Lavorate da casa e lo fa anche chi vive con voi?

Cosa succede quando una coppia lavora in casa? L'avvincente risposta in questo articolo de: "Il Corriere della Sera". ;)

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Quando le nuove idee sostituiscono il CV

Cosa si sta muovendo nel mondo della ricerca di un nuovo lavoro? Ce lo racconta "Il Corriere della Sera".

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Poco per ottenere tanto: gestire un fornitore col minimo sforzo - 3

Il terzo passo fondamentale per assicurarci una buona fornitura da parte di un fornitore è:

L'ispezione delle merci presso la sede del fornitore
Quando un fornitore è nuovo e i materiali per i quali vi state approvvigionando presso di lui sono critici, è bene non arrivare alla spedizione delle merci senza aver controllato in precedenza che siano in linea con le vostre specifiche perché, una volta arrivate presso la vostra sede, potrebbe essere troppo tardi per poter porre rimedio ad eventuali non conformità. 
 
Ecco perché, almeno la prima volta o fino a quando non sarete certi che il nuovo fornitore lavori in un certo modo, il nostro suggerimento è di ispezionare i prodotti durante la produzione e / o pochi giorni prima della loro spedizione.  
Se avete il necessario know-how e se il fornitore è abbastanza comodo da raggiungere, potete procedere in autonomia. In alternativa, è possibile appoggiarsi a un'agenzia che svolga per voi questo tipo di mansioni.
Un'ispezione effettuata durante la produzione permette di accorgersi presto di eventuali problemi mentre si è ancora nelle prime fasi del processo. In questo modo è possibile richiedere azioni correttive e controllare in seguito che siano andate a buon fine. E' inutile dirvi che è molto più facile in questa fase fare aggiustamenti prima che tutti i beni siano stati completati, imballati e preparati per la spedizione.
I controlli dopo la produzione e prima della spedizione delle merci consentono, invece, di verificare le quantità, l'imballaggio, l'etichettatura e la qualità media stabilita in base a test effettuati su alcuni campioni prelevati a caso dalla merce pronta per essere spedita.
Come abbiamo spiegato ieri, se avrete fatto un buon lavoro con le specifiche, ci sarà poco spazio per eventuali discussioni nel caso in cui si presentassero non conformità.


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Poco per ottenere tanto: gestire un fornitore col minimo sforzo - 2

Continuiamo il nostro discorso su come si possa gestire al meglio un fornitore con tre semplici passaggi e vediamo insieme il secondo.

Esame del campioni di pre-produzione

Quando è possibile, il secondo step per assicurarci una buona fornitura aderente alle specifiche è quello di far eseguire ai fornitori dei campioni di pre-produzione da esaminare a fondo. 

Questo passaggio ci offre un duplice vantaggio: se le specifiche, infatti, mettono in grado il fornitore di produrre al meglio questi campioni e noi di testarli correttamente in base a liste di controllo costruite sulle schede tecniche che abbiamo preparato, un esame approfondito della fornitura ci metterà nelle condizioni di poter strutturare meglio le specifiche (magari aggiungendo possibili difettosità che in precedenza non erano state individuate) e di dare un feedback approfondito al fornitore in un'ottica di miglioramento continuo.

Sempre se possibile, richiedete al fornitore di imballare i campioni estatamente come farebbe con il prodotto finito in modo - anche in questo caso - di poter individuare per tempo eventuali criticità.
Riicordate che, se riuscirete ad utilizzare la vostra specifica come lista di controllo in base alla quale esaminare i campioni, è molto probabile che il fornitore possa fare la stessa cosa mettendovi nelle condizioni di avere maggiori possibilità di ricevere una fornitura completamente aderente alle vostre specifiche.  

Ripetiamo ancora una volta che questo secondo step non è sempre possibile ma, quando lo è, perché rinunciarci?

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Poco per ottenere tanto: gestire un fornitore col minimo sforzo

Pareto ci ha insegnato che, spesso, un piccolo sforzo fa ottenere grandi risultati e questa affermazione è vera anche quando si tratta di fornitori.

