giovedì 9 febbraio 2012

Trasformare i collaboratori in ambasciatori dell'organizzazione

Sull'ultimo numero di "Management" (la versione francese) ho letto un articolo interessante che spiegava come trasformare i propri collaboratori in veri e propri testimonial dell'organizzazione per cui lavorano.
Provo a riassumervi i concetti principali.

Ogni dipendente riflette l'immagine dell'azienda per cui lavora perché, che si trovi in un ambito professionale o in un ambito personale tenderà a parlare delle proprie condizioni di lavoro, del responsabile, delle strategie aziendali o dei prodotti/servizi commercializzati.

Il primo passo da compiere, dunque, è quello di scoprire quale immagine abbiano i dipendenti dell'azienda per cui lavorano. Basterà fare una dozzina di domande ben formulate che ricalchino questi esempi:

"le mie opinioni vengono prese in considerazione all'interno dell'azienda?"
"ho tutti gli strumenti necessari per fare al meglio il mio lavoro?"

Trovate due esempi di questionario soddisfazione cliente interno nella sezione documenti di QualitiAmo.

Potete anche fare interviste personalizzate alle persone che ritenete più motivate e più portate a ricoprire il ruolo di ambasciatori dell'immagine aziendale.

Un'altra cosa da fare, quando il quadro della motivazione interna sarà ben chiaro, è quello di provare a sviluppare un sentimento di appartenenza perché l'unico modo che abbiamo per far parlare bene i dipendenti dell'azienda per la quale lavorano è che essi ne condividano i valori e stimino i loro capi.
Per agire in questo senso potreste, ad esempio, costruire dei momenti ad hoc di condivisione come viaggi collettivi (ad esempio per visitare una fiera) o incontri extralavorativi o, ancora, coinvolgere i lavoratori in progetti umanitari che possano renderli orgogliosi di ciò che hanno fatto tutti insieme.
E' ovvio, però, che queste iniziative avranno successo solo negli ambienti giusti quindi saranno da evitare se il clima non è dei migliori.

Domani vedremo altri suggerimenti che ci insegneranno a coinvolgere i collaboratori, trasformandoli in casse di risonanza per l'immagine aziendale.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

mercoledì 8 febbraio 2012

Lavorare meno

Sul numero di gennaio di "Migliorare" ho trovato i consigli di J. D. Drake per lavorare meno o, meglio, per riequilibrare il tempo dedicato all’azienda e al nostro ambito privato.
Ve li riporto.
  1. Rendere la pausa pranzo una faccenda personale: significa “staccare” dal lavoro almeno durante la pausa. Diamoci il tempo di fare un salto in piscina, leggerci un libro, fare una passeggiata sotto il sole.
  2. Fissare scadenze più ragionevoli: stabilire una corretta priorità per ogni attività da svolgere e non voler fare tutto subito, anche se non c’è urgenza.
  3. Rifiutare determinati compiti: non accettare, solo per sentirsi più importanti, incarichi aggiuntivi che comporteranno più tempo in ufficio.
  4. Dichiarare la tua priorità per la famiglia: ristabilisci un nuovo accordo con il tuo titolare in modo che lo sappia e in modo da non dover giustificare ogni volta che alle 18.00 devi assolutamente uscire dall’azienda.
  5. Evitare viaggi di lavoro nei fine settimana e/o portare con te la famiglia nei tuoi viaggi.
  6. Fissare rigidi appuntamenti personali: nel tempo non lavorativo fissa appuntamenti personali inderogabili e attribuisci loro la stessa importanza di quelli di lavoro.
  7. Fissare dei limiti da non superare: fissa un orario oltre il quale non lavorerai, tranne in casi eccezionali.
Cosa ne pensate? A vostro giudizio sono consigli facilmente adottabili oppure no?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

martedì 7 febbraio 2012

Fare le domande (4)

Domande per le quali si prevede già una risposta

Domande di questo tipo vengono utilizzate per due scopi principali:
 
1) per avere la conferma di qualcosa di cui non si è del tutto sicuri:

 
   - l'ufficio chiude alle cinque, vero?
   - è stato promosso il mese scorso, vero?
   - avete incontrato il signor Rossi prima, vero?

 
2) per raggiungere un accordo:

 
   - avrai pronto questo documento per venerdì, vero?
  - è essenziale mantenere la scadenza prevista, vero?



Voi siete abituati a scegliere in anticipo quale tipologia di domande adottare a seconda delle situazioni, oppure vi affidate all'istinto?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

lunedì 6 febbraio 2012

Fare le domande (3)

Le domande doppie

Le domande doppie sono molto utili per:

1) spiegare meglio ciò che si vuole sapere:
 
   - puoi dirmi di più sul processo? Voglio dire, come funziona?
   - quanto tempo ci vorrà? Quando è il termine ultimo?

