giovedì 30 aprile 2015

Diventare più efficaci ed efficienti - 3

Quali sono le tre cose che influenzano positivamente la nostra produttività quotidiana?
Vediamole insieme.

L'omeostasi 
Se tendiamo a fare quello che abbiamo sempre fatto e come l'abbiamo sempre fatto, significa - probabilmente - che cerchiamo di rendere "normale" ogni nostro impegno e che amiamo la routine.

Durante la maggior parte della giornata lavorativa si tende a fare proprio ciò che si è sempre fatto.
Allo stesso modo, se lavorate con i vostri colleghi da molto tempo, probabilmente sapete esattamente cosa aspettarvi da loro.

Tante situazioni che si susseguono una all'altra e nelle quali quasi non  riflettiamo più perché le affrontiamo con il pilota automatico.

Anche quando si è particolarmente sopraffatti dal lavoro si tende a fare quello che si è sempre fatto per cercare di ritrovare un certo equilibrio: si annulla una riunione, si delegano alcuni lavori, si entra in ufficio nelle prime ore del mattino e si rimane lì fino a tardi.


Prima di ritrovarvi nelle condizioni di non poter affrontare un impegno, però, provate a rivedere nel dettaglio le vostre attività quotidiane. Quando arrivate in ufficio, quali sono le prime cose che fate? Avviate il computer? Ricercate le informazioni importanti di cui avrete bisogno quel giorno?Partite da queste semplici attività. Provate a vedere se potete ottimizzarle (ad esempio cercando gli appunti o ascoltando la segreteria telefonica mentre state avviando il computer) perché, se si rimane nel comodo stato rappresentato dall'omeostasi, non si rischierà mai nulla ma non si potranno nemmeno introdurre i miglioramenti necessari per far rendere di più il vostro lavoro. 

Nei prossimi giorni affronteremo gli altri due aspetti che influenzano negativamente la produttività. 

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mercoledì 29 aprile 2015

Diventare più efficaci ed efficienti - 2

Quando si fissano gli obiettivi è bene non tentare di andare troppo lontano né troppo in fretta e concentrarsi, invece, su piccoli progressi costanti.

Ma veniamo alle risorse che sono - forse - l'elemento che sembrerebbe limitarci maggiormente, dato che tutti ci lamentiamo - ad esempio - della mancanza di tempo.
 

La prima cosa su cui lavorare è la direzione verso la quale muoversi per raggiungere il nostro obiettivo.Più chiaramente riusciremo ad identificare la destinazione da raggiungere,  infatti, meglio potremo selezionare le decisioni da prendere e le azioni da compiere. 
Una volta scelto l'obiettivo e individuata la direzione, è il momento di massimizzare le risorse limitate.  

I quattro elementi critici della produttività sono:

1) il tempo;

2) l'energia;
3) il saper mettere bene a fuoco ciò che bisogna fare;
4) gli strumenti utilizzati

Come utilizzeremo e massimizzeremo queste quattro risorse avrà un'influenza diretta su ciò che riusciremo a fare nel corso di una giornata di lavoro. 

Non ho alcun dubbio che ognuno di voi abbia già tentato in passato di gestire al meglio il tempo a disposizione partendo proprio dalla risorsa che sembra sempre essere la più limitata.
Saprete, dunque, tutto su cosa significhi fissare le priorità all'interno della quotidianità dei vostri impegni professionali, preparare delle to-do list o bloccare un certo periodo di tempo sul calendario per dedicarvi in tranquillità allo svolgimento di un'attività particolare, però una ripassatina a tutto ciò che sia il time management non può che tornare utile.


Siamo certi che sappiate bene anche in quale momento della giornata le vostre energie sono al massimo e in quale, invece, è meglio dedicarsi alle cose più semplici. Anche questo è uno dei segreti della produttività personale.

Concentrarsi su ciò che è davvero importante, poi, risulta fondamentale se volete centrare i vostri obiettivi perché dovete imparare a non distrarvi, in modo da concentrarvi sulle priorità.


Infine, è probabile che abbiate a disposizione tutta una serie di strumenti per aumentare la vostra produttività ma saranno del tutto inutili se non impararete a sfruttarli al massimo.

Se c'è qualcosa che può facilitarci la vita, imparare ad utilizzarla in modo da sfruttarla al meglio è una delle prime cose da fare per ritrovarci con più tempo a nostra disposizione.


Cosa ne pensate?