C'è una sorta di "triangolo magico" che, una volta applicato, ci permetterà di dormire sonni più tranquilli per ciò che riguarda le forniture.

Da cosa è composto? Vediamolo subito: 

• Specifiche di prodotto;
• Campioni;
• Ispezioni sul posto

Ovviamente tutto questo va preceduto da una ricerca accurata del fornitore giusto ma anche il migliore fornitore può andare incontro a gravi problemi se non è ben instradato dal suo cliente.

A parte la selezione dei fornitori, dunque, ci sono tre passi che ci sembrano indispensabili e che la maggior parte degli acquirenti più esperti non salta mai.

Le specifiche di prodotto

Prima di inoltrare la richiesta d'offerta a qualsiasi fornitore, è necessario spiegare BENE ciò che si desidera, in altre parole definire esattamente le aspettative ancora prima di trovarsi a ispezionare una pre-produzione o un campione e di ritrovarsi a lamentarsi di come sia stato affrontato lo studio della fornitura.
Una specifica ben fatta contiene informazioni relative:

• a cosa ci si aspetti esattamente dal prodotto;
• a come il prodotto debba essere controllato;
• a quali debbano essere le tolleranze nelle misurazioni;
• a come il prodotto debba essere etichettato e imballato;
• a quali possano essere i possibili difetti e a come classificarli;
• a eventuali considerazioni sulla scheda tecnica, sulla documentazione, sugli standard normativi di riferimento, su eventuali cogenze, ecc.;
• a tutto ciò che di specifico occorra aggiungere per assicurarsi una buona fornitura

Se si vuole andare oltre e fare davvero un buon lavoro, sarebbe bene aggiungere in questa sede anche:

• quali caratteristiche del prodotto siano considerate "critiche per la qualità". Ad esempio, se si acquistano parti metalliche che dovranno essere poi  assemblate, certe dimensioni saranno critiche per la qualità, dal momento che potrebbero rendere impossibile il montaggio. Se si acquistano - invece - articoli promozionali, è bene ricordare che critici saranno la posizione e il colore del logo. Basta, insomma, seguire la logica e individuare le cose davvero importanti relativamente alle quali allertare il fornitore, affinché le controlli con maggiore attenzione;
• come debbano essere controllati i processi che hanno a che fare con le caratteristiche maggiormente di impatto sulla qualità. Per dare suggerimenti in questo senso, è bene informasi su come venga organizzata la produzione e quali processi siano coinvolti in ogni fase di gestione dell'ordine e dell'attraversamento del prodotto e discutere con i tecnici del fornitore;

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Anche l'acqua serve a lavorare bene!

Bere acqua rende più produttivi. Se disidratati, smemorati e distratti.
Lo sostiene uno studio statunitense e ce ne parla "la Repubblica".

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Quali indicatori per gli Acquisti?

Gli Acquisti sono un settore importantissimo all'interno di un'organizzazione ed è bene averlo sempre sotto controllo, possibilmente tramite pochi indicatori mirati.
Tra i KPI (Key Performance Indicators = indicatori chiave delle performance) più comuni per quest'area abbiamo:

- il ritardo medio della consegna della fornitura;
- la conformità della fornitura ai parametri indicati sull'ordine/contratto;
- il margine;
- il ritardo del processo di acquisto nell'approvvigionare qualcosa

Se si sta iniziando a impostare un sistema di KPI per l'Ufficio Acquisti (da ipotizzare, come sempre, in un'ottica generale e non settoriale tenendo, cioè, conto dell'intera organizzazione), questi sono buoni suggerimenti.  
Se, però, si vuole andare più in profondità, eccovi alcune indicazioni che potrebbero sempre rientrare tra i primi KPI da implementare:
- percentuale di richieste di offerta che arrivano al fornitore inesatte, incomplete o bisognose di chiarimenti;
- percentuale di richieste di offerta urgenti sul totale delle richieste di offerta;
- costo del processo di approvvigionamento (ad esempio per 1000 euro acquistati);
- percentuale di ordini gestiti attraverso ordini aperti (se applicabile);- percentuale di risparmio generato;
- percentuale di sforamento dei costi;
- numero di problemi relativi alla qualità evidenziati dal controllo qualità in ingresso
Un consiglio che ci sentiamo di darvi è questo: non cercate di tenere traccia di una trentina di KPI per un solo processo. Ottenere le giuste informazioni è difficile e costa parecchio tempo, è meglio cercare di capire quali possano essere gli indicatori giusti per il monitoraggio del processo (meno di 8) e concentrarsi su quelli.