 
2) scoprire esattamente ciò che gli altri intendono dire, controllando alcune parti specifiche delle loro risposte :

 
   - di alta qualità? Potete specificare esattamente cosa si intende?
   - persone qualificate? Quali qualifiche dovrebbero avere esattamente?


Chiuderemo questo discorso domani, esaminando le domande per le quali si prevede già una certa risposta. 

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

venerdì 3 febbraio 2012

Fare le domande (2)

Domande per il follow-up

Le domande per il follow-up (approfondimento).
Se si vuole verificare di aver capito bene qualcosa o se vogliamo confermare alcuni dettagli, è possibile utilizzare le domande di follow-up.  

Ovviamente, se vogliamo risposte dettagliate, staremo ben attenti a non fare domande chiuse  mentre useremo proprio le domande chiuse per controllare al volo alcune informazioni.

A proposito: sapete cosa sono le domande chiuse? Sono quelle domande che richiedono semplicemente un "sì" o un "no" nella risposta come, ad esempio:

- avete intenzione di andare a Tokyo la prossima settimana?- avete incontrato tutti i clienti nel vostro viaggio in Francia del mese scorso? 

Le domande di follow up possono servire anche per approfondire le ragioni e le opinioni altrui:

- perché pensi questo?- sono queste le uniche ragioni?

- secondo te qual è un prezzo ragionevole?
Sempre grazie alle domande di follow-up è possibile verificare i fatti:

 
- quando saremo in grado di incontrare il cliente?
- quando inizia la produzione?


Lunedì parleremo delle domande doppie e scopriremo in quali contesti possono esserci utili.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

giovedì 2 febbraio 2012

Fare le domande

Fare domande è un'arte e ognuno di noi può provare a rendere i propri scambi di opinioni con le altre persone ancora più interattivi imparando a fare bene le domande.

A volte, ad esempio, si vuole scoprire quali sono le opinioni o le sensazioni di un'altra persona.Altre volte, si desidera ragionare insieme su dati o valori statistici.

In questa sede proveremo a darvi qualche consiglio per aiutarvi a fare la domanda giusta al momento giusto:

Le domande aperte

 Se formulerete domande aperte, otterrete probabilmente risposte più complete. 
 È possibile utilizzare le domande aperte in due modi:

- per stimolare la discussione
- per ricavare informazioni

Le domande aperte contengono spesso una delle famose "w" anglosassoni:

- "what" = "cosa" (es: "cosa vuoi fare in futuro?")


- "why" = "perché" (es: "perché avete bisogno di questo tipo di servizio?")
- "when" = "quando" (es: "quando è incominciato il problema?")
o una domanda relativa al "come"
(es: "come intendete procedere?")

Con le domande aperte è anche possibile fare in modo che l'altra persona si apra, scoprendo così comele sue idee facciano parte di un quadro più ampio.

Ad esempio, potremmo chiedere:- Come ti regoli per sapere a quale persona affidare questa lavorazione?- Cosa fai quando il tuo superiore non è disponibile per gestire velocemente una certa situazione?

Domani parleremo delle domande per un buon follow-up.

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)

mercoledì 1 febbraio 2012

Dare un feedback: diverse modalità (3)

Un'altra situazione in cui un manager potrebbe voler dare una critica diretta è quando al dipendente è già stato detto più volte di migliorare.
 
Qui vediamo sempre il nostro Direttore Vendite, Giovanni, che incontra uno dei suoi Commerciali, Diego:


Giovanni: "come tuo responsabile è mio dovere segnalarti quando non lavori bene, sei d'accordo?"
Diego: "...uhm, credo di sì"

Giovanni: "...e quante volte ti ho già detto che non sono affatto contento di ciò che fai? Quante volte mi sono offerto di aiutarti dicendoti di parlarmi apertamente dei tuoi problemi e che ti avrei dato una mano, pur continuando a seguire da vicino il tuo lavoro?" 
Diego: "Sì, però..."
Giovanni: "ne abbiamo parlato più di una volta. Le cose, però, continuano a non funzionare. 

Guarda, Diego, sono costretto a metterti in guardia: o cambi registro o mi vedrò costretto a consigliarti di cercare un nuovo lavoro ma ti avverto che, continuando ad agire in questo modo, non farai bene da nessuna parte"

In questo caso siamo in presenza di una valutazione negativa molto diretta e si capisce che la reazione del responsabile è dettata da problemi ricorrenti che sono già stati discussi più di una volta.

Apprendiamo che Giovanni si era offerto di aiutare Diego, ricordandogli - però - che avrebbe continuato a seguire il suo operato da vicino.

Giovanni termina il suo feedback dando a Diego un ultimo avvertimento e, anche in questo caso, il messaggio è molto diretto.


Cosa ne pensate? Voi come avreste agito? Trovate corretta la gestione del feedback da parte di Giovanni nei tre casi?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)