mercoledì 30 aprile 2014

4 attività che spesso vengono confuse

Ci sono quattro attività che vengono regolarmente svolte all'interno delle nostre organizzazioni e che, spesso, vengono confuse una con l'altra.
Vediamo quali.

Management o, per dirla all'italiana, gestione.
Gestire qualcosa all'interno di un'organizzazione significa fare in modo di pianificare le attività, organizzarle, guidarle e controllarle per far sì che contribuiscano tutte insieme a centrare gli obiettivi che l'azienda ha concordato.

La pianificazione e l'organizzazione sono solo una parte del management e servono per definire su quali attività concentrarsi per raggiungere gli obiettivi.
Stabilite le attività, la pianificazione porterà a stanziare le risorse necessarie per svolgerle al meglio mentre l'organizzazione assegnerà ai singoli collaboratori le attività da svolgere .

Infine c'è il controllo che consiste nel monitorare le attività delle persone allo scopo di verificare che siano allineate con gli obiettivi dell'organizzazione e, in caso contrario, permette di fare tutte le correzioni necessarie per riallinearle.

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martedì 29 aprile 2014

Specifiche e standard (2)

Dopo aver compreso in quali rapporti stiano stardard e specifiche, soffermiamoci un attimo su queste ultime.

La specifica è il documento che prescrive i requisiti che un prodotto o un servizio  devono rispettare per poter essere giudicati conformi.

La specifica descrive, ad esempio, come un prodotto o servizio debba essere:
  • progettato;
  • realizzato;
  • imballato;
  • consegnato;
  • ecc.
e una buona specifica descriverà nel dettaglio:
  • le performance che il prodotto o servizio dovrà avere;
  • tutti i suoi parametri;
  • eventuali materiali da utilizzare per la sua costruzione;
  • le metodologie di produzione;
  • i requisiti legati ad eventuali test e verifiche;
  • tutti i riferimenti ad altri requisiti applicabili
Affinché una specifica sia chiara, infine, dovrà essere scritta in modo da essere ben comprensibile da parte di tutti per non risultare ambigua e prestarsi a diverse interpretazioni.

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lunedì 28 aprile 2014

Specifiche e standard

Tra la standardizzazione e il processo che sta alla base della definizione delle specifiche c'è una relazione molto forte. Per assicurare, infatti, che un prodotto o servizio sia standardizzato e possa essere ricreato assolutamente identico a se stesso per il numero di volte che desideriamo, occorre affidarsi alle specifiche che devono essere preparate in modo che non diano adito a fraintendimenti ma descrivano chiaramente i requisiti del prodotto o del servizio da realizzare.

Ci sono standard nazionali e internazionali che, se utilizzati, ci aiutano ad assicurarci che le specifiche che prepararemo soddisfino certi criteri definiti per ciò che concerne le performance del prodotto, la sua sicurezza, ecc.

La standardizzazione non garantisce che siano state selezionati la migliore progettazione o le migliori specifiche ma, se viene utilizzata correttamente nel processo di preparazione delle specifiche, fornisce parecchie opportunità di imparare dalle singole innovazioni del settore ed, eventualmente, di adattare gli standard di riferimento all'evoluzione tecnologica alla quale stiamo assistendo.
Chiaramente è auspicabile, quando possibile, che i progettisti si basino sull'utilizzo di metodologie e materiali conosciuti, per garantire l'affidabilità di ciò che stanno progettando, ma spingere un progettista a stare alla larga da materiali sviluppati di recente o da componenti e tecniche ancora poco conosciuti può causare una vera e propria stagnazione dell'evoluzione tecnologica dell'organizzazione.
Occorre raggiungee un equilibrio tra l'analisi dei vantaggi rappresentati dall'innovazione e quelli derivanti da una riproducibilità di ciò che già conosciamo alla perfezione. Se si deciderà di seguire il percorso innovativo, allora questa decisione dovrà essere giustificata  in maniera oggettiva rispetto alle alternative conosciute.