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Quando è il manager a lavorare part time

Un articolo de: "Il Corriere della Sera" sui manager part time.
Cosa ne pensate? Secondo voi una figura appartenente al management può avere questo tipo di contratto?

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Italiani stacanovisti

Italiani stacanovisti non riescono a staccare Anche in vacanza pensano sempre al lavoro. Ce ne parla la Stampa.

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Conoscete il post-vacation blues?

Tornare al lavoro è un lavoro. Eccovi qualche consiglio della rivista "D" per riuscirci al meglio.

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Vivere senza capi

Ne abbiamo parlato spesso (ad esempio in questa discussione del Qclub).

Stare in ufficio senza capi funziona? Ce ne parla il Corriere.

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Ufficio: come superare il trauma del rientro

Le tecniche infallibili per distendere i nervi e affrontare il ritorno al dovere con il sorriso sulle labbra.

L'articolo è di "Stile".

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Le emoji al lavoro? (2)

E vediamo, dunque, secondo "D" quali sono le faccine da tenere e quelle da buttare via.

Gli smiley da tenere

• La faccina sorridente: indica apprezzamento e stempera la natura, a volte troppo diretta, di alcune email.
• Il bacio, ai collaboratori, indica apprezzamento di chi sta lavorando sodo.
• Pollici alzati o manine che applaudono dicono che è un lavoro ben fatto.
• La faccina con gli occhiali da sole indica l'intesa reciproca; con gli occhiali da vista che si farà un lavoro accurato.
• L'abbraccio dà il benvenuto a chi è appena entrato nel team.
• Palloncini, torta e champagne: da inviare al collega per una promozione

Gli smiley da buttare

•  La faccina che si sbellica dalle risate può voler dire "mi prendo gioco di te".
• Faccina arrabbiata o triste: mai simboli che sprimono sentimenti negativi.
• Ortaggi e animaletti. Ricordatevi che siete sul posto di lavoro. Non esagerate.
• Faccine indecifrabili: evitate di usare disegni di cui non si conosce il significato.

Cosa non fare

•  Non insistere con gli emoji se l'interlocutore non fa lo stesso.
• Massimo un paio a messaggio.
• Mai nelle email ufficiali, ai piani alti dell'azienda, all'esterno e a clienti con cui c'è una relazione diretta.

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Le emoji al lavoro?

(Fonte: "D")

La faccina sorridente si può mandare al boss? E al collega? A un sottoposto?

L'etichetta sull'utilizzo degli emoticon sul lavoro è un terreno sdrucciolevole. Non essendoci un codice di comportamento, si naviga a vista seguendo l'istinto. Ma gli "smiley" dilagano e una società di ricerca del personale americana (...) ha domandato a 300 dirigenti d'azienda cosa ne pensassero delle "faccine" nella corrispondenza di lavoro.

Risultato?

Uno su cinque le trova divertenti, accettabili per il 41%, ritenute "sciatte" dal 39%.

Diciannove dipendenti su 100 le usano abitualmente sul lavoro, 26 ne farebbero a meno e un terzo le detesta.

Tutti, però, concordano nel dire che l'emoticon è ormai un aiuto in grado di dare a un testo scritto una certa intonazione, un sentimento, un'emozione, per sopperire alla carenza del faccia a faccia, sempre più rarpo nell'era del lavoro da remoto.

E anche se un'istituzione in materia di etichetta come l'Emily Post Institute è sprezzante al riguardo ("da non usare, negli affari suona infantile"), per chi lavora comunicando via mail (...) gli emoticon sono diventati un mezzo di lavoro.

Ma bisogna sapere quali è meglio usare.

Voi cosa ne pensate? Usate le faccine nbelle comuniocazioni di lavoro?
Domani vedremo insieme la seconda parte dell'articolo e capiremo quali smiley buttare via e quali tenere anche in una corrispondenza professionale.

