Controllare i documenti esterni del Sistema Qualità

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Utilizzate i documenti esterni? Si definiscono "documenti di origine esterna" quelli che, solitamente, vengono emessi e mantenuti aggiornati da altre organizzazioni che non fanno capo alla vostra.

Gli standard che utilizzate per costruire il vostro prodotto o per impostare il vostro sistema di gestione, le specifiche inviate dai clienti, le leggi di riferimento del vostro settore di business, i disegni di clienti e fornitori sono tutti esempi di documenti esterni.

La linea di confine netta tra un documento di origine interna e uno di origine esterna è che voi non siete responsabili dell'aggiornamento dei secondi ma solo della loro corretta archiviazione in modo da averli a disposizione quando servono e non correre il rischio di utilizzarli in una versione obsoleta.

Se non avete intenzione di mantenere questi documenti sempre aggiornati correttamente (e non vi servono per il vostro lavoro) dovete specificarlo nel Manuale della Qualità o nella procedura corrispondente, indicando chiaramente che sono solo di riferimento generale.

Tutti i documenti che utilizzate per lavorare e per garantire la qualità finale del vostro prodotto, però, dovranno essere gestiti e mantenuti nel modo corretto.

Assicuratevi, dunque, di essere messi a conoscenza di eventuali revisioni (basta pensare alla nuova ISO 9001 attesa entro la fine di quest'anno: se la utilizzate come riferimento per gestire il vostro Sistema Qualità dovete assolutamente sapere quando verrà emessa una nuova versione) e informatevi sugli sviluppi di tutta la documentazione di vostro interesse.