Come diventare un buon manager: condurre riunioni efficaci

Condurre riunioni efficaci ha innumerevoli vantaggi. Si risparmia tempo, si evita di dover ricorrere ad altre comunicazioni perché le precedenti sono state poco chiare, si riesce a far capire ai vostri collaboratori che avete la situazione salda in pugno e che sapete come affrontarla.

Perché le riunioni siano efficaci, però, occorre seguire qualche semplice regola:

1) convocatele per tempo: non ha senso convocare una riunione un'ora per la successiva a meno che non ci siano effettive urgenze da dover affrontare. Un minimo di programmazione insegnerà ai vostri collaboratori a gestire al meglio gli impegni in modo da arrivare all'incontro puntuali e preparati sull'argomento che si andrà a discutere.

2) all'atto della convocazione, spiegate alla gente di cosa intendete parlare. In questo modo potrete richiedere che vengano fatte preventivamente alcune analisi così da poter discutere i risultati durante il meeting. Avere sedute attorno ad un tavolo persone che non hanno la più pallida idea del perché siano state convocate lì non renderà certo più semplice la conduzione dell'incontro. Lasciate anche il tempo alla gente per pensare ad eventuali critiche da formulare, sarà sempre meglio venirne a conoscenza prima che dopo.

3) abolite le posizioni che segnalano una certa autorità come quelle a capotavola. Siete in quella stanza per discutere e per prendere delle decisioni non per ricordare in ogni momento che voi siete il capo. Niente posti fissi, dunque, nè divisioni tra "favorevoli" e "contrari" o tra "dipartimento x" e "dipartimento y": cercate di amalgamare al meglio le persone tra loro per favorire la discussione ed evitare gli arroccamenti.

4) esprimete la vostra opinione per ultimi. Ci sono persone che, pur di allinearsi con quello che pensano i vertici, sarebbero disposte a dire qualunque cosa. A voi, però, interessa sapere cosa pensano veramente, no?

5) trattenetevi dal dominare la discussione, lasciate che le persone parlino liberamente. Intervenite solo quando vi accorgete che ci si sta allontanando dall'argomento oggetto della riunione.