Come ci si deve comportare quando ci si trova a dover impostare da zero un sistema documentale secondo la ISO 9001:2015 ma esistono già moltissimi documenti pregressi? Occorre riesaminarli uno ad uno e rimietterli secondo i dettami della norma?
Ovviamente no, si tratterebbe di un lavoro lungo e sostanzialmente inutile e, come sappiamo bene, la ISO 9001:2015 ci sconsiglia vivamente di intraprendere qualsiasi azione che non sia utile all'organizzazione. Come comportarsi, dunque?
Bisogna mantenere il controllo delle informazioni documentate che decidiamo di includere nel sistema (procedure, istruzioni, modulistica, ecc.) e mantenere come registrazioni fatte secondo la ISO 9001 solo quelle che svilupperemo dal momento della progettazione del sistema qualità in poi. Sarebbe assurdo cambiare le registrazioni emesse prima di quella data.
Ma come bisogna comportarsi se alcuni di questi "vecchi" documenti devono essere mantenuti per essere, ad esempio, un riferimento futuro o perché costituiscono la storia di ciò che ha fatto un'organizzazione? In questo caso tutti i documenti che non entrano a far parte del sistema qualità possono essere identificati come "solo per riferimento" e il loro accesso va limitato a poche persone che sappiano chiaramente di quale tipologia di documento si sta parlando.
Voi come vi comportate in casi come questo? Avete dei suggerimenti da dare?
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
Ovviamente no, si tratterebbe di un lavoro lungo e sostanzialmente inutile e, come sappiamo bene, la ISO 9001:2015 ci sconsiglia vivamente di intraprendere qualsiasi azione che non sia utile all'organizzazione. Come comportarsi, dunque?
Bisogna mantenere il controllo delle informazioni documentate che decidiamo di includere nel sistema (procedure, istruzioni, modulistica, ecc.) e mantenere come registrazioni fatte secondo la ISO 9001 solo quelle che svilupperemo dal momento della progettazione del sistema qualità in poi. Sarebbe assurdo cambiare le registrazioni emesse prima di quella data.
Ma come bisogna comportarsi se alcuni di questi "vecchi" documenti devono essere mantenuti per essere, ad esempio, un riferimento futuro o perché costituiscono la storia di ciò che ha fatto un'organizzazione? In questo caso tutti i documenti che non entrano a far parte del sistema qualità possono essere identificati come "solo per riferimento" e il loro accesso va limitato a poche persone che sappiano chiaramente di quale tipologia di documento si sta parlando.
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