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Il lavoro del manager - 2

Quali sono i ruoli che un manager può ricoprire all'interno di un'azienda?
Anche in questo caso sono parecchi. Proviamo a schematizzarli.

CATEGORIA: gestione delle informazioni
RUOLO: monitoraggio del contesto in cui opera l'organizzazione
ATTIVITA': riceve e raccoglie informazioni, legge giornali, riviste del settore e report specifici, mantiene contatti e reti

CATEGORIA: gestione delle informazioni
RUOLO: smistare informazioni
ATTIVITA': passa ad ogni persona potenzialmente interessata le informazioni che le competono

CATEGORIA: gestione delle informazioni
RUOLO: portavoce dell'azienda
ATTIVITA': rappresenta la propria area o la propria organizzazione davanti a persone esterne (clienti, fornitori, partner, media, ecc.) tramite incontri, presentazioni, report, eventi, ecc.

CATEGORIA: rapporti interpersonali
RUOLO: figura di riferimento
ATTIVITA': svolge compiti istituzionali e simbolici durante gli eventi, le cerimonie, le premiazioni, ecc.

CATEGORIA: rapporti interpersonali
RUOLO: leader
ATTIVITA': superviziona i collaboratori, partecipa alla selezione delle risorse, motiva le persone, progetta la formazione, guida i propri uomini

CATEGORIA: rapporti interpersonali
RUOLO: collegamento
ATTIVITA': agisce da figura di collegamento tra diverse parti interne ed esterne

CATEGORIA: decisionale
RUOLO: imprenditoriale
ATTIVITA': avvia il cambiamento e lo sostiene nel tempo. Pianifica nuovi progetti, vaglia opportunità, identifica nuove aree di sviluppo

CATEGORIA: decisionale
RUOLO: gestionale
ATTIVITA': mette in campo azioni correttive durante i periodi di crisi, nei momenti difficili e ogni volta che qualcosa non funziona. Predispone le persone a gestire i cambiamenti interni ed esterni

CATEGORIA:decisionale
RUOLO: allocazione delle risorse
ATTIVITA': decide chi avrà le risorse stanziate e per quale motivo, fissa le tempistiche, esamina il budget, fissa le priorità

CATEGORIA: decisionale
RUOLO: negoziazione
ATTIVITA': rappresenta l'organizzazione nelle negoziazioni

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Il lavoro del manager

Il lavoro di un manager non è così facile da descrivere perché ogni job description può essere diversa da un'altra e il lavoro estremamente frammentato e in continuo mutamento rende difficile persino una pianificazione a breve termine. Senza contare che gli impegni di un manager dipendono anche dalla tipologia di cultura che vige all'interno dell'azienda in cui lavora e dal livello a cui opera visto che team leader, supervisori, capireparto, presidenti, amministratori delegati, ecc. sono tutti "manager".

Le quattro attività principali dei manager sono:

1. pianificare - ogni manager deve pianificare ciò che intende raggiungere e progettare azioni atte al raggiungimento degli obiettivi;
2. organizzare - è sempre compito del manager stabilire quali risorse occorrano per svolgere tutte le attività necessarie al raggiungimento degli obiettivi e "chi debba fare cosa" secondo un flusso di lavoro chiaro e univoco;
3. guidare - i manager devono supervisionare il lavoro affidato ai collaboratori, guidarli, motivarli, formarli, farli crescere professionalmente;
4. controllare - chi vuole occuparsi di management, infine, deve avere sempre sotto controllo l'andamento degli indicatori della propria area di pertinenza nell'ottica degli obiettivi che vuole raggiungere per riallinearsi nel caso in cui i risultati non siano quelli attesi

Per poterle svolgere al meglio occorrono tre tipologie di competenze:

1. concettuali - in ogni situazione, anche la più complessa, un manager deve riuscire a vedere il disegno generale, ad avere una vision chiara e a fare piani per il futuro;
2. tecniche - conoscenze e competenze tecniche specifiche possono risultare utili per gestire certe situazioni;
3. umane - riuscire a lavorare bene con gli altri a livello individuale e di gruppo è un'altra dote essenziale del bravo manager

Il manager perfetto ha competenze nei tre campi ma ne ha bisogno in diverse quantità a seconda della posizione che ricopre all'interno dell'organizzazione (più si sale di livello e meno competenze tecniche serviranno a vantaggio di quelle concettuali). Le competenze, però che servono a tutti i livelli sono, naturalmente, quelle umane.