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martedì 28 aprile 2015

Diventare più efficaci ed efficienti

In molte organizzazioni - ultimamente - c'è la tendenza a cercare di fare sempre di più spesso avendo a disposizione meno risorse. Quanti di voi, infatti, hanno meno tempo e meno risorse ma si ritrovano a dover gestire obiettivi più grandi rispetto al passato e, magari, anche di maggiore complessità?

Lavorare in maniera intelligente per riuscire a fare ciò che ci viene richiesto e per resistere alla pressione alla quale siamo sottoposti costantemente dipende da diversi fattori: 


1) quanto bene ci conosciamo;2) quanto sono chiari i nostri obiettivi;
3) come stiamo usando le risorse fin troppo limitate che abbiamo a disposizione
Le persone che riescono a far fronte al meglio ai propri impegni professionali hanno in mente una direzione chiara verso la quale muoversi e un obiettivo per il quale lavorare in modo efficaceutilizzando tutti i loro punti forti.  


Con un po' di attenzione, è possibile migliorare il modo in cui ci si approccia alle cose da fare. Non limitatevi, dunque, semplicemente a desiderare che le cose cambino in meglio ma datevi da fare e adottate l'atteggiamento mentale che vi porterà a migliorarle effettivamente.
Fissare obiettivi realistici, ad esempio, non significa fare l'errore di sottovalutare ciò che pensate sia possibile realizzare. Al contrario, significa concentrare la vostra attenzione in modo mirato per centrare il vostro obiettivo e - quando è possibile - affidarvi all'esperienza per completarlo nel modo migliore.  


Costruire una serie di ponti mentali da un obiettivo all'altro e sforzarsi di attraversarli uno alla volta, tendendo continuamente all'ideale che si ha in mente di raggiungere, è il modo migliore per approcciarsi a una situazione lavorativa complicata.Una giornata lavorativa di 8 ore ha solamente 32 blocchi di 15 minuti ciascuno ma bastano per fare tutto ciò che dobbiamo fare se impariamo ad utilizzarli al meglio. Più che avere una quantità maggiore di tempo a disposizione, infatti, ognuno di noi ha bisogno di imparare a lavorare meglio e di fare cose sempre un po' più giuste. 

Una volta identificate le attività che ci rubano troppo tempo e messe in pratica le metodologie per lavorare in modo produttivo, efficace ed efficiente, si può facilmente tornare in possesso di un bel po' di blocchi di 15 minuti di tempo ogni settimana.  
Se, ad esempio, vi ritrovaste con 15 o 45 minuti di tempo in più ogni giorno, quante cose riuscireste a fare davvero bene in un'intera settimana?

Ecco, ragionate in termini di blocchi di un quarto d'ora e la vostra giornata apparirà immediatamente più semplice da organizzare e da mantenere allineata agli obiettivi che avete in mente.

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lunedì 27 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 69


La definizione odierna, che è anche l'ultima riportata nella bozza della futura ISO 9001, è "apparecchiatura per misurazione"e, nella sua versione ISO 9001:2015, è del tutto identica a quella della ISO 9000:2005.

E con questro abbiamo terminato il lunghissimo lavoro di analisi di ogni definizione.

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venerdì 24 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 68

Nella versione di "riesame "della futura ISO 9001:2015 c'è un solo cambiamento rispetto a quella che ritroviamo nell'attuale ISO 9000:2005.

La versione del 2005 spiega che il riesame è un'attività effettuata per riscontrare l’idoneità, l'adeguatezza e l'efficacia di qualcosa a conseguire gli obiettivi stabiliti.

La ISO 9001:2015, invece, sostituisce alla parola "qualcosa" la parola "oggetto".


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giovedì 23 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 67

Anche la definizione di oggi è del tutto nuova. Si tratta di "determinazione" che - per la futura ISO 9001:2015 - indica un'attività atta a scoprire una o più caratteristche e i valori tipici ad esse associati.

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mercoledì 22 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 66

La definizione di oggi è del tutto nuova. Si tratta di "indicatore della performance" e la bozza della futura ISO 9001:2015 ci spiega che un indicatore della performance è una caratteristica misurabile della performance che ha un impatto significativo sulla realizzazione dell'output e sulla soddisfazione del cliente.
La definizione aggiunge anche alcuni esempi per chiarire meglio il concetto. Se non avete ben chiaro cosa sia un indicatore, date un'occhiata al nostro elenco che ne riporta alcuni.

Alla definizione si aggiunge una Nota che specifica che le caratteristiche possono essere quantitative o qualitative.

