Rendere una non conformità inattaccabile

Vi è già capitato che, dopo aver segnalato una non conformità in sede di verifica ispettiva interna, i vostri colleghi vi dicessero:

- "non capisco di cosa tu stia parlando..."
- "che cos'è una non conformità?"
- "quali requisiti sono stati violati, scusa?"

Se avete risposto sì, probabilmente non avete argomentato bene la problematica riscontrata.

Tra gli errori che si riscontrano abitualmente analizzando le non conformità evidenziate dagli auditor ISO 9001 interni troviamo le seguenti:

• il problema viene legato ad un "incidente" specifico e non legato ad una visione sistemica
• il problema è descritto in modo da non essere compreso dopo alcuni giorni che è stato riscontrato (perché mancano riferimenti che lo rendano circostanziabile anche dopo lungo tempo)
• non è stato identificato il requisito disatteso (se possibile, riportate il testo del requisito)
• non è stato identificato il processo dove si è riscontrata la non conformità
• non è stata identificata l'evidenza oggettiva capace di supportare la non conformità (meglio sarebbe, addiritttura, evidenziarne più di una a supporto del fatto che il processo non funziona
• non è stata richiesta e concordata un'azione correttiva
• il testo della non conformità non è scritto in un italiano ben comprensibile a tutti
• il testo contiene ambiguità e non è coinciso

Se, ad esempio, mi limitassi a scrivere: "sono stati riscontrati due strumenti di misura non tarati" capite bene che mancherebbero:

- i riferimenti al requisito disatteso
- le indicazioni relative ai due strumenti (quali sono?, Quando sono stati tarati l'ultima volta?)
- una visione sistemica del problema
- una prova del fatto che il processo non funziona (si potrebbe pensare che il problema sia limitato solo ai due strumenti)

Cosa ne pensate?

(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)