Comunicare una cattiva notizia

In tempo di crisi le cattive notizie, purtroppo, tendono a rincorrersi. Ecco perché la rivista: "Business & Technologies" si interroga in merito a come sia meglio comunicare una cattiva notizia a chi lavora con noi.
Sperando - ovviamente - di non averne mai bisogno, proviamo a dare un'occhiata a ciò che scrive la rivista.


Preparare il terreno

Mai reagire a caldo. E' questa la prima cosa che insegnano quando bisogna comunicare ai collaboratori una cattiva notizia. Meglio preparare il terreno e scegliere un luogo estraneo a quello del lavoro per parlare con le persone in modo più disteso.

Il discorso andrà, poi,intavolato con parole rassicuranti che non mirino a nascondere la realtà ma nemmeno a mettere la gente con le spalle al muro. Potreste iniziare il vostro discorso in questo modo: "devo parlarvi, si tratta di una cosa molto importante. Vi chiedo, però, di non inquietarvi troppo perché tutto ciò che sto per dirvi non influenzerà la qualità del vostro lavoro".

Annunciare la novità

Un'altra cosa importante da fare è quella di annunciare al più presto la novità senza tanti giri di parole e andando subito dritti al punto. Meno si tergiversa, meglio è.
Cercate di essere chiari e di spiegare bene tutto nei particolari, evitando ogni possibile fraintendimento.

Lasciate che la gente esprima le proprie emozioni

Una volta presentata la cattiva notizia, chiedete ai colleghi o collaboratori di dirvi cosa ne pensano e di rivolgervi eventuali domande.
Rispondete a tutti chiaramente e senza nascondere parte della verità.

In questo momento sarà di fondamentale importanza cercare di essere empatici e di comprendere i reali sentimenti che serpeggiano tra chi vi ha appena ascoltato.

Presentate una prospettiva futura

Se la brutta notizia non è proprio catastrofica, cercate di presentare anche una prospettiva di un prossimo futuro per mantenere la motivazione delle persone alle quali state parlando. Prospettate formazione o un progetto interessante tutto ciò, insomma, che sarete in grado di mantenere in futuro e che può contribuire a rendere la realtà un po' meno dura.

Chiaramente vale anche sempre il vecchio suggerimento di rivolgervi ai vostri uomini esattamente come vorreste che gli altri si rivolgessero a voi.

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Rendere una non conformità inattaccabile

Vi è già capitato che, dopo aver segnalato una non conformità in sede di verifica ispettiva interna, i vostri colleghi vi dicessero:

- "non capisco di cosa tu stia parlando..."
- "che cos'è una non conformità?"
- "quali requisiti sono stati violati, scusa?"

Se avete risposto sì, probabilmente non avete argomentato bene la problematica riscontrata.

Tra gli errori che si riscontrano abitualmente analizzando le non conformità evidenziate dagli auditor ISO 9001 interni troviamo le seguenti:

• il problema viene legato ad un "incidente" specifico e non legato ad una visione sistemica
• il problema è descritto in modo da non essere compreso dopo alcuni giorni che è stato riscontrato (perché mancano riferimenti che lo rendano circostanziabile anche dopo lungo tempo)
• non è stato identificato il requisito disatteso (se possibile, riportate il testo del requisito)
• non è stato identificato il processo dove si è riscontrata la non conformità
• non è stata identificata l'evidenza oggettiva capace di supportare la non conformità (meglio sarebbe, addiritttura, evidenziarne più di una a supporto del fatto che il processo non funziona
• non è stata richiesta e concordata un'azione correttiva
• il testo della non conformità non è scritto in un italiano ben comprensibile a tutti
• il testo contiene ambiguità e non è coinciso

Se, ad esempio, mi limitassi a scrivere: "sono stati riscontrati due strumenti di misura non tarati" capite bene che mancherebbero:

- i riferimenti al requisito disatteso
- le indicazioni relative ai due strumenti (quali sono?, Quando sono stati tarati l'ultima volta?)
- una visione sistemica del problema
- una prova del fatto che il processo non funziona (si potrebbe pensare che il problema sia limitato solo ai due strumenti)

Cosa ne pensate?

