La riunione del mattino: come migliorarla?

Chi di voi è abituato a fare una breve riunione mattutina per fare il punto sulla situazione? Molti, crediamo.

Bene, vediamo allora come si può migliorare questa particolare tipologia di incontro.

Una caratteristica che va sicuramente associata al meeting mattutino è la sua brevità (massimo 15-30 minuti) e il fatto di svolgersi vicino alle postazioni di lavoro della maggioranza dei partecipanti in modo da permettere loro di tornare subito al lavoro una volta terminato il meeting.

Nella riunione del mattino è buona regola parlare dei problemi che si sono originati il giorno prima e fissare le azioni per contrastarli (immediatamente, se possibile, o rimandando ad un incontro mirato successivo).
In questa sede è inutile discutere problemi vecchi che non sono stati risolti fino a quel momento. Queste problematiche, all'apperenza di più lunga risoluzione, dovranno essere discusse in incontri dedicati che nulla dovrebbero c'entrare con la rapida riunione mattutina che serve per fare il punto sui lavori in corso e per discutere eventuali modifiche richieste il giorno prima dai clienti.

Se il vostro morning meeting non funziona, fatevi le seguenti domande e cercate di dare loro una risposta:

1) cosa stiamo cercando di fare con questi incontri?
2) le cose sono migliorate da quando facciamo la riunione del mattino? Se la risposta è "no", provate a dare un voto ad ogni incontro che farete (chiedete a tutti i partecipanti di fare la stessa cosa) e vedete quali incontri otterranno il punteggio maggiore, cercando di capire perché hanno funzionato
3) cosa possiamo cambiare perché le riunioni siano più efficaci? Ad esempio potreste pensare di diminuire il numero di partecipanti o la frequenza degli incontri, di prepararvi un ordine del giorno snello, di prendere decisioni votando per alzata di mano, di verbalizzare brevemente ciò che vi dite, ecc.

Chi di voi fa la riunione del mattino? Funziona?

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