L'audit interno è uno strumento che serve per valutare le prestazioni (efficacia ed efficienza) di un sistema ed identificare le aree di miglioramento.
Il punto da cui dovremo partire è quello che nessun sistema è perfetto e che ci sono sempre punti deboli che potremo eliminare e cose che potremo migliorare.Inoltre, il nostro ambiente esterno è in continua evoluzione e noi dobbiamo essere in grado di adattare continuamente il nostro modo di lavorare ai vincoli che ci vengono imposti dall'esterno. Anche questo è uno stimolo per tirare fuori il massimo dalle verifiche ispettive interne.
L'audit interno, però, non è solamente un veloce confronto tra le pratiche di un'organizzazione e gli standard di riferimento (ISO 9001 o altri). Questo approccio, infatti, è terribilmente riduttivo e non fornisce alcun valore aggiunto. La mania di trovare le differenze tra un requisito della norma - molto spesso frainteso - e una pratica lavorativa ha portato gli auditor a ingigantire semplici osservazioni prive di importanza, facendole diventare un affare di stato:
"Sì, mio caro, non firmare una registrazione è una delle non conformità più gravi. Temo che dovremo lavorarci su parecchio!" (detto a un allibito responsbaile di area che ha firmato il 99,99% delle sue registrazioni). Ovviamente, pochi minuti dopo questa intelligente affermazione, il nostro auditor-topo (contrapposto all'auditor ISO 9001 capace di fornire valore aggiunto) passerà davanti ad un'importante evidenza di mancanza di organizzazione senza nemmeno notarla.
La funzione di revisione interna ovviamente esiste perché i manager spesso non sono in grado di analizzare a fondo le proprie attività in un'ottima di miglioramento continuo. E' ovvio che certe problematiche possano essere viste solo da persone che non abbiano contribuito ad organizzare l'area in cui si verificano. Questo non è assolutamente dovuto all'incompetenza dei dirigenti in questione ma è una regola certa perché nessuno è abituato a mettere ogni giorno in discussione ciò che fa.
Lo scopo dell'audit, però, non può esaurirsi in questo. Al contrario, dovrà essere in grado di stimolare la creatività dell'area dove viene svolto al fine di progettare azioni di miglioramento e mantenere alta la guardia sul fatto che si possa migliorare SEMPRE.
Non svolgiamo - dunque - gli audit come se fossimo poliziotti alla ricerca della prova che inciodi qualcuno alla sua colpevolezza ma cerchiamo di supportare adeguatamente i responsabili di area, spingendoli a trovare da soli le soluzioni ottimali per migliorare le performance, il lavoro e la soddisfazione generale.
(Conosci già il nostro sito? Si chiama QualitiAmo - La Qualità gratis sul web ed è pieno di consigli per chi si occupa di Qualità, ISO 9001 e certificazione)
Il punto da cui dovremo partire è quello che nessun sistema è perfetto e che ci sono sempre punti deboli che potremo eliminare e cose che potremo migliorare.Inoltre, il nostro ambiente esterno è in continua evoluzione e noi dobbiamo essere in grado di adattare continuamente il nostro modo di lavorare ai vincoli che ci vengono imposti dall'esterno. Anche questo è uno stimolo per tirare fuori il massimo dalle verifiche ispettive interne.
L'audit interno, però, non è solamente un veloce confronto tra le pratiche di un'organizzazione e gli standard di riferimento (ISO 9001 o altri). Questo approccio, infatti, è terribilmente riduttivo e non fornisce alcun valore aggiunto. La mania di trovare le differenze tra un requisito della norma - molto spesso frainteso - e una pratica lavorativa ha portato gli auditor a ingigantire semplici osservazioni prive di importanza, facendole diventare un affare di stato:
"Sì, mio caro, non firmare una registrazione è una delle non conformità più gravi. Temo che dovremo lavorarci su parecchio!" (detto a un allibito responsbaile di area che ha firmato il 99,99% delle sue registrazioni). Ovviamente, pochi minuti dopo questa intelligente affermazione, il nostro auditor-topo (contrapposto all'auditor ISO 9001 capace di fornire valore aggiunto) passerà davanti ad un'importante evidenza di mancanza di organizzazione senza nemmeno notarla.
La funzione di revisione interna ovviamente esiste perché i manager spesso non sono in grado di analizzare a fondo le proprie attività in un'ottima di miglioramento continuo. E' ovvio che certe problematiche possano essere viste solo da persone che non abbiano contribuito ad organizzare l'area in cui si verificano. Questo non è assolutamente dovuto all'incompetenza dei dirigenti in questione ma è una regola certa perché nessuno è abituato a mettere ogni giorno in discussione ciò che fa.
Lo scopo dell'audit, però, non può esaurirsi in questo. Al contrario, dovrà essere in grado di stimolare la creatività dell'area dove viene svolto al fine di progettare azioni di miglioramento e mantenere alta la guardia sul fatto che si possa migliorare SEMPRE.
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