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giovedì 24 aprile 2014

Il rapporto con i fornitori (3)

Concludiamo il nostro discorso sull'impostazione di un rapporto di partnership con i fornitori, riportando gli aspetti sui quali concentrarsi maggiormente per essere certi del successo di relazioni di questo tipo.

Si inizierà con lo stabilire chiaramente cosa questa partnership dovrà portare ad entrambe le parti perché le necessità del cliente e la capacità del fornitore di soddisfarle dovranno incontrarsi alla perfezione se vogliamo che entrambe le parti siano soddisfatte e che il rapporto si prolunghi con successo nel tempo.
Questo significa, ad esempio, comprendere a fondo cosa rappresenti un valore aggiunto per le due organizzazioni.

Anche stabilire ruoli precisi e assicurare la giusta allocazione di risorse e responsabilità aiuterà le due parti a lavorare bene insieme perché permetterà di supportarsi reciprocamente e di lavorare in squadra.

Il passo successivo sarà stabilire programmi di lavoro condivisi che comprendano piani concordati, tempistiche, obiettivi, date cardine ed eventuali momenti decisionali.

Strutturare a dovere la risoluzione di eventuali reclami, lamentele o conflitti tra le parti rapidamente è la base neces.aria perché tutto quello che abbiamo scritto fino ad ora funzioni bene.

Infine, assicurarsi che le conoscenze maturate dalle due organizzazioni si trasferiscano da una all'altra, fornendo un valore aggiunto ad entrambe è fondamentale perché esse possano crescere professionalmente.

Cosa ne pensate?

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mercoledì 23 aprile 2014

Il rapporto con i fornitori (2)

Continuiamo il discorso iniziato ieri, riflettendo su come il modo che un'organizzazione ha di impostare il suo rapporto con i fornitori debba essere in linea con le sue politiche e con le strategie che ha deciso di adottare ed essere pensato e progettato per supportarle.

Si inizia, ovviamente,con l'identificare con quali fornitori formare partnership strategiche per poi progettare e sviluppare relazioni di lungo termine che possano portare ad entrambe le organizzazioni (cliente e fornitore) il massimo dei benefici, strutturando questo rapporto perché abbia valore aggiunto.
Affinché ci sia valore aggiunto bisognerà assicurare uno sviluppo parallelo delle due organizzazioni basato sulla creazione di cultura, sulla condivisione delle conoscenze e dei processi di apprendimento, su processi di miglioramento comuni e sulla misurazione delle performance date dalla partnership e su un feedback sincero.

Ci sono diversi modi per assicurarsi che rapporti di questo tipo funzionino bene, dall'uso di verifiche ispettive tipiche dei sistemi qualità, alle certificazioni di competenza, all'adesione di piani d'azione comuni. Ovviamente, tutto questo deve essere supportato da una buona comunicazione e da uno scambio di informazioni efficace.

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martedì 22 aprile 2014

Il rapporto con i fornitori

Negli ultimi anni business, tecnologie ed economia si sono sviluppati in un modo tale che ormai sono molte le organizzazioni che ritengono una vera e propria necessità stabilire relazioni con i fornitori che diano reciproci vantaggi. Anche chi non aveva seguito i consigli della ISO 9004, ricordiamo che la filosofia che sta dietro alla gestione della Qualità e ai modelli di eccellenza caldeggia la partnership tra organizzazioni fornitrici e clienti, col tempo ha spesso dovuto arrivare alle stesse conclusioni della linea guida.

Molti si sono accorti che il modo di gestire i rapporti con i fotrnitori può fare la differenza tra il successo e la mediocrità perché, se si impara a considerarli dei partner,  ci si assicura che tutti i materiali, i servizi, le informazioni, le competenze e l'esperienza siano disponibili per essere messi al servizio del cliente ogni volta che serve. 
Una catena di fornitura davvero efficace, infatti, si basa su un rapporto di fiducia tra le parti che è il solo in grado di creare alti livelli di soddisfazione nella clientela.

