Istruzioni di lavoro: come redigerle?

Come si fa a scrivere un'istruzione di lavoro e ad inserirla all'interno di un sistema documentale basato sulla norma ISO 9001?

Prima di tutto diciamo subito che per la norma le istruzioni di lavoro sono opzionali e non obbligatorie.
Se è vero, però che non sono richieste, è anche vero che spesso sono estremamente utili, soprattutto in realtà complesse in cui si eseguano lavorazioni particolari.

Se, dunque, i vostri processi sono complicati e i vostri colleghi trarrebbero giovamento da un supporto cartaceo e se questi documenti, una volta approntati, avranno un'influenza sulla qualità del vostro prodotto o servizio, ecco...stiamo parlando di istruzioni di lavoro!

Ma quali sono i requisiti per costruire un'istruzione di lavoro valida?

In realtà i requisiti non sono molto diversi da quelli che regolano la preparazione di una semplice procedura con l'unica differenza che un'istruzione deve essere più dettagliata rispetto ad una procedura.

I punti da includere in questo tipo di documento, dunque, sono:

1) scopo
2) ambito
3) responsabilità
4) definizioni
5) step delle attività
6) documenti allegati
7) storia delle revisioni del documento

Non sentitevi obbligati, però, a rispettare lo schema proprosto. La cosa davvero importante quando si descrive un lavoro tramite un'istruzione, infatti, è quella di essere concisi e chiari, magari con l'aiuto di foto, disegni, tabelle o altri supporti grafici.

In ultimo, vi consigliamo di non cadere nell'errore di considerare l'istruzione come un elenco completo delle cose da fare per compiere un certo lavoro. Ricordate sempre che le persone che andranno a fare un certo lavoro dovranno essere accauratamente formate ed istruite per poterlo fare, quindi avranno una professionalità tale che non ci sarà bisogno di far loro leggere l'"ABC" di una certa attività. Per ricordare, ad esempio, come preparare un certo report non dovrete insegnare alla gente ad accendere un computer, giusto?

E voi quali forme di istruzioni di lavoro avete ideato per la vostra organizzazione?