Qualche "dritta" per i vostri processi Six Sigma

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La metodologia Six Sigma, come sappiamo, viene utilizzata dalle organizzazioni per migliorare i propri livelli di qualità, la gestione delle tempistiche e la soddisfazione finale dei clienti.

Nato in un ambiente tipicamente produttivo, il Sei Sigma oggi viene utilizzato quasi in tutti i settori, dalle banche agli sviluppatori di software.

Indipendentemente dal settore di applicazione, all’inizio il Six Sigma richiede sforzi notevoli per vedere i primi cambiamenti.
Il processo si basa su una valutazione rigorosa di ogni aspetto delle singole operazioni.
Come risultato più immediato, la cultura propria dell’organizzazione che applica per la prima volta questa metodologia può sentirsi in qualche modo stressata a causa dei cambiamenti nelle metodologie di lavoro e nella progettazione dei processi oltre che dai rinnovati sforzi per migliorare la comunicazione e veicolare il lavoro di squadra.

Ci sono, però, alcune azioni che possono aiutare le organizzazioni a implementare meglio questo modo di lavorare e, precisamente:

Sviluppare una solida Work Breakdown Structure (WBS) che aiuti a capire meglio la struttura dei processi.
Illustrare i nostri processi spezzandoli nelle loro diverse attività aiuta a renderli maggiormente visibili e fruibili oltre che ad individuare tutte le principali opportunità di miglioramento.
Questo lavoro assicura che tutti siano informati delle cose, che siano coinvolte le risorse necessarie e che il consenso sia trasversale a tutti i livelli di interesse del processo sotto esame.

Mettere i propri processi sotto al microscopio.
Come diceva Ludwig Mies van der Rohe, "il diavolo è nei dettagli". Nei nostril processi abbiamo continuamente a che fare con pianificazioni, attività, sequenza, risorse, costi, ecc.
Ognuna di queste variabili si compone di una miriade di dettagli e ognuno di essi può far andare male le cose come le famose leggi di Murphy insegnano.
Ma Murphy può fare capolino dalla porta solo se decidete di lasciarla aperta: più conoscerete i vostri processi nel dettaglio e prima chiuderete quella famosa porta.

Implementate il vostro lavoro di Risk Management.
Quando nascono problemi si sente spesso ripetere la frase “non potevo prevederlo”.
Perché non potevate prevederlo? Forse solo perché, a monte, durante la pianificazione del processo, non avete effettuato una buona analisi dei rischi. Una parte chiave del processo di pianificazione, infatti, richiede di sviluppare una lista di questioni sollevate dalla semplice domanda “cosa succederebbe se?”

Testate conoscenze, formazione, abilità ed esperienza.
I progetti per andare in porto serenamente devono essere guidati da persone capaci. Essere capaci significa, in questo caso, avere le competenze tecniche ma anche l’abilità di sviluppare consenso e di motivare le persone. Cercate queste caratteristiche nella vostra organizzazione e fate in modo che la Direzione decida di investire sulle persone che le presentano.

Fate in modo che l’acqua arrive dall’alto e che l’erba cresca dal basso.
No, non siamo impazziti. Semplicemente abbiamo usato una metafora per ricordare che un progetto Six Sigma, come ogni altro progetto di miglioramento, deve essere sponsorizzato (“innaffiato”) dall’alto, dalla Direzione.
L’acqua versata, però, ottiene l’effetto sperato solo quando giunge su sementi fertili, cioè su personale partecipe ed entusiasta di ciò che fa. Facile a dirsi, un po’ meno facile a farsi ma quando ci si riesce le soddisfazioni sono infinite.