Cosa ne pensate?

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venerdì 18 aprile 2014

Progettare un servizio

Per progettare al meglio un servizio, sarebbe bene tenere a mente cinque principi fondamentali:
  1. il servizio deve essere centrato sull'utente e, per farlo, occorrerà esaminarne i requisiti mettendosi nei suoi panni;
  2. la progettazione deve basarsi su un lavoro di gruppo capace di coinvolgere tutti gli stakeholder, in modo da non trascurarne nessun aspetto;
  3. dev'essere pensato come una sequenza di attività che si relazionino una con l'altra;
  4. i servizi intangibili dovranno essere pensati e visualizzati in termini di manufatti fisici per poterne evidenziare meglio tutte le problematiche dato che, in questo modo, diventerà più semplice ragionare su qualcosa di "concreto";
  5. nel progettare un servizio sarebbe opportuno averne una visione olistica il che significa esaminarlo nel suo insieme comprendendo, ad esempio, l'ambiente in cui verrà erogato
Secondo voi potremmo aggiungere qualche altro punto a questo elenco?

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giovedì 17 aprile 2014

Comunicare bene serve - 3

Eccoci arrivati agli ultimi tre vantaggi che derivano da una buona capacità di comunicazione.

Attivarsi per far sì che vengano fatte più cose
 
Le persone che comunicano bene sono più produttive. E' questo il risultato abbastanza inaspettato che deriva da una ricerca condotta da alcuni esperti di comunicazione.


Se dici bene una cosa la prima volta, le persone che ti ascoltano la capiscono immediatamente, non fraintendono, non rischiano di fare errori, di avere domande da fare o di dover richiedere spiegazioni e tutto questo si traduce in una maggiore efficienza. 


Ottenere più risorse

I professionisti in grado di parlare bene riescono ad ottenere maggiori risorse per i loro progetti professionali perché riescono ad articolare al meglio le loro necessità.

Smettere di scusarsi continuamente

Comunicare bene ci rassicura in merito al fatto di dire una cosa bene la prima volta e ci consente di non doverci scusare perché siamo stati fraintesi.

Cosa ne pensate?

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mercoledì 16 aprile 2014

Comunicare bene serve - 2

Dopo aver visto i primi vantaggi legati all'arte di saper comunicare bene, esaminiamone oggi insieme altri due.

Ottenere ciò che vogliamo in meno tempo
 
Da una ricerca condotta dagli esperti sembra assodato che le persone in grado di comunicare bene spendono pochissimo tempo a discutere di ciò che sta a loro più a cuore. Questo significa che, se davvero desideriamo che si proceda come vogliamo, dobbiamo articolare al meglio i nostri argomenti, essere chiari, concisi ma esaurienti. 



Gestire l'ansia

Quando si chiede ai manager che cosa temano maggiormente  nel loro lavoro, molti rispondono che si preoccupano soprattutto quando devono parlare in pubblico.

Imparare tutti i segreti per comunicare bene ci aiuterà, dunque, a dominare la nostra ansia e a concentrarci sul messaggio che vogliamo far arrivare al pubblico che ci sta ascoltando.

Domani esamineremo gli ultimi motivi per cui è importante imparare a comunicare bene. Non mancate!

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martedì 15 aprile 2014

Comunicare bene serve

Imparare a comunicare bene è importante per qualsiasi lavoro ma diventa addirittura fondamentale per chi voglia fare il manager.

Saper comunicare nel modo giusto, infatti, può procurarci notevoli vantaggi. Oggi esamineremo insieme i primi due.

Migliorare la nostra posizione all'interno dell'organizzazione
 
La nostra capacità di comunicazione ci aiuta a promuoverci meglio e a dimostrare quelle doti che possono convincere la nostra organizzazione ad affidarci la gestione di qualcosa fino a farci diventare dei veri e propri manager (ad esempio, dei quality manager).  