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Produzione artigianale, produzione di massa e Lean manufacturing (3)

Completiamo il nostro discorso sull'evoluzione della produzione nel campo Automotive, esaminando la:


Produzione "lean" di auto



Questo tipo di produzione è caratterizzata da:


- celle o linee di assemblaggio estremamente flessibili

- lavoratori estremamente competenti e orgogliosi del prodotto
- grande intercambiabilità delle parti ma con una varietà di modelli decisamente maggiore

- qualità eccellente

- costi diminuiti grazie ai miglioramento continui dei processi
- confronto continuo con il mercato globale e con concorrenti di tutto il mondo

Ovviamente stiamo facendo un discorso generale ed esisteranno realtà produttive che si collocano ancora tra la produzione di massa e quella "lean" ma lo scopo di questo elenco è solamente quello di fissare bene nella memoria le caratteristiche che distinguono l'evoluzione della produzione nei suoi tre stadi principali.

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Produzione artigianale, produzione di massa e Lean manufacturing (2)

Continuiamo a parlare dell'evoluzione della produzione nel campo Automotive, esaminando le caratteristiche della:

Produzione di massa di auto

Questo tipo di produzione è caratterizzata da:

- l'essere nata nel 1920 grazie a Henry Ford
- l'essere svolta da lavoratori privi di competenze specifiche
- l'essere svolta da lavoratori privi di particolare orgoglio per ciò che facevano
- l'intercambiabilità delle parti
- l'avere una qualità bassa
- prodotti che costavano poco ed erano alla portata di tutti
- la produzione di moltissimi esemplari identici

Riporto qui anche uno scritto di Henry Ford che, forse, può aiutare meglio a comprendere lo spirito dell'epoca:

"Per standardizzare una metodologia occorre scegliere la migliore tra tutti i metodi sperimentati e utilizzarla.

(...) 

Lo standard non è una barricata contro il miglioramento ma è il fondamento stesso del miglioramento

(...)

Dovete imparare a pensare alla standardizzazione come al meglio di ciò che sapete fare oggi, ma che domani dovrà essere necessariamente migliorato. Se, invece, penserete alle norme come a qualcosa di limitante, allora il progresso si fermerà"

Domani vedremo insieme la produzione di auto "lean" e come si differenzia da quella artigianale e da quella di massa.

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Produzione artigianale, produzione di massa e Lean manufacturing

Certamente abbiamo parlato molte volte delle profonde differenze che esitono tra:

- una produzione di stampo artigianale
- una produzione di massa
- una produzione di tipo "lean"

ma, forse, avremmo qualche difficoltà a snocciolare una dopo l'altra le caratteristiche che le contraddistinguono.
Ecco perché abbiamo pensato di riunirle in questo post, declinandole - però - per un settore particolare: quello dell'Automobile.


La produzione artigianale di auto

Questo tipo di produzione è caratterizzata da:

- l'essere nata intorno al 1800
- l'essere organizzata in blocchi montati dai lavoratori che giravano fisicamente attorno all'auto
- l'essere svolta dai lavoratori con un certo orgoglio per ciò che facevano
- l'avere componentistica fatta a mano o adattata manualmente
- l'avere una qualità molto alta
- l'essere estremamente cara
- la produzione di pochissimi esemplari

Nei prossimi giorni vedremo insieme la produzione di massa e la produzione "lean".

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Il curriculum emozionale

(Fonte: Glamour)

E' emozionale il curriculum che evidenzia le capacità in modo creativo ed empatico e cattura l'attenzione di chi legge.

(...)

Una tecnica per realizzarlo potrebbe essere quella dello storytelling: prova a parlare delle tue esperienze in forma di racconto che, però, sia sintetico e preciso.

(...)

Va bene anche il video curriculum per raccontarsi con le immagini che colpiscono sia udito che vista.

(...)

E' consigliabile usare questo tipo di curriculum solamente per le autocandidature e, meglio, accanto a un CV di stampo più tradizionale.

Mai quando è richiesto il formato europeo, soprattutto nei bandi di concorso.

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Usare bene le emozioni in ufficio

(Fonte: Glamour)

(...)

Il quoziente intellettivo forse ti fa assumere ma l'intellgenza emotiva ti fa fare carriera.
I top performer devono di solito la loro ascesa per 2/3 a competenze emotive e per 1/3 a qualità tecniche.

(...)

Le emozioni preziose sono empatia, entusiasmo e curiosità.
Con la prima crei collante con i capi e colleghi, con la seconda ti motivi, con la terza ti apri al nuovo e al cambiamento.

E le emozioni da controllare?
Insicurezza, ansia e imbarazzo. 