La prossima volta vedremo insieme quali ruoli specifici possono ricoprire i manager all'interno di un'organizzazione.

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Le decisioni: tutte le tipologie

Le decisioni che vengono prese ogni giorno dalle organizzazioni possono avere diverse caratteristiche che ci consentono di raggrupparle secondo diversi fattori.

Il primo riguarda la loro struttura che le suddivide in:

• Decisioni strutturate - sono decisioni nelle quali lo scopo è ben chiaro e compreso da tutti e che seguono una serie di passaggi logici e razionali secondo un modello razionale. Ad esempio, un'organizzazione potrebbe decidere di volerne sapere di più sull'azienda X e, per raggiungere lo scopo, potrebbe ricorrere agli archivi di una rivista del settore, a un'indagine di mercato o a un altro strumento ancora. In poche parole, se si decide in modo strutturato, per affrontare il problema si applicano metodologie ben conosciute e testate.
• Decisioni non strutturate - si contrappongono alle decisioni strutturate perché i percorsi che le caratterizzano possono essere ambigui e non del tutto comprensibili da parte di chi partecipa al processo decisionale. Potrebbe essere difficile, ad esempio, individuare correttamente i benefici collegati alle decisioni, capire quali informazioni potrebbero facilitare il lavoro o come trasformare il problema in opportunità. Se, ad esempio, si lancia un nuovo videogioco, potrebbero non essere ben chiaro l'impatto sociale o gli obiettivi di mercato.

Il secondo identifica le decisioni in base al fatto che possano essere o meno programmabili nel tempo:

• Decisioni programmate - sono decisioni strutturate che seguono procedure e step chiari e ben individuati. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di decisioni di routine e, quindi, che si ripetono nel tempo.
• Decisioni non programmate - sono decisioni che devono essere prese in assenza di pratiche e procedure consolidate

Abbiamo poi una terza suddivisione che si basa sull'approccio strategico:

• Decisioni strategiche - solitamente sono relative all'utilizzo più appropriato delle risorse dell'organizzazione per il raggiungimento di un obiettivo entro un certo lasso di tempo. Si basano sullo scopo finale dell'azienda per determinare cosa occorra fare per raggiungere l'obiettivo stabilito.
• Decisioni operative - sono decisioni che hanno un orizzonte temporale breve e che seguono le decisioni strategiche al fine di calarle nella quotidianità

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Perché si cambia lavoro?

Secondo una ricerca di LinkedIn, i dipendenti cercano nuove occupazioni perché si sento "ingabbiati" nelle mansioni che svolgono. Nella scelta del nuovo lavoro è centrale l'ubicazione e la possibilità di usare i mezzi pubblici. Etica e sostenibilità le ragioni dei divorzi.
Ce ne parla Repubblica.

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Senza un colpo di fortuna il merito non si esalta

(Fonte: "Il Venerdì")

La fortuna conta. Gli scettici si mettano l'animo in pace. 
Se venite al mondo negli Stati Uniti, anziché nella Repubblica del Congo, i vostri guadagni si moltiplicheranno per 93.

Certo, ci sono diversi livelli di fortuna, fortune naturali, occasionali o procurate: ma è essenziale essere al riparo della buona sorte, per vivere come si deve.

All'argomento, riconoscibile per ciascuno di noi e vagamente irritante, dedica un saggio di spessore Robert H. Frank, docente di economia alla Cornell University.

(...)

Mettetevi l'anima in pace, perché per quanto pretendiate che le vostre capacità vengano riconosciute, se non avrete una consistente dose di fortuna, la questione si rivelerà più spinosa del previsto.

(...)

