbandonano.

3) I fornitori si lamentano per i tempi stretti che gli lasciate.

4) I vostri collaboratori si lamentano perché non riescono a lavorare bene e in maniera serena.

5) Nella vostra organizzazione si tende più a colpevolizzare le persone che a concentrasi sulla risoluzione dei problemi

6) Sentite ripetere troppo spesso la frase "abbiamo sempre fatto così".

7) I margini di guadagno sono stretti, le spese aumentano, l'azienda non cresce. Gli errori si mangiano i guadagni e la mancanza di una strategia fa aumentare le spese.

8) Il personale che assiste i clienti non riesce più a stare dietro al lavoro che ha, gli interventi in garanzia aumentano di continuo.

9) Spendete cifre esagerate per implementare controlli ad ogni livello.

10) Assenteismo e turnover del personale sono alti.

Ragionateci su. Quanti di voi lavorano in organizzazioni che hanno bisogno di migliorarsi?

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