Prendere appunti...sapete farlo bene?

Nonostante le nuove tecnologie, a qualcuno di noi sarà certamente capitato di prendere appunti a mano durante un corso, una riunione o come supporto per una presentazione che dobbiamo tenere in pubblico e, qualche tempo dopo, di rileggerli non trovandoli poi così chiari ed efficaci.

Per provare a fare meglio la prossima volta, eccovi dei semplicissimi consigli da seguire.

Scrivere i vostri appunti in un colore ben leggibile

Per quanto questa prima regola possa sembrare semplice buon senso, capita a tutti - almeno una volta nella vita - di scrivetre un appunto al volo con una penna o una matita colorata che poi risulta difficilmente leggibile. 

Meglio essere noiosi e utilizzare i classici nero, blu e rosso che rischiare di farci venire il mal di testa nel tentativo di interpretare ciò che abbiamo scritto in un colore improbabile, non credete? 
Tra l'altro un colore come il blu ci aiuta anche a non affaticare troppo la vista, soprattutto se dobbiamo sudare su questi appunti. Ci avevate mai pensato?

Evidenziate le parole e le frasi chiave

Evidenziare parole e frasi chiave vi aiuterà a ricordare gli argomenti e i dettagli importanti e vi aiuterà ad avere ben chiari tutti i concetti e a distinguerli quando consulterete le vostre note. 

Evidenziando le parti fondamentali dei vostri appunti metterete bene a fuoco le cose da ricordare oltre che a fissarle in maniera indelebile nella vostra memoria visiva. 

Se siete interessati all'argomento, nei prossimi giorni vi daremo altri suggerimenti su come procedere per prendere appunti in maniera efficace.


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L'intero ciclo del risk management (2)

Concentrandoci un attimo sull'identificazione dei rischi, occorre ricordare che è qualcosa che tutti noi facciamo ogni giorno, per lo più senza nemmeno pensarci. Quando la complessità aumenta oltre le nostre normali esperienze quotidiane, come ad esempio nel caso dei rischi affrontati da un'azienda o durante un progetto complesso, è necessario - però - un approccio più formale.

Un processo di gestione del rischio generico è stato definito nella norma ISO 31000 e può essere applicato, opportunamente personalizzato a seconda delle nostre esigenze, a qualsiasi tipo di rischio per qualsiasi tipo di organizzazione. Diverse tipologie di rischio, infatti, devono essere valutate in modo diverso con il supporto di diverse domande da fare o di diverse tecniche da utilizzare anche se - alla fine - il processo di gestione dei rischi sarà lo stesso.  

Essenzialmente, i passi di un processo per la gestione dei rischi sono i seguenti:

• Stabilire il contesto - di quali attività stiamo parlando? Cosa stiamo cercando di fare? Ad esempio, cosa potrebbe influenzare negativamente l'esito di quello che stiamo facendo quando utilizziamo un macchinario, quando costruiamo qualcosa, quando misuriamo un processo? 
• Identificare i rischi - Cosa potrebbe influenzare il nostro lavoro? Ad esempio, cosa potrebbe succedere nel caso di un evento atmosferico negativo, di modifiche delle norme che utilizziamo come riferimento, di carenza di personale, di personale non abbastanza formato per svolgere il lavoro che gli richiediamo, della perdita di un fornitore chiave o di una frode?
• Analizzare i rischi - identificati i rischi legati a un certo contesto, dovremo decidere in base a quali priorità affrontarli chiedendoci quali potrebbero essere le conseguenze qualora si verificassero i rischi paventati e quante probabilità ci siano che si verifichino. Ovviamente rischi che, qualora si verificassero, comportino il ferimento o la morte di persone, ritardi, perdita di reputazione da parte dell'azienda, perdite di capitale fino ad arrivare alla chiusura dell'attività, andranno analizzati in maniera estrememante diversa.
• Valutare i rischi - la domanda da farsi, in questo caso, è se sia o meno possibile convivere con questo rischio. Si tratta di un piccolo inconveniente o di un grosso problema? Per caso potrebbe essere trasformato in una fantastica opportunità? Qual è la nostra propensione al rischio? Come possiamo cambiare eventuali conseguenze del rischio o le sue probabilità di accadimento? Quanto peserebbero economicamente costi e benefici per ognuna delle opzioni individuate?
• Controllo e trattamento - Si tratta semplicemente di mettere in pratica ciò che si è deciso modificando le consuetudini lavorative e monitorando se ciò che abbiamo deciso funziona.
• Riesame di tutto il processo - Funziona? Possiamo fare di meglio? E' cambiato qualcosa?