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martedì 21 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 65

La nostra nuova definizione è "caratteristica" e le due versioni dell'attuale ISO 9000:2005 e della futura ISO 9001:2015 sono del tutto identiche sia nel corpo della definizione sia nelle tre note che l'accompagnano.

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lunedì 20 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 64

La nostra nuova definizione è "rilascio" ed è quasi identica a quella della ISO 9000:2005 se non per una piccola sfumatura nella nota che l'accompagna.

La ISO 9000:2005, nella nota, spiega infatti che per i software dei computer, il termine "rilascio" è utilizzato spesso per indicare una versione del software stesso.

La nuova ISO 9001:2015 accanto alle parole "software dei computer" aggiunge "documented information" cosicché la frase completa diventa: per i software dei computer e per le informazioni documentate, il termine "rilascio" è utilizzato spesso per indicare una versione del software stesso o delle informazioni documentate.


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venerdì 17 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 63

La nostra nuova definizione è "concessione" ed è quasi identica a quella della ISO 9000:2005.

La futura ISO 9001:2015 aggiunge solamente, accanto alla parola "prodotto", il termine "servizio" e, al termine della nota che spiega come una "concessione" sia, di regola, limitata alla consegna di un prodotto o servizio con caratteristiche non conformi, entro limiti specificati e per un tempo o un numero concordato di prodotti aggiunge che questa concessione deve avvenire per un utilizzo specifico.


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giovedì 16 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 62

La definizione di oggi è "risultanza della verifica ispettiva" ed è quasi uguale a quella della ISO 9000:2005 anche se, nella nuova versione della ISO 9001:2015, vengono completamente riviste le note che l'accompagnano.

L'attuale definizione (ISO 9000:2005) presenta un'unica nota che ci spiega come le risultanze della verifica ispettiva possano risultare conformi o non conformi rispetto ai criteri della verifica ispettiva, o segnalare opportunità di miglioramento.

Per dirci la stessa cosa, la bozza della ISO 9001:2015 utilizza due note:

Nota 1: le risultanze della verifica ispettiva possono risultare conformi o non conformi
Nota 2: le risultanze della verifica ispettiva possono segnalare opportunità di miglioramento o per la registrazione di buone pratiche.

Come vedete, in queste prime due note, l'unica aggiunta rispetto all'attuale nota della ISO 9000:2005 è il riferimento alle "good practices".

La futura definizione si completa poi con una Nota 3 completamente nuova che spiega che, se i criteri dell'audit derivano da requisiti di legge o da requisiti normativi, la risultanza della verifica ispettiva può essere denominata conformità o non conformità.


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mercoledì 15 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 61

La definizione odierna è "evidenza della verifica ispettiva" ed è identica a quella della ISO 9000:2005 se non per il fatto che la nuova ISO 9001:2015 elimina la nota che l'accompagnava e che spiegava come l'evidenza di una verifica ispettiva potesse essere qualitativa o quantitativa.

Cambia anche il nome della definizione stessa che passa da "audit evidence" al nuovo "objective / audit evidence".

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martedì 14 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 60

La definizione odierna è "criteri della verifica ispettiva" e rimane del tutto identica a quella che ritroviamo nella ISO 9000:2005 se non per il fatto che la bozza della ISO 9001:2015 sostituisce al termine "procedure" quello di "documented information".

Niente di nuovo da aggiungere, dunque.
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lunedì 13 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 59

La definizione che esamineremo insieme oggi è "programma di audit" ed è del tutto identica a quella che ritroviamo nella ISO 9000:2005 se non per il fatto che la bozza della ISO 9001:2015 elimina la nota che l'accompagnava e che spiegava che un programma di audit comprende tutte le attività necessarie per pianificare, organizzare e condurre gli audit.

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venerdì 10 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 58

La definizione di oggi è "reclamo" e non è presente nell'attuale ISO 9000:2005.

La bozza della  ISO 9001:2015 aggiunge questa nuova definizione spiegando che un reclamo è l'espressione di un mancato soddisfacimento presentata a un'organizzazione e relativa ai suoi prodotti o servizi o, ancora, al suo processo di gestione delle problematiche qualora ci si aspetti, implicitamente o esplicitamente, una risposta o una soluzione.


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giovedì 9 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 57

La definizione odierna è "soddisfazione del cliente" e, come vedremo, nella nuova versione presente nella bozza della ISO 9001:2015 contiene alcune importanti precisazioni che non ritroviamo nell'attuale ISO 9000:2005.

