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giovedì 29 gennaio 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 9

Con la nona definizione della ISO 9001:2015, arriviamo a quella che è un po' l'ossatura dell'intera norma: la gestione del rischio.

Si parla proprio di rischio, infatti, e la definzione risulta completamente nuova perché non contenuta nella ISO 9000:2005. Vi preghiamo di prestare grande attenzione a questo argomento perché si tratta di una delle grandi rivoluzioni del nuovo standard.

Il rischio viene definito come l'effetto dell'incertezza relativa a un risultato atteso.

Ci sono ben cinque note che completano questa definizione. Esaminiamole una ad una.

La prima si limita a spiegare che l'effetto di cui si parla sopra è una deviazione, positiva o negativa, da ciò che ci si aspetta.
Quella che potrebbe sembrare una precisazione inutile, in realtà, ci aiuta a inquadrare immediatamente il rischio come qualcosa che può avere anche un'accezione positiva. I rischi, dunque, vanno esaminati anche in un'ottica di opportunità.

La seconda nota ci spiega cosa significa "incertezza" che viene definita come uno stato, anche parziale, di mancanza di informazioni utili per comprendere qualcosa.
Anche questa nota è fondamentale e richiede che si comprenda a fondo quanto la gestione delle informazioni sarà fondamentale per una buona gestione dei rischi.

La terza nota fa riferimento alla guida ISO 73:209, che contiene le definzioni relative al risk management, per affermare che il rischio è spesso caratterizzato da una relazione tra gli eventi potenziali e le successive conseguenze.

La quarta nota aggiunge che il rischio si esprime spesso in termini di una combinazione delle conseguenze di un evento e della probabilità che questo capiti. Chiunque abbia mai sentito parlare di FMEA sa a cosa ci stiamo riferendo (questa è un'istruzione che avevamo trovato in rete e che riguarda la sua applicazione).

L'ultima nota specifica che il termine "rischio" a volte viene utilizzato solamente quando le conseguenze ad esso associate sono solamente negative. Ma non è questo che vogliamo noi donne e uomini della nuova Qualità, vero? ;)

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mercoledì 28 gennaio 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 8

La definizione di cui ci occuperemo oggi, l'ottava contenuta nella bozza della ISO 9001:2015, è quella di "obiettivo".

Anche in questo caso, il sostantivo utilizzato da solo (senza l'aggiunta di "per la qualità") è una novità da collegarsi al fatto che le definizioni serviranno in più contesti, non più solo al mondo della Qualità.

Se la definizione contenuta nella ISO 9000:2005, infatti, è la seguente: "qualcosa cui ci si aspira o a cui si mira, relativo alla qualità" la nuova definizione è più generica ma anche più stringente: "qualcosa da raggiungere".
Non si fa più riferimento alla Qualità, come potete vedere, è si utilizza il verbo "to be achieved" al posto di "sought, or aimed for". Non ci si deve più limitare a "cercare di", "sforzarsi di" o "mirare a" ma bisogna centrare il risultato.


Anche le note di accompagnamento alla definizione cambiano.
Nell'attuale ISO 9000:2005 c'erano solamente due note che precisavano che gli obiettivi per la qualità si basano generalmente sulla politica per la qualità dell'organizzazione e che sono generalmente specificati per i pertinenti livelli e funzioni nell'organizzazione.

La nuova ISO 9001:2015 ha ben quattro note che completano questa definizione. Esaminiamole nel dettaglio.

La prima ci spiega che un obiettivo può essere di tre tipi:
  • strategico - cioè da intendersi come accortamente diretto al raggiungimento di un determinato scopo. Questo è un obiettivo che fa capo all'alta direzione;
  • tattico - relativo, cioè, all'utilizzo di metodi, principi ed accorgimenti. Nella nostra interpretazione, siamo nel campo del middle management;
  • operativo - gli obiettivi vanno definiti ad ogni livello, anche i più operativi. Qui ci troviamo, dunque, ai livelli più bassi della catena del comando che sono, però, comunque estremamente importanti per l'ottenimento degli obiettivi superiori.
La ISO 9001:2015 ci spiega, dunque, che un obiettivo va prima definito strategicamente, per poi essere messo in pratica a livello tattico e svolto operativamente.

La seconda nota aggiunge poco alla definizione perché si limita a specificare che un obiettivo può riferirsi a discipline differenti quali, ad esempio, il campo finanziario o quello della salute e sicurezza, ecc. e che può riferirsi a diversi livelli (strategico, di progetto, di prodotto, ecc).

Con la terza nota si specifica che un obiettivo può essere definito anche in altri modi quali un risultato previsto, uno scopo, ecc.