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L'intero ciclo del risk management

La compilazione di un elenco dei rischi e la valutazione di ciascuno di essi è un lavoro impegnativo ma è solo il primo passo del processo di risk management. Dopo aver pianificato cosa fare di tutti questi rischi, infatti, è necessario dare seguito a tutte le strategie di mitigazione decise.
Parte dell'attuazione di questi controlli è la formazione dei lavoratori per assicurarsi che essi sappiano cosa viene loro richiesto. Sarà inoltre necessario aggiornare eventuali documenti di supporto come, ad esempio, le istruzioni di lavoro e le policy relative alla sicurezza sul lavoro.
Se si è deciso di non eliminare completamente il rischio perché non è possibile farlo o perché costerebbe troppo, il passo successivo del processo di gestione è assicurarsi che i rischi residui siano sotto controllo e che questi controlli siano efficaci.  
A seconda del processo, questo può significare misurazioni regolari per registrare e analizzare il lavoro fatto, check list o ispezioni e verifiche. 

Nel caso in cui si scopra, poi, che i controlli non sono stati soddisfacenti, occorrerà intraprendere qualche azione per rafforzare le metodologie di contenimento previste che non si sono rivelate del tutto efficaci o tornare addirittura alla fase di progettazione del metodo di controllo del rischio per metterne in atto di più efficaci.
Probabilmente tutto questo vi suonerà familiare e avrete riconosciuto che quello che vi stiamo descrivendo a proposito del processo di gestione dei rischi non è altro che il classico ciclo Plan - Do - Check - Act!
PIANIFICAZIONE: il registro dei rischi in essere non è altro che la pianificazione di livello superiore di tutto il processo che ci porta a riflettere su quali rischi impattino sulla quotidianità del nostro lavoro e su come gestirli.MESSA IN PRATICA: la formazione del personale, la preparazione della documentazione di supporto, la pratica di registrare e mantenere aggiornato quanto succede fa parte della fase di "Do". VERIFICA: Per verificare se quanto abbiamo fatto sia stato o meno efficace abbiamo le liste di controllo e le verifiche sul campo.CORREZIONE: Nel caso in cui dovesse risultare che ciò che abbiamo fatto non è stato efficace, bisognerà impostare azioni di correzione e miglioramento tramite riunioni, elenchi di attività, ecc.

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Un aiuto per sopravvivere a internet e robot

La rivoluzione informatica rottamerà migliaia di posti di lavoro e, dunque, servirà un sostegno ai lavoratori? Ce ne parla "La Stampa" in questo articolo.

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La forza creativa del disordine

Vi accusano spesso di essere disordinati? Questo articolo de: "Il Venerdì" potrebbe tirarvi su il morale!

"Chi è disordinato è più creativo, più interessante e di sicuro più attraente di un mister precisino". Ne è convinta Jennifer McCartney, disordinata cronica, che della sua confuaione ha fatto una filosofia di vita e le ha dedicato un saggio.

(...)

"Imparate a convivere con la vostra confusione e ogni altra cosa nella vostra vita andrà al suo posto", dice la scrittrice americana.

(...)

Con il suo volume ha fondato un vero movimento anti-riordino (...) che capovolge i dettami di precisione zen di Marie Kondo.

"Nella casa di una persona disordinata non ci sono scheletri nell'armadio".

(...)

"Sentitevi liberi di collezionare stupidi souvenir e pile di riviste. Ma c'è una linea sottile tra essere caotici e accumulatori seriali, occhio a non oltrepassarla".

(...)

"Less is more? Niente affatto. L'era del minimal è tramontata: liberatevi da queste imposizioni e vi sentirete meno stressati". Prendiamo i libri: gettarli per fare spazio (...)? "Mai. I libri sono lo specchio della nostra personalità. E poi è difficile giudicare una persona con una casa senza libri".

(...)

Essere disordinati ha pure i suoi vantaggi. "Accusati fin da bambini di essere sciatti, i disordinati da adulti non si imbarazzano facilmente, accettano le critiche molto meglio degli altri e si sanno difendere". 
E sono anche più creativi. "Il caos richiede inventiva. Gli ambienti disordinati incoraggiano la ricerca delle novità lontano dai soliti paradigmi, il che può portare a nuove intuizioni e ad avere una vita movimentaat" spiega McCartney.
"Non seguire le regole si traduce in innovazione, in capacità di improvvisare: davanti alla confusione il cervello tende a semplificare, concentrandosi soltanto su ciò che conta per trovare le risposte giuste. Aiuta anche a sviluppare il pensiero laterale, per vedere ogni cosa da diversi punti di vista. Uscire dai binari porta a mantenersi sempre all'erta per affrontare con maggiore facilità ogni imprevisto, compresa un'opportunità che stravolge l'ordine della tua vita".

Più sarete disordinati, più sarete brillanti insomma. E anche rilassati. "Liberatevi dalle vostre manie di controllo: controllare troppo vuol dire congelarsi, non aprirsi al nuovo. Permettere un certo grado di confusione nel nostro quotidiano può renderlo più vivibile, meno stressante, in una parola più umano.