(...)

Come si trasformano le emozioni in vere e proprie competenze emotive?
Secondo lo psicologo Daniel Goleman sono 5 gli elementi dell'intelligenza emotiva da attivare:

1) consapevolezza delle tue emozioni
2) capacità di gestirle
3) automotivazione
4) il sapere comprendere le emozioni degli altri
5) saperle gestire

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Ammettere un errore

Tutti sbagliamo e tutti sappiamo benissimo quando abbiamo commesso un errore.
La differenza sostanziale tra una persona e un'altra sta nell'ammettere questo errore o nel continuare a negarlo fino in fondo.

Ammette di aver sbagliato, in un certo senso, significa aver compreso l'errore ed essersi impegnati a non commetterlo più.
Negarlo, al contrario, significa non cercare di capire e, soprattutto, non impegnarsi in futuro a non sbagliare più.

Non si impara nulla dagli errori commessi se li si giustifica o se si accusano altri di averli commessi al nostro posto.

Non è grave fare un errore, se si spiega che si è capito di aver sbagliato e cosa si ha intenzione di fare in futuro per non sbagliare più.
La cosa importante è far capire agli altri, soprattutto se siamo dei leader o dei semplici responsabili e ci stiamo rivolgendo ai nostri collaboratori, che questo errore riusciremo a metabolizzarlo e che non ci distruggerà.

In fondo non c'era qualcuno (Friedrich Nietzsche, se non ricordo male) che sostenva che tutto ciò che non ci distrugge è destinato a renderci più forti? ;o)

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Misurazioni tipiche in un ambiente lean (2)

Completiamo il discorso relativo alle misurazioni "classiche" effettuate in un ambiente lean, esaminando le ultime due. 


Tempi di Consegna
Dato che, in un ambiente gestito secondo la Lean manufacturing, i tempi del ciclo produttivo diminuiscono, l'azienda riesce a migliorare la propria puntualità nelle consegne.  

I prodotti vengono costruiti solamente quando un cliente effettua un ordine e questo modo di procedere consente all'azienda di rispondere alle esigenze dei propri clienti e di diminuire il tempo di attraversamento di un ordine.  

Un'azienda in continua evoluzione da un sistema di produzione di stampo tradizionale ad uno improntato al modello lean, vedrà nella diminuzione dei tempi di consegna una misurazione sicura degli sforzi fatti.

Qualità
Le tecniche della Lean manufacturing, come abbiamo visto, si applicano per eliminare gli sprechi in tutte le forme, dagli scarti alle rilavorazioni. 
Le aziende tengono traccia del numero di difetti in ogni fase del processo di produzione e nel periodo in cui il prodotto è già nelle mani del cliente.  

Una riduzione delle scorte ha un effetto diretto sulla qualità dei materiali e dei prodotti finiti perché alti livelli di inventario possono nascondere gravi difetti qualitativi, in quanto il tempo tra la creazione di un difetto e la sua individuazione aumenta notevolmente, così come aumentano le probabilità che il problema venga ripetuto.  

La Lean manufacturing utilizza tecniche capaci di ridurre i difetti qualitativi perché ogni operatore ispeziona le parti prima di mandare avanti il lavoro fatto.  
Quando un operatore rileva un difetto, può inviare nuovamente le parti al responsabile del problema perché vi ponga rimedio.

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Misurazioni tipiche in un ambiente lean

La Lean manufacturing, come sappiamo, è un sistema produttivo che tende a eliminare gli sprechi in tutte le fasi del processo necessarie per costruire un prodotto.  

La Lean manufacturing tende a concentrarsi sulle esigenze del cliente, migliorando la puntualità nelle consegne, riducendo i costi ed eliminando i difetti per quanto riguarda la qualità del prodotto finale.  

Le aziende lean misurano il successo degli sforzi fatti, attraverso il monitoraggio dei costi totali, della qualità, dei tempi ciclo e della puntualità delle consegne.

Costo totale
Le aziende che utilizzano il costo totale della produzione come misura dei propri sforzi nell'ambito della Lean manufacturing mirano all'eliminazione degli sprechi in tutti i reparti per abbattere i costi aziendali.  

Fabbricare prodotti in base alla domanda del cliente, invece che sulla base di previsioni potenzialmente inesatte, porta ad una riduzione delle scorte e degli sprechi e abbatte i cost totali dell'azienda.