La nota conclusiva, la quarta, chiude la definizione specificando che in un contesto di Sistema di gestione per la Qualità, gli obiettivi per la qualità si basano sulla politica per la qualità e sono fissati dall'organizzazione per raggiungere precisi risultati.

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martedì 27 gennaio 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 7

Oggi ci occuperemo della definizione di "politica" che, in quanto termine utilizzato da solo, è una novità nella terminologia della ISO 9001.

La ISO 9000:2005, infatti, ci aveva spiegato cosa fosse la politica per la qualità, specificando che si trattasse degli obiettivi ed indirizzi generali di un'organizzazione, relativi alla qualità ed espressi in modo formale dall’alta direzione.

Aggiungeva, casomai ce ne fosse bisogno, che di regola la politica per la qualità è coerente con la politica complessiva dell'organizzazione e fornisce una struttura per individuare gli obiettivi per la qualità e che i principi di gestione per la qualità della ISO 9000:2005 (illustrati nel dettaglio dalla ISO 9004) possono costituire una base per stabilire una politica per la qualità.

La nuova definizione non aggiunge nulla ma toglie la precisazione relativa alla coerenza con la politica complessiva dell'organizzazione perché non parla più di "politica per la qualità" ma semplicemente di "politica" (policy). Per questo motivo, viene rimossa dalla definizione anche la seconda precisazione relativa ai principi di gestione per la qualità.

Tutto questo è da intendersi come una generalizzazione della terminologia e delle definizioni che potranno applicarsi, in questo modo, a diversi ambiti: Qualità, Ambiente, ecc.

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lunedì 26 gennaio 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 6

La definizione successiva che ritroviamo nel paragrafo 3 della nuova ISO 9001:2015 è "efficacia".

Di efficacia abbiamo parlato tante volte, soprattutto contrapponendola al concetto di "efficienza".


La nuova norma non cambia nulla rispetto alla definizione contenuta nella ISO 9000:2005 che spiega come l'efficacia sia il grado di realizzazione delle attività pianificate e di conseguimento dei risultati
pianificati.

E' efficace chi raggiunge un obiettivo, indipendentemente dalle risorse che ha utilizzato per arrivarci.
Essere efficaci è un concetto che appartiene al vecchio modo di intendere la Qualità, completamente avulso da una gestione oculata delle risorse. Oggi è decisamente più interessante il concetto di efficienza che lega ciò che si fa e gli obiettivi raggiunti alle risorse utilizzate per riuscirci.

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venerdì 23 gennaio 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 5

Arriviamo alla definizione di "top management".

La bozza della nuova ISO 9001:2015 ci dice che il l'alta direzione è costituite da una persona o da un gruppo di persone che dirige e controlla l'organizzazione al suo livello più alto.

Fin qui nulla di nuovo rispetto alla definizione che ne dà la ISO 9000:2005.
La ISO 9001:2015, però, aggiunge un paio di note per chiarire meglio in cosa consista questa istituzione.

Nota 1: è il top management che ha il potere di delegare ad altri l'autorità e di fornire risorse.
Sembra una nota marginale ma non lo è affatto.
Quando un lavoratore non viene messo nelle condizioni di poter svolgere in maniera efficace le attività che gli sono state affidate il problema è dell'alta direzione che non gli ha dato l'autorità necessaria o che non l'ha dotato delle risorse per poter essere davvero efficace.

Nota 2: se lo scopo del sistema di gestione copre solamente una parte dell'organizzazione, il termine "alta direzione" fa riferimento solamente a coloro che dirigono ed esercitano un controllo diretto su quella parte dell'organizzazione.

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giovedì 22 gennaio 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 4

"Sistema di gestione" è la definizione data nel paragrafo 3 (3.04) della nuova ISO 9001:2015 di cui ci occuperemo oggi.

La definizione data nel nuovo standard è che un sistema di gestione non sia altro che un insieme di parti correlate che interagiscono una con l'altra per stabilire le politiche, gli obiettivi e i processi necessari per il raggiungimento di questi obiettivi.

Anche in questo caso, come nell'attuale ISO 9000:2005, viene spiegato che un sistema di gestione di un'organizzazione può includere sistemi di gestione differenti, quali un sistema di gestione per la qualità, un sistema di gestione finanziaria o un sistema di gestione ambientale.

Ciò che viene specificato da adesso in poi, invece, è una "novità" della ISO 9001:2015.
Vediamolo nel dettaglio.