Non lo diceva anche Carl Jung che nel caos c'è un cosmo, e in ogni disordine c'è un ordine segreto?

Conclude Jennifer McCartney: "Questa filosofia era condivisa anche da Albert Einstein, inguaribilmente confusionario, quando sosteneva che se una scrivania disordinata è segno di una mente disordinata, di cosa è segno una scrivania vuota"?

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Il ciclo per la gestione del rischio - 2

Una volta che si è deciso quali controlli adotttare per gestire ogni rischio individuato, bisognerà verificare se questi controlli siano o meno efficaci e questo, a seconda del controllo, può significare misurazioni regolari, check list, test, verifiche periodiche, ecc.Se si scopre che i controlli non sono soddisfacenti, occorre fare qualcosa per rafforzare i metodi adottati o tornare alla fase di progettazione del sistema di controllo dei rischi per individuare controlli più efficaci da mettere in atto.Ormai, probabilmente ve ne siete accorti, è chiaro che un buon processo per la gestione dei rischi segue il famosissimo ciclo "Plan - Do - Check - Act".Plan (Pianificazione) - Individuare i rischi ai quali è esposta l'organizzazione e pianificare come gestirli è il primo passo per affrontare in modo mirato il risk management;
Do (Esecuzione) - Comunicare quali metodi di controllo siano stati scelti per affrontare ogni rischio, avviare le metodologie e documentare il lavoro fatto sono tutte azioni che fanno parte della seconda fase del ciclo;
Check (Verifica) - Questa è la fase dedicata alla verifica dell'efficacia dei controlli eseguiti. Mediante l'analisi delle check list e delle registrazioni saremo in grado di stabilire se stiamo andando nella direzione giusta;
Act (Correzione) - L'ultima fase è dedicata a correggere ciò che non ha funzionato nelle prime tre. Tramite riunioni, progetti di miglioramento, gruppi di lavoro dedicati si decidono azioni atte a migliorare le misure di controllo messe in atto

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Il ciclo per la gestione del rischio

Fare un elenco dei potenziali rischi ai quali un'organizzazione è esposta e valutarli uno ad uno è sicuramente un lavoro impegnativo ma, se vogliamo davvero arrivare a gestirli, questo è solamente il primo passo del processo. Dopo aver identificato i rischi, infatti, occorre pianificare cosa fare per affrontarli e mettere in pratica queste strategie per la loro mitigazione.


Parte dell'attuazione del controllo sul rischio consiste nella formazione dei lavoratori tesa ad assicurarsi che essi sappiano che cosa è loro richiesto per gestire i rischi. Sarà inoltre necessario aggiornare eventuali documenti di supporto come le Istruzioni Operative e / o le metodologie di lavoro.

Ogni rischio va affrontato tramite una gerarchia dei controlli da applicare che ha come scopo quello di eliminare il rischio, di ridurne la possibilità di accadimento o di mitigarne gli effetti.

La gerarchia dei controlli da applicare ai rischi è una lista di controlli da mettere in campo a seconda dell'importanza del rischio identificato e della necessità di controllarlo in maniera più o meno stringente a seconda del livello di pericolosità.
In molti casi potrebbe essere necessario addirittura utilizzare più di una metodologia per il controllo. In ogni caso, qualunque sia il metodo scelto, è fondamentale assicurarsi che funzioni adeguatamente e che l'esposizione al rischio sia stata eliminata o, perlomeno, ridotta.

La gerarchia dei controlli si compone di 6 livelli:

1. Eliminazione: ovviamente, il metodo più efficace per affrontare un rischio è quello di eliminarlo completamente, almeno quando quetso è possibile ed economicamente sostenibile; 
2. Sostituzione: quando non è possibile eliminare un rischio, si può provare a sostituirlo con uno che abbia un impatto negativo minore, cioè sostituire la causa che genera il rischio con qualcosa che crei un rischio minore;
3. Engineering: il terzo controllo che si può esercitare su un rischio è di effettuare modifiche nel processo, nei macchinari, nelle attrezzature, ecc. per ridurre il rischio;
4. Modifiche documentali: anche stabilire politiche e procedure per minimizzare i rischi, pianificare il lavoro per esporsi ad essi il meno possibile, utilizzare cartelli che segnalino il pericolo, limitare gli accessi all'area dove si potrebbe materializzare il rischio e fare formazione sono tutti ottimi metodi per affrontare un rischio;
5. Creazione di buone abitudini: mantenere l'ambiente di lavoro pulito e ordinato, seguire le principali regole dell'igiene personale, adottare comportamenti che garantiscano la sicurezza vostra e dei colleghi sono tutte buone abitudini che, a seconda dei casi e degli ambienti di lavoro, possono evitare l'insorgere di rischi o mitigarne gli effetti;
6. DPI: utilizzare i dispositivi per la protezione individuale serve a creare una sorta di barriera fisica tra chi li indossa e il rischio. Stiamo parlando di guanti, mascherine, calzature apposite, caschi, ecc.