Tempo di ciclo
Le tecniche che fanno capo alla Lean manufacturing portano anche a ridurre il tempo di ciclo del prodotto.  
Un ciclo produttivo che duri di meno è, dunque, spesso utilizzato per determinare il successo dell'applicazione degli strumenti della Produzione snella. 

Questo tipo di approccio organizza macchine e attrezzature in modo da costruire un prodotto dall'inizio alla fine senza interruzioni, intoppi, attese, sprechi, ecc.  
Se le aziende manifatturiere tradizionali, dunque, raggruppano apparecchi simili in un'unica posizione all'interno del layout della fabbrica e spostano il prodotto dentro e fuori questi reparti che risultano separati tra loro, la Lean manufacturing costruisce una cella produttiva che contiene tutta l'attrezzatura necessaria per produrre e spesso ispezionare le parti in ogni fase del processo di fabbricazione.



Domani concluderemo questo discorso, esaminando le ultime due misurazioni tipiche degli ambienti lean.

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Migliorare se stessi

Avete già abbandonato i buoni propositi di Capodanno? 
Non c'è da vergognarsi. Le ricerche ci dicono che un quarto delle persone che decidono di adottare un buon proposito, si perdono per strada dopo nemmeno una settimana. 
Sembra che sia tipico della natura umana mirare molto in alto e poi non riuscire a centrare l'obiettivo. 
Che si tratti di fare ginnastica con maggiore regolarità, di ridurre gli acquisti impulsivi o - semplicemente - di mantenere la scrivania in ordine, chiunque abbia provato a cambiare un'abitudine acquisita da lungo tempo sa quanto possa essere frustrante e difficile un cambiamento duraturo.

Ma perché migliorarsi è così difficile, nonostante tutte le nostre buone intenzioni? Cosa sanno in più di noi quei pochi che riescono a migliorare su base continua?


Cambiare stile di vita richiede una grande capacità di adattamento mentale e tanta motivazione. Sognare in grande è divertente, ma occorre ridimensionare le nostre aspettative in modo da renderle più realistiche e capaci di prepararci meglio alle sfide da affrontare.  

La cosa migliore è partire da piccoli obiettivi a breve termine che ci consentano di costruire fiducia in noi stessi e nel nostro modo di affrontare i problemi e risolverli. 
L'approccio graduale funziona proprio perché aumenta un ingrediente essenziale per il raggiungimento degli obiettivi: la fiducia.
Un primo passo fondamentale per eliminare una cattiva abitudine è comprendere perché l'abbiamo adottata. 
Del resto, ciò che rende le abitudini così difficili da cambiare è proprio ciò che le rende così preziose per noi. Le abitudini ci rendono la vita facile e per trovare la forza di romperle occorre rompere il meccanismo perverso che le genera, ad esempio riducendo gli indizi situazionali che le generano (fare la strada a piedi se si vuole eliminare l'abitudine di fumare alla fermata dell'autobus è un buon esempio di ciò che si intende).

Anche smetterla di sovrastimare la propria capacità di interrompere una cattiva abitudine ci aiuterà a guardare in faccia la realtà. 
Avete mai notato che quelli che dicono che possono smettere quando vogliono di fare qualcosa di negativo sono proprio coloro che hanno più difficoltà a farlo?

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La cultura della libertà e della responsabilità

Qualche tempo fa Bloomberg Businessweek ha pubblicato un articolo su Netflix, un'azienda che noleggia DVD e videogiochi via internet, e che punta a responsabilizzare i dipendenti, motivandoli, rendendoli capaci di lavorare insieme in maniera disciplinata e ricompensandoli se fanno un buon lavoro.

Fino a qui niente di strano ma Netflix ha un'altra particolarità: i suoi collaboratori non hanno (quasi) nessuna restrizione!
Volete un esempio? Basta leggere la loro policy relativa alle vacanze che è davvero semplicissima...ovvero, non esiste!
Ogni persona può scegliere in piena autonomia quando andare in vacanza perché l'azienda si focalizza su ciò che il lavoratore deve fare e non su quando lo deve fare o su quanti giorni dovrà lavorare per farlo. 

Prima del 2004 Netfix era un'azienda come molte altre con una sua politica relativa alle ferie. All'improvviso -  però - i dirigenti pensarono che, visto che nessuno teneva traccia delle ore lavorate in una giornata, che senso aveva conteggiare i giorni di vacanza? In fondo si trattava di un'abitudine tipica delle aziende vecchia maniera alle quali Netflix non voleva proprio assomigliare.

