Un Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) avrà sempre bisogno di un metodo per controllare i propri documenti e, anche se i nuovi requisiti della ISO 9001:2015 non richiedono una
procedura documentata per il controllo documentale, vi è ancora questa
necessità di controllare le informazioni documentate.In
effetti, i nuovi requisiti contenuti nel punto 7.5 della nuova ISO 9001: 2015 "Informazioni documentate", non sono
molto diversi da quelli già presenti nella versione del 2008.
C'è ancora la necessità di dimostrare che:
- i documenti siano stati approvati prima del loro utilizzo
- vengano regolarmente riesaminati e aggiornati
- le loro versioni siano leggibili e ben identificabili
- i documenti pertinenti a una certa attività siano disponibili presso il punto di utilizzo
- i documenti obsoleti vengano rimossi per impedirne l'usoSe si dispone già di una procedura per il controllo di documenti che è conforme alla norma ISO 9001:2008, quindi, questa procedura continuerà ad essere utile anche con il nuovo standard.
Inoltre, non c'è nemmeno la necessità di modificare i termini in uso se li trovate utili per la vostra realtà e se desiderate continuare a parlare di "documenti" e di "registrazioni" invece che di "informazioni documentate".
Del resto è del VOSTRO Sistema Qualità che stiamo parlando, giusto?
Premesso tutto questo, ci permettiamo di ricordarvi che - se fino ad oggi non avete progettato una buona gestione documentale - questo è il momento giusto per metterci mano, anche nell'ottica della nuova norma.
Partiamo col dire che una delle cose più importanti da ricordare è che i documenti - prima di essere emessi e di diventare operativi - devono essere approvati dalle persone giuste perché è solo in questo modo che garantiremo di renderli davvero efficaci nella quotidianità.
Quello che vogliamo è che ogni collaboratore possa contare sulle istruzioni corrette per poter svolgere al meglio il proprio lavoro.
Allo stesso modo - quando si aggiorna un documento - è necessario ritirare quello obsoleto emesso precedentemente, in modo che le informazioni vecchie (che ora non sono più corrette) vengano eliminate dalla circolazione e i colleghi possano iniziare a utilizzare le nuove informazioni documentate.Per quanto riguarda - nello specifico - le registrazioni, quando progetterete quali iniziare a raccogliere per dimostrare il buon funzionamento del Sistema Qualità, assicuratevi anche di stabilire per quanto tempo dovranno essere conservate.
Attenzione anche al formato delle vostre informazioni documentate.
I formati che possono supportare i nostri documenti sono due:
In realtà la gestione è del tutto simile. Con entrambi i sistemi, infatti, è importante avere l'approvazione prima dell'emissione del documento, poter avere un facile accesso ai documenti in uso, poter contare su una conservazione corretta delle informazioni documentate e ritirare i documenti obsoleti (in questo caso la gestione elettronica potrebbe facilitarvi enormemente la cosa).
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
C'è ancora la necessità di dimostrare che:
- i documenti siano stati approvati prima del loro utilizzo
- vengano regolarmente riesaminati e aggiornati
- le loro versioni siano leggibili e ben identificabili
- i documenti pertinenti a una certa attività siano disponibili presso il punto di utilizzo
- i documenti obsoleti vengano rimossi per impedirne l'usoSe si dispone già di una procedura per il controllo di documenti che è conforme alla norma ISO 9001:2008, quindi, questa procedura continuerà ad essere utile anche con il nuovo standard.
Inoltre, non c'è nemmeno la necessità di modificare i termini in uso se li trovate utili per la vostra realtà e se desiderate continuare a parlare di "documenti" e di "registrazioni" invece che di "informazioni documentate".
Del resto è del VOSTRO Sistema Qualità che stiamo parlando, giusto?
Premesso tutto questo, ci permettiamo di ricordarvi che - se fino ad oggi non avete progettato una buona gestione documentale - questo è il momento giusto per metterci mano, anche nell'ottica della nuova norma.
Partiamo col dire che una delle cose più importanti da ricordare è che i documenti - prima di essere emessi e di diventare operativi - devono essere approvati dalle persone giuste perché è solo in questo modo che garantiremo di renderli davvero efficaci nella quotidianità.
Quello che vogliamo è che ogni collaboratore possa contare sulle istruzioni corrette per poter svolgere al meglio il proprio lavoro.
Allo stesso modo - quando si aggiorna un documento - è necessario ritirare quello obsoleto emesso precedentemente, in modo che le informazioni vecchie (che ora non sono più corrette) vengano eliminate dalla circolazione e i colleghi possano iniziare a utilizzare le nuove informazioni documentate.Per quanto riguarda - nello specifico - le registrazioni, quando progetterete quali iniziare a raccogliere per dimostrare il buon funzionamento del Sistema Qualità, assicuratevi anche di stabilire per quanto tempo dovranno essere conservate.
Attenzione anche al formato delle vostre informazioni documentate.
I formati che possono supportare i nostri documenti sono due:
- cartaceo
- elettronico
In realtà la gestione è del tutto simile. Con entrambi i sistemi, infatti, è importante avere l'approvazione prima dell'emissione del documento, poter avere un facile accesso ai documenti in uso, poter contare su una conservazione corretta delle informazioni documentate e ritirare i documenti obsoleti (in questo caso la gestione elettronica potrebbe facilitarvi enormemente la cosa).
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
Nessun commento:
Posta un commento