La meritocrazia, (...), è un valore "passivo", invocabile, ma travolto da successi e fallimenti provocati invece da fattori incontrollabili. Per esempio, nascere in un posto anziché in un altro, in una famiglia anziché in un'altra, venir educati in un certo modo, fare certi incontri (o mancarli per una frazione di secondo): la fortuna è essenziale. E l'importante (...) è decifrare il suo peso e collocarlo nella nostra storia. Saperlo riconoscere, quando lo s'intravede all'orizzonte. Metterci del nostro, non limitarsi a contemplarlo.

Non è vero che siamo tutti uguali, almeno ai blocchi di partenza e, la fortuna forse è cieca, forse è dispettosa. Non va lasciato nulla di intentato per acchiapparla, karma o non karma. E questo, davvero, è un modo di ragionare da americani: gente ostinata, impossibile da smontare.
Appropriatevi di questa attitudine, dice Frank. E darete una spintarella nella giusta direzione alla partita imprevedibile chiamata vita.

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Il boom del coaching

(Fonte: "Il Venerdì")

Avete mai sentito parlare di coaching? Se la risposta è no, non vi preoccupate. Sondaggi alla mano, in Europa, il 51 per cento degli intervistati ha risposto come voi. Eppure si tratta di un business mondiale da due/tre miliardi di dollari l'anno e che in Italia è cresciuto moltissimo negli ultimi dieci anni (attualmente i professionisti sono circa 2000), attestandosi tra le aree di maggiore sviluppo del prossimo decennio.

Un settore acerbo, promettente, caleidoscopico: il coaching è, prima ancora che una professione, una metodologia, studiata per aiutare privati e imprese a migliorare le proprie strategie di realizzazione.

Chiunque può rivolgersi al coach, l'allenatore: il manager che desidera migliorare la propria leaderdhip, lo sportivo o l'artista che soffrono di ansia da prestazione, la madre che non sa conciliare maternità e carriera, l'avvocato che deve ripensarsi come imprenditore.

(...)

A lui si rivolgono persone che stanno bene, ma che vorrebbero stare meglio, magari proprio nel momento in cui hanno raggiunto un obiettivo e temono di esserne sopraffatti.

(...)

Il coach aiuta ad eliminare le sovrastrutture per arrivare all'essenza dell'individuo.

In sintesi, si tratta di un mestiere che non si impara in una facoltà, anche se la maggior parte dei coach italiani ne ha frequentata una: in particolare Economia, Giurisprudenza, Scienze politiche, Ingegneria, Filosofia (...).

In Italia quasi il 90 per cento dei coach sotto i 55 anni (cioè la maggior parte) è donna.

(...)

Secondo uno studio del Financial Times, se un classico intervento di formazione aziendale ha un effetto sulla produttività di circa il 22 per cento, il business coaching arriva all'88 per cento, prefiguarando un'imminente rivoluzione nel settore delle risorse umane.

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Email fuori dall'orario di lavoro?

Torniamo a parlare delle email che si ricevono al di fuori dell'orario di lavoro con questo articolo de: "la Repubblica".

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Prendere appunti...sapete farlo bene? (2)

Eccovi gli altri suggerimenti per imparare a prendere bene gli appunti.

Non scrivete ogni parola

Se annotate ogni parola che il relatore, il cliente o il collega dice o che si trova su una slide, è molto probabile che non riusciate a tenere il passo e che vi perdiate passaggi fondamentali dell'esposizione.  
In più, scrivere furiosamente in un disperato tentativo di stare dietro a ciò che viene detto non vi aiuterà a concentrarvi su ciò che è davvero importante e che va fissato sulla carta.  

Annotando ogni parola, sprecate il vostro tempo, tempo che potrebbe essere utilizzato per prendere appunti su ciò che davvero conta e per organizzarli - già in questa prima fase - per rendere la successiva consultazione più semplice.

Scrivete appunti su argomenti diversi in posti diversi

Se organizzare le vostre note su supporti diversi a seconda dell'argomento (clienti, riunioni sui progetti, appunti per le presentazioni, ecc.), sarà più semplice consultarli, trovare al volo ciò che vi serve e avere un'idea precisa del percorso fatto dall'inizio alla fine per ciò che riguarda un certo discorso.


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