Cercare di ricondurre tutto ad una procedura porta sì un maggior ordine e dona un senso di sicurezza grazie al controllo ma può portare anche ad una burocratizzazione della struttura e uccidere la libertà e la responsabilizzazione dei lavoratori.

Quello che stanno cercando di fare in Netflix, invece, è sviluppare e far crescere il senso di responsabilità di ognuno in modo che tutti si preoccupino dell'azienda e lavorino per farla crescere bene.
Non sono preoccupati di quante ore lavori una persona ma del fatto che queste ore siano produttive e conducano a un buon lavoro.

Cosa ne pensate? Sì, lo so, è l'ennesimo esempio di un'azienda che si muove in un ambiente particolare ma credete che sia davvero così difficile ripensare, magari parzialmente, un'azienda tradizionale in questo modo?

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Preparare il materiale per un corso di formazione (4)

I docenti di successo, prima di tutto, si conoscono bene. Sulla base di ciò che sanno di se stessi, sviluppano le loro potenzialità e uno stile che li caratterizzi.  

L'autostima è una combinazione di:

•  conoscenza di sé

•  fiducia in se stessi

Per essere efficaci, dunque, come docenti è necessario, prima di tutto,  essere consapevoli del proprio stile personale, ovvero del modo in cui interpretiamo, organizziamo e presentiamo l'argomento della docenza.  
Essere consapevoli significa, ad esempio, conoscere i propri pregiudizi (tutti ne abbiamo!) ed essere coscienti dei propri atteggiamenti oltre che poter contare su scelte linguistiche che non vadano mai oltre il livello di comprensione del pubblico.

Non c'è dubbio che i migliori docenti siano persone che non hanno problemi ad avventurarsi al di fuori della propria zona di comfort e che sono capaci di assumersi dei rischi, se hanno in mente uno scopo ben definito. Tuttavia, per avventurarsi fuori da questa "zona di comfort", è necessario comprenderne bene i limiti così come li abbiamo stabiliti.

Ecco una serie di domande per determinare quale sia la vostra attuale zona di comfort. 

• All'interno di un gruppo ti trovi meglio stando di fronte ai discenti o posizionandoti in mezzo a loro? 
• Quali situazioni tendono a porsi al di fuori della tua zona di comfort?
• Quando spieghi qualcosa in pubblico preferisci leggere o andare a braccio, guardando i tuoi interlocutori negli occhi?
• Quando spieghi ti piace stare fermo in un posto o muoverti? 
• Sei abituato a prepararti bene la lezione o preferisci improvvisare, conscio della tua preparazione?
• Preferisci utilizzare delle slide come guida o utilizzi una lavagna solo quando serve?
• Quale ritmo dai alla tua lezione? Veloce e incalzante o lenta e ponderata?
• Quale abbigliamento preferisci durante le tue lezioni? Formale o informale?

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Preparare il materiale per un corso di formazione (3)

Riprendiamo il discorso relativo alla preparazione del materiale di supporto a un corso di formazione, esaminando gli ultimi due componenti essenziali:


L'implementazione del corso: aspetti da includere nel materiale di supporto
 
Con il termine "implementazione" ci riferiamo alla realizzazione della nostra "vision" in modo naturale. E' in quetsa fase, dunque, che dovremo includere i metodi di attuazione che abbiamo scelto:

     - simulazioni
     - letture
     - esercizi
     - quiz / test
     - attività "in-class" / "out-of-class"
     - laboratori 
     - dimostrazioni
     - guide
     - ricerche
     - DVD
     - ecc.


I risultati del corso: aspetti da includere nel materiale di supporto
 
I risultati si riferiscono al rendimento degli studenti, basato su prove di apprendimento. Possono includere le competenze dimostrate, gli atteggiamenti cambiati, ecc.:

    - risultati dei quiz
    - risultati delle prove
     - relazioni orali / presentazioni / dimostrazioni
     - rapporti delle esercitazioni fatte
     - confronto tra i risultati dei test prima e dopo il corso
     - sondaggi
     - ecc.