Gli elementi di un sistema di gestione stabiliscono la struttura dell'organizzazione che se ne serve, i suoi ruoli, le responsabilità che vengono distribuite al suo interno, ma serve anche per pianificare le azioni, per portare avanti le attività quotidiane, per stabilire le politiche e per stabilire tutto ciò che serve per raggiungere gli obiettivi che l'organizzazione si è posta.
In una sola frase avete tutta la pianificazione del vostro Sistema Qualità!

Un'ultima nota, anche questa nuova, specifica che lo scopo di un sistema di gestione può includere l'organizzazione nel suo insieme, alcune funzioni ben specifiche, alcune sue parti oppure alcune funzioni appartenenti a un gruppo di organizzazioni. Anche questo risolve un bel po' di dubbi cha abbiamo avuto in questi anni, non credete?

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mercoledì 21 gennaio 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 3

Un'altra definizione che ritroviamo nel paragrafo 3 della nuova ISO 9001:2015 è quella di "requisito".

Il requisito è una necessità che è obbligatorio rispettare (ad esempio per una cogenza) o una necessità che è stata chiaramente espressa.
Può trattarsi anche di qualcosa di implicito ma la norma - in questo caso - si preoccupa di chiarire che questo vale solamente quando è prassi comune nell'organizzazione oppure tra le parti interessate che questa aspettativa sia implicita.

Un'altra nota che viene offerta per chiarire meglio il concetto di requisito è che, quando non è accettato da entrambe le parti che possa essere implicito, deve essere ben dichiarato, ad esempio in un'informazione documentata di cui parleremo nei prossimi giorni ma che, per ora, possiamo dire sostituisca come termine il vecchio "documenti" (Manuale della Qualità, procedure, istruzioni di lavoro, disegni, specifiche, ecc.).

Tutte le parti interessate, potenzialmente, possono definire un requisito: i clienti, i tecnici dell'organizzazione, i fornitori.

La norma conclude questo paragrafetto dedicato ai requisiti con l'unica vera "novità", se così si può chiamare, spiegando che, per soddisfare in toto un cliente, potrebbe essere necessario soddisfare una sua aspettativa anche se non è stata dichiarata in maniera esplicita e non è obbligatorio soddisfare.
Come vedete, niente di particolarmente innovativo dato che da anni la famiglia delle ISO 9000 ci ha abituato a ragionare anche sui requisiti impliciti. La Qualità, in fondo, è garantire la soddisfazione delle esigenze esplicite ed implicite dei clienti, al costo minimo e confrontandosi di continuo con la concorrenza e la norma attualmente in vigore, la ISO 9001:2008, ai punti 5.2, 7.2.1 e 8.2.1 ci aveva già fatto intuire, pur non specificandolo direttamente, che le organizzazioni più avvedute e orientate al cliente devono per forza di cose seguire questa strada.

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martedì 20 gennaio 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 2

La seconda definizione che ritroviamo nel paragrafo 3 della nuova ISO 9001:2015 è: "parte interessata" (interested party) che viene definita come la persona o l'organizzazione che può avere un effetto su una decisione o un'attività di un'organizzazione oppure che può subire una decisione o un'attività della medesima o pensare di esserne in qualche modo colpita.

Sono esempi classici di "interest party" i clienti, i fornitori, i proprietari dell'organizzazione, i suoi lavoratori, le banche che si relazionano con essa, i sindacati, i partner commerciali, i concorrenti, i soci, utilizzatori finali, distributori, rivenditori, ecc.

La parte interessata, dunque, ha una parte diretta nel successo di un'organizzazione o nel suo insuccesso oppure può subire ciò che l'organizzazione fa.
Questa relazione può essere diretta (lavoratori, proprietari, fornitori, ecc.) oppure indiretta quando, ad esempio, la parte interessata si preoccupa relativamente alla performance dell'organizzazione pur non interagendo direttamente con lei (ad esempio perché il suo fallimento potrebbe ripercuotersi sulle persone che abitano il territorio).

Oggi si preferisce il termine "interested parties" a "stakeholders" (termine ammesso per indicare lo stesso concetto) e all'interno della ISO 9001:2015 lo ritroviamo spesso accompagnato dall'aggettivo "relevant" (rilevante) per sottolineare come le organizzazioni debbano avere criteri chiari per definire chi siano davvero le parti interessate più rilevanti per il proprio sistema di gestione (in questo caso della Qualità).

Il concetto di "interested parties" fu introdotto per la prima volta nella ISO 9004:2000. Nella versione precedente, quella del 1994, le parti interessate erano rappresentate solamente dai clienti. A partire dalla famosa "vision", l'attenzione si spostò anche su tutte le altre parti portatrici di interessi.

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