Come potete vedere, partendo dall'eliminazione e arivando all'uso dei DPI, le misure adottate sono sempre più blande ma, spesso, una sinergia tra queste soluzioni è il modo migliore di procedere.

Domani vedremo come procedere una volta che si è deciso quali controlli adottare.



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Gli indicatori e la ISO 9001:2015

Se vi siete mai occupati di ISO 9001, è molto probabile che abbiate sentito parlare di indicatori o Key Performance Indicators (KPI) dato che questo è un termine usato comunemente anche se, in realtà, la ISO 9001:2015 lo utilizza solamente una volta, al paragrafo 4.4 dove si parla dei processi del SGQ e del fatto che l'organizzazione abbia bisogno di determinare i criteri e i metodi necessari per garantire un funzionamento e un controllo efficace del sistema, anche tramite indicatori delle performance.  

In tutta la norma ISO 9001 ci sono i requisiti relativi alla necessità di valutare e misurare le performance del sistema ma è soprattutto il capitolo 9 che si occupa della valutazione delle prestazioni. I requisiti di questo capitolo mettono in luce, infatti, l'importanza del monitoraggio, della misurazione, dell'analisi e della valutazione del SGQ, compreso l'uso di processi di audit interno e di riesame della Direzione.



Ciò che la ISO 9001:2015 richiede è che la vostra organizzazione determini ciò di cui ha bisogno per monitorare e misurare le prestazioni e l'efficacia del SGQ, come e quando condurre il monitoraggio e le misurazioni e come analizzare e valutare i risultati.  
Dunque, quello che dovrete chiedervi è di cosa abbiate bisogno per essere certi che i vostri processi si stiano svolgendo come previsto e siano efficaci.Per darvi questa risposta è necessario sapere quali siano gli elementi più importanti dei vostri processi. E' abbastanza semplice stabilirlo perché, se  siete in un ambito in cui è necessario consegnare in tempo, misurare il tempo che passa tra l'avvio della produzione e la consegna del prodotto potrebbe essere un indicatore ideale mentre in un'altra realtà, magari più specializzata e di nicchia, il tempo di consegna potrebbe non essere così importante.
Dopo aver stabilito quali siano le cose più importanti da misurare, occorre avviare queste misurazioni, analizzare e valutare i risultati e quindi utilizzare questi dati per controllare e migliorare il Sistema di Gestione della Qualità.

Non esistono indicatori che vadano bene per tutti ed è bene che ogni azienda rifletta per bene prima di individuare quelli ottimali per monitorare il proprio Sistema Qualità. 
Noi, in questa pagina, proviamo a a suggerirvene qualcuno. A voi ne vengono in mente altri?

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Le domande da fare a un colloquio di lavoro (2)

Terminiamo la serie di domande che ogni candidato interessato ad occupare un posto di lavoro dovrebbe rivolgere al selezionatore.

3. Qual è la parte più importante di questo ruolo?
 Questa domanda è simile a quella precedente sulle competenze ma va un po' più in profondità entrando nelle aree difficilmente quantificabili.  
Ad esempio, potreste scoprire che è previsto che la posizione supporta il personale di laboratorio e che, quindi, la vostra formazione scientifica è una buona cosa.

4. Quali sono le prospettive di crescita in questo lavoro?
 Chi fa questa domanda è interessato a promuovere la propria carriera ma vuole far passare il messaggio che non ritiene fondamentale spostarsi da un'azienda all'altra per migliorare se il percorso di crescita professionale è garantito all'interno dell'organizzazione per la quale sta effettuando il colloquio. 
Se avete il desiderio di migliorare la vostra carriera, questa è una domanda fondamentale da fare.

5. Qual è l'aspetto migliore del lavorare qui?
 Questa domanda vi darà la possibilità di guidare la conversazione e di dimostrare il vostro interesse per la cultura della nuova azienda.

6. Quando dovrebbe iniziare a lavorare il nuovo assunto?

Se avete un periodo di preavviso da fare, è bene chiarire subito questo punto che, tra l'altro, vi darà indicazioni precise sul rispetto che la nuova azienda si aspetta che voi abbiate nei confronti del vecchio datore di lavoro. Chiedervi, infatti, di lasciare il vostro posto senza fare un solo giorno di preavviso, significa non avere alcuna capacità di programmazione e non tenere in minima considerazione le esigenze altrui e questo dovrebbe farvi suonare nella testa un bel campanello d'allarme. 
 