Includere questa parte nel materiale che distribuirete (integrandolo) alla fine del corso, permetterà di:     
    - focalizzarsi sui risultati dell'apprendimento raggiunti dalla maggior parte degli studenti
    - spiegare questi risultati
    - individuare il risultato più sorprendente
    - effettuare un sondaggio per comprendere di quale risultato si è più contenti
    - di individuare gli aspetti del corso che si potrebbero aggiungere


Domani termineremo il discorso con un piccolo "bonus" che parla della zona di comfort di ogni docente perché non c'è materiale del corso che regga se il docente appare terrorizzato all'idea di insegnare qualcosa a qualcuno. ;o)
Ce la fate ancora?

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Preparare il materiale per un corso di formazione (2)

La preparazione del materiale di supporto di un corso di formazione offre l'opportunità di studiare le relazioni tra ciò che facciamo come insegnanti e ciò che fanno le persone che ci ascoltano nella veste di discenti.

Gli approcci tipici al preparazione del materiale di supporto ad un corso sono:

• un'analisi approfondita del corso per verificare se abbiamo incluso tutto ciò che va a completare il messaggio che vogliamo far passare con il nostro intervento formativo
• la storia naturale del corso, ovvero come si è evoluto (soprattutto se è durato per qualche giorno o settimana)
• lo sviluppo del corso all'interno di un percorso di formazione (ovvero come si inserisce all'interno di una sequenza di interventi formativi per il miglioramento delle competenze)

 Lo scopo del materiale che stiamo preparando è così suddiviso:

• ricordare, descrivere e analizzare la motivazione che ha portato all'erogazione del corso
• ricordare i momenti topici dello stesso (a questo scopo sarebbe utilissimo integrare il materiale preparato con una nuova paginetta, da realizzare al termine del corso, nella quale inserire le domande e le risposte più interessanti oltre che gli interventi più incisivi)
• documentare l'apprendimento dei discenti durante il corso, fissando dei paletti che contribuiscano ad orientarli all'interno della materia spiegata

Quali sono i componenti essenziali del materiale di supporto ad un corso di formazione?
E' presto detto:

• progettazione (dovrà rispecchiare la "vision" generale del corso, il suo schema e i suoi principi di base)
• implementazione (ovvero i metodi per l'attuazione della formazione)
• risultati

La progettazione del corso: aspetti da includere nel materiale di supporto
 
Anche se - a prima vista - può sembrare inutile, io inserirei nel materiale del corso che state per erogare tutte le seguenti informazioni:

- calendarizzazione (utile soprattutto se il corso si estende nel tempo e si articola in diverse lezioni)
- descrizione del corso
- obiettivi
- la domanda principale per la quale cerchiamo una risposta (questione generale afforntata nel corso)
- argomenti e concetti trattati e breve riassunto
- sfide e aspettative legate all'intervento formativo
- risultati che si vogliono raggiungere con l'apprendimento
Domani esamineremo gli ultimi due componenti essenziali: l'implementazione e i risultati.


Nel frattempo, mi dite cosa ne pensate?

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Preparare il materiale per un corso di formazione

Che cos'è un corso di formazione?

Con le parole "intervento formativo" si intende qualsiasi attività organizzata destinata a suscitare un cambiamento nella professionalità di una persona. 

Un corso di formazione, infatti, può cercare di:

• far crescere le competenze (sono azioni che possono essere osservate e acquisite: ad es. usare un macchinario)
• migliorare le conoscenze (sono capacità cognitive e si articolano in ciò che il lavoratore capisce: ad es. conoscere la norma ISO 9001, i meccanismi delle ricerche di mercato o i principi della contabilità. La conoscenza è meno quantificabile e osservabile rispetto delle competenze)
• far cambiare atteggiamento (l'attitudine riguarda la sfera delle sensazioni e non si  può insegnare anche se l'atteggiamento è un fattore importante nel processo di apprendimento. In qualità di docente è importante ricordare che come le persone la pensino circa l'organizzazione per cui lavorano, influenzerà la loro performance)
• soddisfare un bisogno specifico

Dato che sarà capitato (o capiterà) a molti di voi di dover spiegare delle cose ai colleghi in maniera organizzata, lunedì vedremo insieme come affrontare un corso di formazione dalla parte del docente.

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I compiti del team manager

Come abbiamo scritto tante volte, lavorare in gruppo non è semplice e non si impara dall'oggi al domani. Per questo è utile utilizzare un facilitatore appositamente formato che vada a ricoprire il ruolo di team manager, in attesa di formare una risorsa interna.

