Condizioni di efficacia di un sistema informativo

Per realizzare un sistema informativo adeguato alle esigenze aziendali e che tenga contro delle nuove necessità legate alla gestione dei processi, nonché dei cambiamenti apportati dall'uso di internet, di particolare importanza risulta l'analisi preliminare alla progettazione del sistema informativo aziendale che prevede le seguenti fasi:

1) individuazione dei processi decisionali che necessitano di un supporto informativo

2) definizione dei flussi informativi idonei a soddisfare le esigenze suddette

3) definizione dei database da utilizzare come input di tali flussi e delle procedure di comunicazione

4) definizione dei livelli di integrazione di procedure e flussi informativi

5) definizione del sistema per garantire la riservatezza dei dati

6) valutazione di fattibilità tecnico-economica

Mentre nelle strutture funzionali classiche i sistemi informativi sono caratterizzati da una struttura centralizzata e verticale, alla quale ciascuna funzione può accedere solo per i dati di propria competenza, in un'organizzazione orientata ai processi è necessario rendere possibile una condivisione delle informazioni.
In particolare, è necessario che le informazioni fluiscano non soltanto in senso verticale, ma anche in senso orizzontale tra processo fornitore e processo cliente in modo da tarare gli output del primo sulle richieste del secondo e da misurare, controllare e migliorare le performance di tutti i processi.

La struttura del sistema informativo diventa, quindi, una sorta di rete che vede sovrapporsi alla struttura portante, che rimane quella per funzioni, la nuova dimensione dei processi.

I database non devono più essere visti come dei supporti informativi al lavoro individuale, ma come strumento per promuovere il lavoro di gruppo.

All'esperto di tecnologie informatiche in passato veniva assegnato il compito di definire la struttura del sistema informtivo; con la gestione per processi non è più possibile delegare decisioni simili e, pertanto, diventa importante che tale definizione venga sviluppata da chi opera direttamente sul processo, quindi dai manager di linea con il supporto degli esperti dei sistemi informtivi.

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