Riunioni efficaci

Tutti noi abbiamo partecipato, almeno una volta, ad una riunione in cui:

- molti non avevano perfettamente chiaro quale fosse il problema oggetto dell'incontro
- si è parlato di un sacco di cose
- si è scoperto che le persone invitate all'incontro non erano quelle giuste
- nessuno ha preso nota di niente

In riunioni di questo genere mancano leadership, organizzazione e responsabilità individuali e di gruppo.

Per rendere una riunione davvero produttiva dobbiamo:

- identificare il problema prima della riunione
- invitare alla riunione le persone giuste
- fare in modo che la discussione si sviluppi in maniera fluida senza incagliarsi in punti morti
- definire quali azioni portare avanti
- dopo un certo periodo di tempo verificare che le azioni siano state effettivamente portate a termine con successo

Per facilitare il nostro lavoro possiamo usare in ogni fase strumenti ben precisi:

1) prima della convocazione: la riunione va convocata solo dopo che il problema è stato ben identificato mediante un diagramma a lisca di pesce o un diagramma causa-effetto.
2) prima parte della riunione: si fa una sorta di brainstorming per individuare quali sono le reali cause del problema
3) parte centrale della riunione: le cause vengono disposte in gruppi di affinità sul diagramma a lisca di pesce e si cerca di individuare la causa o le cause principali
4) conclusione: si torna al brainstorming per individuare le possibili soluzioni e si sceglie la soluzione migliore in base ad una matrice sforzi/benefici.

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Gli skills più ricercati nel mondo del lavoro

Quali sono le abilità più apprezzate oggi nel mondo del lavoro e quali supportano meglio l'introduzione di un Sistema di Gestione della Qualità in azienda?

Sono, essenzialmente, 8, vediamole insieme:

- saper individuare e definire i problemi per affrontarli e risolverli al meglio
- riuscire ad interpretare correttamente i "codici" dei sistemi informativi e di quelli organizzativi
- essere in grado di lavorare in team
- controllare i propri processi riducendone la varianza e migliorandoli su scala continua
- mantenere le risorse con le quali si lavora sempre al meglio (che significa correttamente manutenute se si tratta di strumenti o macchinari e aggiornate professionalmente se si tratta di persone)
- essere capaci di innovare
- accumulare le conoscenze che, occasionalmente, possono tornare utili
- essere bravi a negoziare

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I principi di Toyota - Principio n° 1

Oggi iniziamo a prendere qualche lezione da un'azienda che, nel campo della Qualità, è considerata una delle prime della classe: Toyota.
Dopo le parole di uno dei suoi Presidenti, Fujio Cho, leggeremo insieme il primo dei suoi 14 principi.
Ragionateci su e poi, se ne avete voglia, scrivete qui le vostre impressioni.

"Da quando Toyota è stata fondata abbiamo sempre aderito al nostro principio di contribuire allo sviluppo della società attraverso la produzione di prodotti ad alta tecnologia.
Il nostro modo di fare e le nostre attività si basano su questo principio e i nostri valori, i nostri credo e le nostre metodologie negli anni sono diventati una base per avere un vantaggio competitivo.
Questi sono i valori e i metodi conosciuti in tutto il mondo come Il modo di fare di Toyota".

—Fujio Cho, ex Presidente di Toyota

PRINCIPIO N° 1

Basa le tue decisioni strategiche su una filosofia di lungo termine, anche a scapito degli obiettivi finanziari di breve termine.

- Lavora, cresci e indirizza tutta l’organizzazione verso uno scopo commune che è più importante del fare soldi.
Comprendi quale posto occupi nella storia della tua compagnia e lavora per portarla ad un livello più alto di quello dove si trova adesso. La tua filosofia è la base per tutti gli altri principi.

- Generare valore per il cliente, per la società e per l’economia deve essere il tuo punto fermo, quello da cui partire. Valuta ogni funzione aziendale all’interno della compagnia in base alla sua abilità nel raggiungere questi obiettivi.

- Sii responsabile. Battiti per realizzare i tuoi sogni. Credi nelle tue qualità. Accetta la responsabilità di indirizzare, mantenere e migliorare quelle competenze che ti permettono di fornire valore aggiunto.

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La voce dei clienti

Molte delle definizioni che riguardano la Qualità includono al loro interno un riferimento alla voce del cliente:

1) Crosby, negli anni ’80, disse che la qualità non è altro che conformità ai requisiti

2) Joseph M. Juran la definì, addirittura, come “fitness for use” cioè un’adattabilità all’uso

3) Noriaki Kano divenne famoso per il suo modello della qualità a due dimensioni. La Qualità ha due dimensioni: quella che si dà per scontata e quella che attrae il cliente

4) Gerald M. Weinberg la definì come “un valore per la singola persona”

5) Addirittura l’American Society for Quality scrisse che la Qualità è “un termine soggettivo per il quale ogni persona ha la propria definizione”

In tutte queste definzioni, dunque, si dà ampio spazio alle aspettative e alle percezioni dei clienti.

L’uomo della strada, solitamente, pur non avendo né le conoscenze né le competenze per analizzare dal punto di vista tecnico il nostro prodotto o il nostro servizio, ha comunque una propria personale esperienza che gli permette di esprimere un giudizio sulla qualità di quanto gli stiamo offrendo.

Ascoltando di più la voice of the customer (la voce dei clienti) impareremo a migliorare i prodotti, rendendoli più adatti agli utilizzatori.

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