7. Posso vedere l'azienda?
 Quando un selezionatore sente questa domanda, dovrebbe sapere per certo che il candidato sta prendendo in seria considerazione la posizione e che vuole vedere se lì si sentirebbe a proprio agio. Se la risposta è "no" e non vi vengono fornite giustificazioni, questo potrebbe significare che: 

a) non siete nella lista dei candidati che verranno ulteriormente selezionati per quella posizione
b) il posto non è niente di che e non si vuole che questo si sappia prima dell'eventuale assunzione
c) non si dà la giusta priorità alle vostre esigenze e, probabilmente, non lo si farà nemmeno in futuro

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Siamo certificati ISO 9001. E adesso?

Certificarsi secondo la ISO 9001 non è un compito facile e, una volta raggiunta la certificazione, si potrebbe pensare che il più sia stato fatto. In realtà le cose non stanno così perché il lavoro vero e proprio deve ancora iniziare dato che i primi mesi subito dopo la certificazione sono estremamente delicati perché potrebbe esserci la tendenza a rilassarsi, a lasciar correre o a non consolidare procedure che non sono ancora entrate a far parte del DNA dell'azienda.
Tra l'altro, scrivere le procedure potrebbe essere più facile che attuarle nel tempo garantendo che vengano davvero seguite e ci vorrà anche parecchia attenzione per non disperdere ciò che i collaboratori hanno imparato.  
Soprattutto quando il sistema è ancora recente, occorre anche lavorare per aumentare la consapevolezza dei proprietari di processo al fine di far loro garantire il rispetto delle procedure tra i collaboratori.Per quanto riguarda la formazione, lo standard fornisce all'organizzazione un quadro ben chiaro di come procedere per identificare i bisogni formativi, pianificare i corsi e misurare l'efficacia di ciò che si è appreso. Non abbassate la guardia su questo fronte! Analizzate i nuovi bisogni della vostra organizzazione e agite di conseguenza formando il personale.
E veniamo a un altro argomento che è piuttosto spinoso nelle aziende che si sono appena certificate: quante di loro, infatti, hanno un approccio strutturato alla gestione dei fornitori capace di resistere nel tempo?  
Nella maggior parte dei casi, nonostante le buone intenzioni, ci si basa più sull'istinto e sul prezzo anche se questi, ovviamente, non dovrebbero essere gli unici fattori alla base della nostra decisione di scegliere o meno un certo fornitore. A volte è bene fermarsi per un secondo e definire ciò che ci si aspetta veramente da un fornitore e, se l'avete già trasformato in una serie di requisiti, avete solo bisogno di valutare i fornitori ad intervalli pianificati.

Anche il capitolo del monitoraggio e della misurazione - che dovrebbe fornire informazioni sullo stato di un sistema, di un processo o di una certa attività all'interno del vostro Sistema Qualità - è qualcosa che spesso non dà subito i risultati sperati e che va riconsiderato nel corso del primo riesame della Direzione. 
Tutta questa raccolta di informazioni rilevanti per il sistema consentirà al top management di esercitare l'ultimo principio della ISO 9001 che è quello di un processo decisionale basato sull'evidenza. Con questi dati e con quelli derivanti dagli audit interni, il top management sarà in grado di abbozzare un buon riesame della direzione che fornisca reale valore aggiunto al sistema e  metta in grado di prendere decisioni che portano a un miglioramento continuo del sistema e dell'azienda.
Abbiamo poi la soddisfazione del cliente che, oltre ad essere uno dei principi più importanti della ISO 9001, è anche l'unico fattore che ci garantisce clienti fidelizzati.  
Ogni organizzazione dovrebbe arrrivare a definire come e quanto spesso condurrà sondaggi per determinare il livello di soddisfazione dei clienti, cercare il modo migliore per ottenere informazioni pertinenti su come i clienti percepiscano l'organizzazione e ricavare da questi dati  un valido contributo per l'ulteriore sviluppo dei prodotti, dei servizi e del l'azienda stessa. 

Secondo voi quali sono gli altri punti delicati sui quali è bene mantenersi vigili subito dopo aver ottenuto la certificazione?

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Curriculum: comunicare veramente

Un articolo di "Italia Oggi" ci dà qualche consiglio per preparare un buon curriculum.

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La stupidità obbligatoria che affossa le aziende

(Fonte: "Il Venerdì")

Se la maggior parte degli esperti di economia del lavoro teme gli effetti occupazionali dell'intelligenza artificiale, qualcuno è invece preoccupato dell'ottusità funzionale, che spinge persone anche molto intelligenti a comportamenti che si rivelano dannosi per le aziende in cui lavorano.

(...)

La società di oggi dovrebbe essere la più intelligente di sempre: abbiamo alti livelli di istruzione, con venti anni passati a studiare tra scuole e università, e grazie ai media e al web abbiamo accesso a tutte le informazioni che desideriamo. Eppure nelle aziende vediamo ancora molti esempi di comportamenti decisamente miopi.

