Molte aziende e molti professionisti della qualità non sanno quando aggiornare le loro procedure quindi abbiamo deciso di affrontare l'argomento.
Per dirla brevemente, le revisioni vanno prese in considerazione ogni volta che i requisiti cambiano. Non è detto che una variazione nei requisiti debba sempre portare a una modifica delle procedure ma occorre fare una verifica per vedere se sia il caso di introdurre modifiche anche nel sistema documentale che deve sempre riflettere l'attualità del Sistema Qualità.
E' importante, però, che le procedure non vengano modificate senza un'analisi approfondita dei dati in nostro possesso relativi alla necessità di cambiamento anche perché, in periodi di cambiamenti veloci, è difficile continuare ad adeguare, approvare, distribuire nuovi documenti e formare da capo le persone in base ad essi ed è ancora più difficile per i lavoratori rispettare norme e regole che cambiano di continuo quindi è meglio essere ben certi di ciò che andiamo a fare.
Una procedura, dunque, va cambiata solamente dopo che il processo corrispondente viene studiato a fondo e i nuovi requisiti ben descritti in modo che il nuovo documento non cambi troppo spesso. Quando si verificano eventi che suggeriscono un cambiamento, può essere necessario un periodo di studio del processo e una revisione progressiva dei documenti ad esso legati che andranno variati in maniera definitiva solamente al termine del lavoro. Ovviamente tutto questo andrà formalizzato nelle sedi opportune.
Vediamo ora quali sono le occasioni di cambiamento all'interno di un'azienda che potrebbero comportare una revisione documentale. A noi sono venute in mente queste ma potete tranquillamente integrarle con i vostri spunti:
• un cambiamento a livello organizzativo
• la fusione con un'altra società
• l'introduzione di un nuovo software
• nuovi requisiti, regolamenti, ecc.
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
Per dirla brevemente, le revisioni vanno prese in considerazione ogni volta che i requisiti cambiano. Non è detto che una variazione nei requisiti debba sempre portare a una modifica delle procedure ma occorre fare una verifica per vedere se sia il caso di introdurre modifiche anche nel sistema documentale che deve sempre riflettere l'attualità del Sistema Qualità.
E' importante, però, che le procedure non vengano modificate senza un'analisi approfondita dei dati in nostro possesso relativi alla necessità di cambiamento anche perché, in periodi di cambiamenti veloci, è difficile continuare ad adeguare, approvare, distribuire nuovi documenti e formare da capo le persone in base ad essi ed è ancora più difficile per i lavoratori rispettare norme e regole che cambiano di continuo quindi è meglio essere ben certi di ciò che andiamo a fare.
Una procedura, dunque, va cambiata solamente dopo che il processo corrispondente viene studiato a fondo e i nuovi requisiti ben descritti in modo che il nuovo documento non cambi troppo spesso. Quando si verificano eventi che suggeriscono un cambiamento, può essere necessario un periodo di studio del processo e una revisione progressiva dei documenti ad esso legati che andranno variati in maniera definitiva solamente al termine del lavoro. Ovviamente tutto questo andrà formalizzato nelle sedi opportune.
Vediamo ora quali sono le occasioni di cambiamento all'interno di un'azienda che potrebbero comportare una revisione documentale. A noi sono venute in mente queste ma potete tranquillamente integrarle con i vostri spunti:
• un cambiamento a livello organizzativo
• la fusione con un'altra società
• l'introduzione di un nuovo software
• nuovi requisiti, regolamenti, ecc.
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