Se la definizione in sé, infatti, è del tutto identica in entrambi i documenti, vediamo che la nuova Nota 1 aggiunge una riflessione importantissima ai fini della comprensione della definizione.
Il breve testo recita che le aspettative del cliente potrebbero non essere conosciute dall'organizzazione che deve soddisfarle e nemmeno da lui stesso fino al momento della consegna del prodotto o dell'erogazione del servizio.
Per raggiungere la piena soddisfazione del cliente, dunque, può essere necessario esaudire le aspettative di un cliente anche se queste non sono né dichiarate, né implicite, né obbligatorie da rispettare.

La nuova Nota 2 corrisponde integralmente all'attuale Nota 1, mentre la futura Nota 3 corrisponde del tutto all'attuale Nota 2.

La definizione della ISO 9001:2015 si completa poi con una Nota 4 completamente nuova che spiega che, riguardo alla soddisfazione del cliente, è bene consultare la ISO 10004, Gestione per la qualità - Soddisfazione del cliente - Linee guida per il monitoraggio e la misurazione.

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mercoledì 8 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 56

La definizione odierna è del tutto nuova. Si tratta di "feedback".

La bozza della futura ISO 9001:2015 definisce "feedback" le opinioni, i commenti e le espressioni di interesse relativi a un prodotto, un servizio o un processo di gestione dei reclami.

Come specificato, questa definizione non è presente nell'attuale ISO 9000:2005.

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martedì 7 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 55

Anche la definizione di oggi la conosciamo bene. Si tratta di "validazione" e vedremo che la nuova ISO 9001:2015, rispetto alla definizione attualmente in uso nella ISO 9000:2005, ha semplicemente introdotto una nota in più.

Esaminiamo, dunque, da vicino questa Nota 1 (la 2e la 3 sono le vecchie note 1 e 2).
La bozza della futura norma specifica che l'evidenza oggettiva necessaria per la validazione è il risultato di un test o di un'altra forma di accertamento quale lo svolgimento di calcoli alternativi o il riesame di di informazioni documentate.

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venerdì 3 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 54

La definizione odierna è una nostra vecchia conoscenza perché si tratta del termine "verifica" che ritroviamo nella ISO 9000:2005 anche se, come vedremo, nella nuova ISO 9001:2015 le note che accompagnano la definizione sono del tutto diverse.

La ISO 9000:2005 e la ISO 9001:2015 concordano nel definire la verifica come la conferma, sostenuta da evidenze oggettive, del soddisfacimento di requisiti specificati.

La nuova definizione, però, è accompagnata da tre note (l'attuale ISO 9000:2005 si ferma a due) che vanno a chiarirci ulteriormente le idee sulla verifica.
Vediamole una ad una:

Nota 1 - Ci spiega che le evidenze oggettive delle quali si parla nella definizione e che sono necessarie per eseguire una verifica possono essere il risultato di un controllo o di altre forme di accertamento quali lo sviluppo di calcoli alternativi o il riesame di informazioni documentate.

Come vedete, rispetto alla ISO 9000:2005 che, per compiere un'attività di verifica, ci suggeriva di ricorrere ad attività quali il confronto di una nuova specifica di progettazione con una specifica simile già applicata, l'esecuzione di prove e di dimostrazioni o il riesame dei documenti prima della loro diffusione, la nuova ISO 9001:2015 resta più sul vago e lascia che ogni organizzazione trovi in autonomia le migliori attività che le permetteranno di compiere le verifiche.
 
Nota 2 - Le attività svolte per la verifica a volte vengono denominate come processo di qualificazione.

Nota 3 - Il termine "verificato" viene utilizzato per indicare lo stato corrispondente. Questa nota è del tutto identica all'attuale Nota 1 che ritroviamo nella ISO 9000:2005.





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giovedì 2 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 53

La definizione odierna è "conoscenza" ed è anch'essa completamente nuova dato che non la ritroviamo nella ISO 9000:2005.

Leggendo le pagine della bozza della futura ISO 9001:2015 vediamo come, con il termine "conoscenza", si intenda un insieme di informazioni rese disponibili per le quali ci sia una giustificata e ragionevole certezza che siano corrette.


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mercoledì 1 aprile 2015

ISO 9001:2015 - Paragrafo 3: Termini e definizioni - 52

 La definizione che esamineremo insieme oggi è "sistema informativo" che non ritroviamo nella ISO 9000:2005 perché è del tutto nuova.

La bozza della futura ISO 9001:2015 ci spiega molto concisamente che un sistema informativo non è altro che una rete di canali utilizzati per la comunicazione all'interno di un'organizzazione.


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