(...)

Uno sbaglio che tutti, istintivamente, facciamo è pensare che chi si comporta stupidamente sia sciocco oppure non abbia abbastanza informazioni. Il problema, invece, è un altro: oggi nessuna di queste due condizioni spiega la realtà. Il vero guaio è la stupidità funzionale, quella che certi dirigenti tendono a inculcare nella cultura aziendale pur di non avere obiezioni, intoppi e procedere speditamente.

(...)

Sul breve termine, intendiamoci, questa richiesta di spegnere il cervello ed eseguire ciò che dicono i superiori funziona, perché rende i dipendenti più efficienti e dà maggiore certezza che le decisioni vengano messe in atto. Ma sul medio-lungo termine finisce per minare la reattività delle aziende alle mutevoli condizioni del mercato e alle mosse della concorrenza.

(...)

Il problema è che, come mostrano diversi studi, l'offerta di lavori che richiedono persone con preparazione universitaria ha raggiunto il suo picco intorno al 2000 e da allora è in calo. Oggi vediamo molti, assunti grazie ai loro ottimi risultati universitari, che poi finiscono con svolgere compiti di routine (...). Per mitigare l'insoddisfazione che può emergere da queste situazioni, le aziende spendono molte risorse in corsi ed esercizi di team building, in eventi-vacanza aziendali - sotto l'occhio vigile di colleghi e superiori - e in corsi di leadership che danno l'illusione di essere dei buoni manager perché si eccelle nell'attraversare il ponte tibetano o i carboni ardenti (...). D'altra parte, però, le aziende sentono l'esigenza di riportare sotto controllo le ambizioni dei dipendenti, quando sembrano diventare eccessive, tali da spingerli a credersi autonomi e indipendenti. E' allora che si impone la cultura dell'ottimismo a tutti i costi (...) e dell'eseguire ciò che è richiesto senza discutere. Anche i dipendenti più intelligenti, notato l'andazzo, si adeguano per non avere la vita difficile. E l'azienda perde la visione d'insieme e quel minimo di spirito critico utile a non snobbare le idee dei concorrenti e le esigenze dei consumatori. Con pessimi risultati.

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Iso 9001: quali benefici per i collaboratori?

Ci sono molte ragioni che spingono una società a voler implementare un Sistema di Gestione della Qualità in base ai requisiti della norma ISO 9001. Alla base può esserci, ad esempio, il desiderio di avere un maggiore controllo dei processi per potersi concentrare di più sulle esigenze dei clienti, oppure molti altri motivi. Quello che è meno chiaro, invece, è se anche dipendenti e collaboratori abbiano qualche beneficio dall'applicazione di un Sistema Qualità strutturato come previsto nella ISO 9001.
La risposta è sì.  

Ci sono sette principi fondamentali su cui si basa la nuova norma ISO 9001:2015 e molti di questi rappresentano un beneficio diretto anche per i dipendenti, semplicemente garantendo un futuro migliore all'azienda e la sicurezza di un lavoro ma anche rendendo l'ambiente di lavoro migliore.Ma non è tutto.

Avere un posto di lavoro sicuro e poter contare su un ambiente sereno non basta se chi lavora non è soddisfatto di ciò che fa e non si sente coinvolto e responsabilizzato. 
Applicare i requisiti della ISO 9001:2015 significa, tra le altre cose, anche spingere le persone a fare davvero parte dei processi del sistema di gestione e riconoscere che i collaboratori sono una parte integrante del sistema. In questo modo il lavoro diventa per tutti più interessante e coinvolgente perché, facendo un lavoro che si ritiene utile, si ricava una maggiore soddisfazione professionale.Anche i collaboratori che ricevono una formazione mirata all'interno dell'organizzazione si sentono come una parte importante della squadra nel suo complesso perché, se la società è disposta a investire tempo e denaro nella formazione dei dipendenti, le persone si sentiranno più apprezzate e valorizzate e si impegneranno maggiormente nel loro lavoro, agendo in modo più mirato e integrato e supportando l'azienda.

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Se lavori troppo rendi meno

Dopo i 40 anni, superare le 25 ore di lavoro settimanali sembra provocare un declino delle capacità cognitive, a causa di stress e mancanza di sonno. Ce ne parla questo articolo tratto da: "la Repubblica".

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Lavorare 130 ore alla settimana

Lavorare 130 ore la settimana può essere la chiave per il successo?
L'articolo è tratto da: "la Repubblica".

Per ristabilre le giuste proporzioni c'è anche chi tiene alla qualità del proprio sonno: "Ma per stare sempre al top non rinuncio mai al sonno".