Dimostrare doti da manager è assolutamente indispensabile per garantirsi posti di lavoro migliori e queste doti comprendono sicuramente la capacità di far nascere nei nostri collaboratori la fiducia, la bravura nel gestire le relazioni con gli altri e la lucidità nel relazionarsi con loro. In una sola parola: comunicazione.

Ottenere i risultati che desideriamo

Gli esperti hanno calcolato che i due terzi delle idee che le persone presentano vengono rifiutate non perché non siano buone ma perché vengono comunicate male.
Tutto questo si traduce in un numero impressionante di lavoratori che hanno ottime idee ma che non riescono ad articolarle abbastanza bene da presentarle in maniera efficace.

Non vorrete correre questo rischio, vero?

Domani esamineremo altri motivi per cui è importante imparare a comunicare bene e continuare a migliorarsi in questa competenza così fondamentale.

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lunedì 14 aprile 2014

Farsi venire un'idea

Farsi venire una buona idea non è un processo che può basarsi sul caso o sulla fortuna. Le buone idee sembrano arrivare per caso solo quando le persone le stanno cercando e sono predisposte a riconoscerle.

Chi non è curioso di natura, non cerca di imparare cose nuove, non si fa domande, non si guarda in giro alla ricerca di opportunità e non esamina tutte le possibilità, difficilmente potrà farsi venire in mente una buona idea.

Anche l'aspetto pratico di questo percorso è molto importante. Le idee possono nascere continuamente e nelle situazioni più inaspetate. Alcune sono buone, altre no ma la cosa importante è annotarsele sempre e comunque per non dimenticarle.
Ricordiamo che ciò che può apparire assurdo oggi, potrebbe avere un senso domani.

Riconoscere, poi, che non esiste la buona idea in assoluto o la risoluzione perfetta di un problema è un altro passo fondamentale per diventare più creativi perché le soluzioni possono essere molteplici e diverse una dall'altra e sta a noi scegliere la migliore. Ecco perché è importante non fermarsi mai nel nostro percorso di ricerca continua.

Anche immergersi completamente in una questione o in un problema da risolvere può aiutarci ad osservarlo da una prospettiva diversa, vedendo ciò che prima non avevamo colto (ricordate il pesce di Agassiz?).
Le soluzioni più creative e inaspettate arrivano quando abbiamo maturato una notevole conoscenza del problema che stiamo affrontando e ne abbiamo una vasta esperienza. C'è da stare attenti, però, a non incorrere nell'errore di smettere di riflettere su ciò che pensiamo di sapere perché le idee già esistenti possono renderci miopi nei confronti di quelle nuove.

Anche la motivazione è fondamentale per diventare creativi e farci venire in mente buone idee. 
Dovrete riuscire ad appassionarvi alla materia ma a rimanerne abbastanza distaccati da poterne cogliere ogni nuova intuizione.

In quale di questi aspetti riuscite meglio e in quale, invece, vi sentite più deboli?

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venerdì 11 aprile 2014

La responsabilità sociale d'impresa

Oggi vi propongo la lettura di questo articolo tratto da: "Il Sole 24 Ore" che ha per tema la responsabilità sociale d'impresa.

Cosa ne pensate? Vi ritrovate in queste affermazioni?

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giovedì 10 aprile 2014

Il lean manager tra le figure più richieste dalle aziende

Sul Sole 24 Ore di quelche settimana fa leggo che tra i manager più richiesti dalle aziende ci sarebbe la "nuova" (sigh...) figura del lean manager che - finalmente - viene ritenuta fondamentale se l'azienda intende davvero ridurre gli sprechi.

Continuando a leggere, scopro con un po' di sorpresa che il lean manager "si occupa di ottimizzare i processi, abbassando i costi operativi. E' responsabile dell'applicazione del just in time e dell'armonizzazione dei flussi di materiali e informazioni" e rimango perplessa.