I compiti del responsabile di un gruppo sono, essenzialmente, i seguenti:

• adoperarsi perché il gruppo raggiunga gli obiettivi che si è posto
• padroneggiare gli strumenti di gestione dei gruppi
• portare le persone a generare idee
• definire bene l'argomento di discussione e l'obiettivo 
• annotare tutte le idee, le obiezioni, gli spunti per poterci riflettere al momento giusto
• coinvolgere tutti nel gruppo in modo equilibrato, sollecitando opinioni
  
• controllare chi parla troppo e far intervenire chi partecipa poco alla vita del gruppo
• riportare la discussione del gruppo sull'oggetto corretto nel caso in cui devii
• gestire opportunamente il tempo a disposizione del gruppo
• fare la sintesi di ciò che si è detto, aiutare a trarre conclusioni, riformulare i punti importanti
• parlate con tranquillità e cercare di sedare eventuali litigi sul nascere
• parlare in modo chiaro con ognuno dei membri del team
• alla fine di ogni incontro, lasciare alle persone un programma di lavoro da svolgere prima del prossimo incontro

Vi vengono in mente altri compiti?


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Sei intelligente?

Sto leggendo il godibilissimo libro "Thinking on your feet" che insegna a cavarsela al meglio in ogni situazione che preveda una qualche forma di comunicazione.

Per rompere subito il ghiaccio in maniera simpatica, l'autore chiede al lettore di immaginarsi una situazione del genere:

Il tuo capo ti ha appena chiamato nel suo ufficio. Tu non sai perché e, dunque, sei decisamente un po' nervoso.
 
 Il capo ti guarda e poi ti chiede: "Sei intelligente?" 
Tu, naturalmente, risponderai di sì.  

La sua domanda successiva, però, ti getterà veramente nello sconforto: "Come fai a sapere che sei intelligente?"

Provate a scrivere qui o per vostro conto la risposta che dareste ad una simile domanda fatta dal vostro boss. Scrivete nel più breve tempo possibile e non modificate ciò che avete scritto. Ricordate che, nel mondo reale, avreste pochissimo tempo per riflettere e rispondere.


Chiedete, poi, ai vostri collaboratori, ai colleghi e agli amici di rispondere a questa stessa domanda e di calarsi nella medesima situazione (il tempismo nella risposta sarà sempre fondamentale). Confrontare, poi, le loro risposte con la vostra e, se pensate che qualcuno abbia dato una risposta migliore della vostra, esaminatela per capire perché suona più articolata e convincente.

Non è un bellissimo esercizio per capire quanto siamo bravi a:

- pensare velocemente
- riassumere il nostro pensiero, evidenziando tutti i punti fondamentali della nostra riflessione
- esporli chiaramente 

ovvero, a comunicare in maniera chiara ciò che pensiamo?

Per vostra conoscenza, l'autore risponde così: "per me intelligenza significa conoscenza e oggi so più di quanto sapevo ieri"

Pensate che sia una buona risposta? Perché sì o perché no?

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Applicare il Just In Time alla Logistica

L'obiettivo del Just In Time del miglioramento dei servizi è pertinente ed applicabile anche al settore della logistica aziendale.  
Il JIT, infatti, è una metodologia che può essere abbracciata come un approccio gestionale pensato e progettato per eliminare gli sprechi.  
Nel settore della logistica aziendale, gli sprechi possono essere definiti come qualunque cosa "extra" rispetto alla quantità minima di attrezzature, spazi e tempo dei lavoratori che siano ritenuti essenziali per aggiungere valore al prodotto o al servizio.  

Anche la logistica, dunque, che comprende le attività di movimentazione e immagazzinamento dei prodotti può tranquillamente abbracciare la filosofia del Just In Time per identificare gli sprechi e per migliorare il servizio. 
Ad esempio, è possibile pianificare la manodopera e le strutture necessarie per soddisfare le esigenze di distribuzione, per migliorare la qualità del servizio logistico grazie anche a relazioni di partnership con i fornitori e così via.  

In sintesi, ci sono molti aspetti della Logistica dove la metodologia JIT di riduzione degli sprechi e di miglioramento del servizio può essere applicata per migliorare le prestazioni nei quattro settori fondamentali che sono:
 
- i servizi al cliente
- l'elaborazione degli ordini
- la gestione dell'inventario 
- la gestione dei trasporti

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Woody Allen e l'importanza di una buona comunicazione

Qualcuno di voi ricorda l'esilarante scena della rapina in banca di "Prendi i soldi e scappa"?