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La professione dell'ingegnere tiene

Se c'è un mercato che non conosce crisi, è quello dei laureati in ingegneria. Ce ne parla "ItaliaOggi" con questo articolo.

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Donne manager tra vita e lavoro

Qual è il bilancio tra vita e lavoro per le donne manager? Ce ne parla "Il Sole 24 Ore" in questo articolo.

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Impieghi estivi che fanno curriculum

Un articolo tratto da: "Donna Moderna" ci invita a non trascurare i classici lavoretti estivi.
Cosa ne pensate?

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Quali sono gli ostacoli nell'implementare un sistema ISO 9001? (2)

Le ultime quattro problematiche che potrebbero insorgere quando si avvia un progetto di implementazione della Qualità in azienda sono:


Leader che non guidano il progetto - Una delle difficoltà principali dell'implementazione della ISO 9001 è quella di garantire che il top management e i diversi manager aziendali comprendano i requisiti della ISO 9001 relativi alla leadership e si comportino di conseguenza.

Il modo migliore per assicurarsi che il management abbia capito come affrontare la ISO 9001 è quello di trascorrere del tempo al suo fianco per correggere eventuali atteggiamenti errati e ricordare come il comportamento e la leadership della Direzione debbano diventare di esempio per i dipendenti, supportando - così - le probabilità di una corretta attuazione dell'intero progetto.
 
Voci incontrollate, pettegolezzi e malumori interni relativamente a possibili licenziamenti - Quando si afffronta qualcosa di sconosciuto, e la Qualità spesso lo è se non viene spiegata a fondo fin dall'inizio, c'è il rischio che si diffondano timori sul fatto che si voglia implementare un Sistema Qualità per aumentare l'efficienza e ridurre, così, i dipendenti.  

Questa tipologia di voci può essere neutralizzata sul nascere da un'azione chiara del top management che, oltre a spiegare - come abbiamo visto - lo sviluppo del progetto, dovrà sottolineare fortemente  che si ricerca efficienza per migliorarsi e poter restare sul mercato e che ogni persona all'interno dell'organizzazione sarà necessaria per la realizzazione di questo obiettivo, nessuno escluso.

Le persone si sentano sottoposte ad un lavoro extra - durante lo sviluppo del progetto di implementazione della ISO 9001 l'impressione sarà che ad ogni persona vengano assegnati dei compiti supplementari e questa idea di un carico di lavoro in più potrebbe causare stress e far nascere nelle persone una brutta sensazione.  

All'inizio del progetto è fondamentale che le persone parlino con i dirigenti e i responsabili e che comprendano l'importanza dei compiti che saranno loro assegnati. Va compreso che non si tratta di fare "lavoro in più dedicato alla Qualità" ma, semplicemente, di lavorare tutti meglio.
 
I processi non vengano condotti a dovere - durante le verifiche ispettive interne o parlando con le persone ed eseguendo tutte le verifiche necessarie, si potrebbe notare che alcuni collaboratori non riescono a condurre adeguatamente i processi, ad esempio perché non aderiscono a ciò che si è deciso di fare o perché non registrano informazioni di vitale importanza per la raccolta degli indicatori.  

Si può porre rimedio a questa problematica, cercando di capire per quale motive alcune persone non lavorino come ci si aspetterebbe da loro e, a seconda dei casi, ribadendo l'importanza di seguire la pianificazione fatta, spiegando ciò che non si è capito, raccogliendo dubbi e perplessità e fornendo risposte mirate, erogando formazione, ecc. 

Voi quali altri problemi avete riscontrato implementando nelle vostre organizzazioni la ISO 9001 e come vi avete posto rimedio?


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Quali sono gli ostacoli nell'implementare un sistema ISO 9001?

L'implementazione di un Sistema di Gestione della Qualità all'interno di un'organizzazione che non è certificata ma spera di riuscire ad adempiere ai requisiti della ISO 9001, presenta una serie di sfide da affrontare e superare. 
Vediamole una a una.
Opinioni divergenti - Se il progetto non viene affrontato in maniera strutturata, nel momento in cui si inizia a parlare di Qualità, quasi tutti i membri di un'organizzazione hanno opinioni diverse su ciò che bisognerebbe fare e su quali dovrebbero essere gli obiettivi da raggiungere.  

La chiave per affrontare e risolvere questa situazione sta in una chiacchierata con il top management che ha bisogno del nostro supporto di professionisti della Qualità per essere guidato verso il modo migliore per progettare un SGQ in grado di soddisfare i requisiti della ISO 9001 e di centrare gli obiettivi aziendali.
In seguito, si farà una presentazione del progetto a tutti i collaboratori durante la quale verranno raccolti input e suggerimenti che, eventualmente, potranno venire discussi e approfonditi a parte per andare a completare il progetto.  