Voi cosa ne pensate? Ne parliamo?

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mercoledì 9 aprile 2014

Il pesce di Agassiz

Brano tratto dal libro: "Manuale interiore del contatto terapeutico".

L'eterna storia che si racconta su Agassiz (famoso zoologo, geologo e paleontologo del XIX secolo) è quella di un giovane studente universitario che aspirava a divenire un assistente nel laboratorio di Agassiz.

Arrivato al laboratorio per il suo colloquio iniziale, lo studente fu fatto aspettare diverse ore prima che Agassiz si facesse vedere. La stanza era contornata da modelli di pesci di varie specie e lo studente trascorse parte dell'attesa a studiare i pesci.

Quando Agassiz finalmente arrivò e le prime formalità introduttive furono completate, lo studente fece una garbata osservazione sulla disposizione dei pesci. Agassiz gli chiese cosa aveva notato sui pesci e lo studente snocciolò con orgoglio una conoscenza enciclopedica sulla tassonomia del pesce.
Dopo un po' Agassiz disse: "Sì, e cosa ha visto?"

Lo studente era perplesso e riuscì a balbettare soltanto una risposta inadeguata. Agassiz disse: "Sì, guardi ancora, guardi ancora", e se ne andò.

Lo studente riesaminò i pesci fino all'imbrunire e poi se ne andò a casa.

Ritornò il giorno successivo. Agassiz non c'era e così lo studente ricominciò ad esaminare i pesci.
Quando Agassiz tornò al laboratorio sul tardi, lo studente gli recitò la propria litania di osservazioni. Annuendo col capo, Agassiz disse: "Sì. Guardi, guardi ancora!", e se ne andò.

Oscuri sogni di pesci accompagnarono quella notte il sonno travagliato dello studente. Il giorno dopo egli potè a stento affrontare il compito a portata di mano, ma insistè.
Con sua sorpresa notò tratti dei pesci che non aveva notato prima. Le nuove osservazioni lo intrigarono, e non si accorse del ritorno di Agassiz.

La storia continua ancora, ma la conclusione è che lo studente alla fine trova la risposta verso cui Agassiz lo spinge: i pesci sono simmetrici , e la simmetria è la chiave della loro fortunata sopravvivenza come esseri acquatici.

Leggete anche l'articolo pubblicato oggi sulle pagine di QualitiAmo e regalatemi le vostre osservazioni sul brano che avete appena terminato di leggere.

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martedì 8 aprile 2014

I lavoratori poveri (3)

Completiamo la lettura de: "Il Fatto" leggendo insieme l'ultimo articolo che ha per tema i nuovi poveri del mondo del lavoro.

"Dalle sei alle venti, giornata di lavoro no-stop"

Buona lettura!

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lunedì 7 aprile 2014

I lavoratori poveri (2)

Continuiamo la lettura de: "Il Fatto" con un nuovo articolo che ci descrive alla perfezione il mondo di un certo lavoro che diventa sempre più diffuso.
 
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venerdì 4 aprile 2014

I lavoratori poveri

Tratto da: "Il Fatto":

(...)

"Tradizionalmente, la povertà è stata associata alla mancanza di lavoro ma, più recentemente, questi confini sono diventati più sfumati e anche categorie di lavoratori regolarmente occupati si trovano di fatto in condizioni di povertà".

La sostanza del problema è così riassunto dall'ultimo rapporto Cnel sul mercato del lavoro.
L'analisi sugli "working poor", i lavoratori poveri che, pur lavorando, non riescono a raggiungere una soglia dignitosa di reddito è diventata ormai essenziale in tutte le indagini sul mondo del lavoro.

Secondo il rapporto in questione, infatti, in Italia, nel 2010, eano il 12,5% della forza lavoro (...) ma nel 2011 erano già saliti al 14,3%.