Il protagonista - Virgil Starkwell - cerca di rapinare una banca presentando allo sportello un improbabile biglietto, scritto in qualche modo e nessuno dei cassieri riesce a decifrarlo.
La fine, ovviamente, non è delle migliori e tutto perché il povero Virgil non ha saputo scrivere un buon testo che supportasse adeguatamente la rapina!

Non importa di cosa vi occupiate esattamente, comunicare bene è fondamentale in qualunque lavoro.
Dovrete essere capaci di comunicare attraverso un computer, di parlare con le persone al telefono, di ottenere il supporto del vostro capo con un discorso efficace, di lavorare con gli altri membri di un gruppo di lavoro comunicando nella maniera corretta e di cogliere tutte le opportunità che dovessero presentarsi grazie ad uno scambio di idee efficace.

Vedete, dunque, quanto è importante saper comunicare bene?

Robert Bolton, un accademico inglese, giunse persino ad affermare che l'80% degli errori rilevati in un posto di lavoro fossero dovuti al fatto di non sapersi relazionare con gli altri nella maniera corretta.

Il capo che vi carica di lavoro, il collega sconsiderato, il cliente maleducato, il fannullone che viene preso in considerazione più di voi rappresentano tutti dei grossi problemi di comunicazione.

Chi, dunque - in un'ottica molto "tecnica" - dovesse pensare che i dati parlano da soli, si sbaglia di grosso.

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Raccolta di elementi per la buona riuscita di un progetto

Quali sono gli elementi che contribuiscono ad avere un buon Project management?
Abbiamo provato ad elencarne qualcuno, sperando che voi abbiate voglia di aggiungere gli altri se ne troverete di mancanti:
 

• definizione dell'obiettivo del progetto 
• definizione dell'ambito del progetto
• piano di gestione del progetto
• controllo della pianificazione
• analisi dei costi e dei benefici
• definizione di eventuali vincoli
• ripartizione del lavoro tra i componenti del team di progetto
• ripartizione delle responsabilità
• buona gestione del tempo
• diagrammi di Gantt e PERT
• metodo del percorso critico
• definizione di eventuali modelli
• reporting
• controllo dei costi
• gestione dei costi
• analisi finanziaria
• stima dei costi
• forecasting
• gestione della Qualità
• gestione delle risorse umane
• leadership  
• empowerment
• team building
• motivazione
• gestione dei conflitti
• compensazione
• definizione delle strutture organizzative
• buona comunicazione
• risk management
• qualificazione dei fornitori
• definizione della tipologia di contratti
• ecc.

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Benjamin Franklin e la gestione del tempo

Sapete che Benjamin Franklin (inventore, scrittore, filosofo, diplomatico e statista americano) viene spesso considerato addirittura come il "padre del time management"?

All'età di 28 anni, Franklin si trovò senza un soldo e senza lavoro, avendo presentato istanza di fallimento. Riflettendo sui suoi fallimenti, capì che la soluzione ai suoi problemi era quella di cambiare il suo approccio al lavoro.  

Da quel momento iniziò a fissare obiettivi e priorità e a tenere un piccolo libro dove registrava le sue attività quotidiane. Mirando a vivere secondo 13 valori di base, che andavano dall'umiltà alla frugalità, nel suo libro iniziò a scrivere ogni sera come si fosse comportato rispetto ad ognuno di questi valori e a registrare appunti sulla sua gestione del tempo.

La base di partenza fu una domanda che gli cambiò la vita: "ami la vita? Allora non sciupare il tempo!''

Il suo lavoro si sviluppò in concomitanza con una crescita dell'industrializzazione e con un'idea che iniziò a farsi strada proprio in quel periodo: il tempo è denaro (frase, tra l'altro, coniata proprio da Franklin).

L'approccio di Franklin alla gestione del tempo può essere riassunto in uno dei suoi testi più famosi:
''se vuoi godere di uno dei più grandi lussi della vita - quello di avere abbastanza tempo, il tempo per riposare, il tempo per riflettere sulle cose, il tempo per fare le cose con calma - ricorda che c'è un solo modo: prenderti il tempo che ti serve per pensare a ciò che devi fare e per pianificarlo bene''

Mi sembra un ottimo consiglio da seguire, cosa ne pensate?

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