E' solo a questo punto che si può iniziare a formare il personale per rendere più agevole l'attuazione del progetto.

Paura del cambiamento - Ogni volta che all'interno di un'organizzazione si avvia un cambiamento profondo, è normale che alcune persone si spaventino e temano che il cambiamento possa portare loro degli svantaggi. 

Il modo migliore per placare le ansie ed eliminare ogni timore è quello di parlare apertamente con le persone, spiegare nel dettaglio cosa si vuole fare e spingerle a partecipare al progetto in modo che possano rendersi conto di persona di ciò che si intende fare. Tra l'altro deve passare il messaggio che un progetto del genere può essere affrontato solamente con la collaborazione di tutti perché ogni collaboratore dovrà fare la sua parte ed essere coinvolto nello sviluppo dei processi e nel supporto all'intero sistema.

Domani vedremo le altre quattro problematiche che possono insorgere durante l'implemenntazione della ISO 9001 e come affrontarle una ad una e risolverle.

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Passaggio alla ISO 9001:2015 - Analisi dei gap - 7

10 - Miglioramento

10.1 - Generalità

• Abbiamo identificato opportunità per il miglioramento e implementato azioni per aderire ai requisiti e aumentare la soddisfazione del cliente?

10.2 - Non conformità e azioni correttive

• Quando capita una non conformità, vengono adottate azioni per gestirla, per gestirne le conseguenze, per valutare la necessità di eliminare la causa scatenante del problema e per valutare l'efficacia dell'azione correttiva adottata?
• Una volta adottate tutte le azioni necessarie, viene aggiornato l'elenco dei rischi e delle opportunità incontrati durante il percorso dell'azione correttiva e, se necessario, viene aggiornato anche il Sistema Qualità?

10.3 - Miglioramento continuo

• Lavoriamo per migliorare in modo continuo l'adeguatezza, l'idoneità e l'efficacia del Sistema Qualità?

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9 - Valutazione delle prestazioni

9.1 - Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione

• Abbiamo determinato per ciò che riguarda il Sistema Qualità e la soddisfazione del cliente i monitoraggi e le misurazioni necessari, come condurli e quando?
  Vengono compiute analisi e valutazioni in base a questi dati?

9.2 - Audit interno

• Abbiamo previsto procedure per valutare periodicamente se il Sistema Qualità funziona così come è stato pianificato?
• I risultati di questi audit vengono riportati al management?

9.3 - Riesame di direzione

• La Direzione effettua un riesame periodico analizzando i dati del Sistema Qualità e valutando la necessità di modificarlo in qualche sua parte? Vengono valutate l'adeguatezza delle risorse e l'efficacia del sistema?

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8 - Attività operative

8.1 - Pianificazione e controllo operativi

• Abbiamo impostato la pianificazione e il controllo dei processi di sistema che portano alla realizzazione del prodotto o all'erogazione del servizio, includendo anche i criteri di accettazione, le risorse necessarie, i controlli, le informazioni documentate che servono e il controllo di tutte le modifiche?

8.2 - Requisiti per i prodotti e i servizi

• Abbiamo stabilito i processi alla base della comunicazione con i clienti, determinando i requisiti di prodotti e servizi, riesaminando e aggiornando i documenti ogni volta che serve?

8.3 - Progettazione e sviluppo di prodotti e servizi

• Abbiamo stabilito, implementato e mantenuto nel tempo un processo di progettazione e sviluppo dei nostri prodotti e servizi che gestisca la pianificazione, gli input, i controlli, gli output e le modifiche della progettazione e sviluppo?

8.4 - Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno

• Ci siamo assicurati, stabilendo la tiplogia e l'estensione dei controlli necessari e le informazioni da dare ai fornitori, che i processi forniti dall'esterno rispettino i requisiti?

8.5 - Produzione e erogazione dei servizi

• Abbiamo implementato le condizioni controllate necessarie per produrre i nostri prodotti ed erogare i nostri servizi. Se sì, ci siamo assicurati che comprendano: le informazioni documentate necessarie, i monitoraggi e le misurazioni, l'identificazione e la tracciabilità (quando necessario), la gestione delle proprietà dei clienti o delle altre parti esterne, la conservazione dei prodotti o dei servizi, il controllo delle modifiche, le attività che seguono la consegna del prodotto?

8.6 - Rilascio di prodotti e servizi

• Prima di autorizzare il rilascio del prodotto, abbiamo monitorato e misurato le caratteristiche del prodotto per verificare che i requisiti siano stati soddisfatti ?

8.7 - Controllo degli output non conformi

• Abbiamo implementato un processo per identificare e controllare i prodotti/servizi e, in generale, gli output non conformi in modo che non vengano utilizzati, consegnati o ulteriormente lavorati?
• Sono state conservate tutte le informazioni documentate a supporto di questo processo?

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