Gli working poor, cioè i lavoratori a basso salario, sono coloro la cui retribuzione è inferiore ai due terzi della mediana della distribuzione dei salari orari. In Italia questa media è pari a 11,9 euro lordi contro i 13,2 euro dell'area euro. Il basso salario nel nostro paese, quindi, è indicato in 7,9 euro lordi all'ora, circa 5,5 euro netti orari, 800-900 euro al mese. Troppo poco per vivere ma abbastanza per essere condsiderati lavoratori o lavoratrici, a tutti gli effetti.

La contraddizione è tutta qui, in questo conflitto tra lo status poercepito e quello vissuto concretamente nella vita di tutti i giorni.
Ci si alza la mattina presto, si va al lavoro con orari sempre più lunghi, si torna a casa, magari con la valigetta 24 ore e, in un mondo di disoccupazione crescente, si è visti come persone fortunate.


(...)

 
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giovedì 3 aprile 2014

Il prezzo del ritardo (2)

Continuiamo il discorso iniziato ieri, leggendo insieme ciò che dice la scrittrice Diana DeLonzor, sempre su: "il venerdì di Repubblica", che offre ai ritardatari cronici cinque strategie per cambiare.
  1. Valutate obiettivamente il tempo per le routine quotidiane: anche se una volta siamo riusciti ad arrivare al lavoro in 5 minuti, meglio basarsi sul fatto che il più delle volte ce ne vogliono 15
  2. Cambiare atteggiamento verso la puntualità: scrivete su un foglio di carta tutte le cose positive che discenderanno dallo smettere di arrivare in ritardo, saranno di stimolo a cambiare atteggiamento
  3. Non abbiate paura dell'attesa: molti ritardatari sono persone che si sentono a disagio a restare con le mani in mano, per cui tendono ad arrivare agli appuntamenti all'ultimo momento. In effetti, però, i tempi morti si possono anche impiegare utilmente o usare per rilassarsi
  4. Valutate differentemente i vostri impegni: le routine quotidiane tendono a prevalere sugli appuntamenti saltuari, facendo arrivare in ritardo. Suddividete, quindi, le attività del giorno fra quelle che vanno assolutamente fatte in tempo e quelle che, per una volta, possono aspettare
  5. Non vi distraete: prima di uscire per un appuntamento, non mettetevi a fare cose che possono farvi perdere facilmente il senso del tempo, come guardare la tv, rispondere alle mail o impegnarvi in uno scambio di messaggi. Meglio spendere quel tempo a controllare di avere tutto quello che serve per andare all'appuntamento

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mercoledì 2 aprile 2014

Il prezzo del ritardo

Oggi vorrei farvi riflettere su questo articolo pubblicato su: "il venerdì di Repubblica". Cosa ne pensate?

Forza, ritardatari cronici e non...aspettiamo i vostri commenti! 

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martedì 1 aprile 2014

Essere un buon manager

Un buon manager deve avere almeno quattro competenze di base per svolgere bene il suo lavoro:
  1. essere capace di focalizzarsi sul presente perché ci sono molte cose da fare ogni giorno e il tempo è poco. Più tempo spenderà in attività non essenziali e meno ne avrà per fare il suo vero lavoro che è quello di gestione. Occorre eliminare tutte le distrazioni per dare il meglio;
  2. deve saper delegare in modo efficace. Non farlo significherebbe che le persone che dovrebbero fare un certo lavoro non lo stanno facendo, con grave danno per l'organizzazione in cui lavorano. Non riuscire a delegare o farlo male può mettere a rischio l'intero lavoro del manager;
  3. deve essere pronto a fare le cose quando è il momento. Ci sono cose che possono essere fatte solamente da un manager. Se avrà mantenuto la concentrazione necessaria per non accumulare arretrati e se avrà saputo delegare, ci sarà tutto il tempo per occuparsi di queste cose;
  4. riuscire a stabilire le priorità. Alcune cose possono essere lasciate indietro ma alcune idee devono essere messe in pratica al momento giusto, senza prendere tempo.
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