"Non ho tempo"

Qual è la risorsa che scarseggia maggiormente nelle nostre organizzazioni? Il tempo, almeno a giudicare dalla frase che si sente risuonare più spesso tra le loro mura: "non ho tempo!"

Come si fa a impostare azioni di miglioramento o a risolvere problemi che ci affliggono quotidianamente se non abbiamo il tempo nemmeno per stare dietro al lavoro "normale"? 
Cosa si può rispondere a questa eterna cantilena che esce dalle bocche dei nostri colleghi?

Ci sono due tipologie di individui realmente assillati dalla mancanza di tempo:

1) chi non si sa organizzare e non riesce a stimare le giuste tempistiche o a dare organicità al lavoro
2) i perfezionisti che, pur avendo molto tempo a disposizione, ne vorrebbero di più per fare meglio

Questi due diversi modi di agire si evidenziano molto bene nella fase di raccolta delle informazioni utili per risolvere un problema o per impostare un miglioramento.

Chi è disorganizzato le raccoglie in maniera disordinata e senza continuità, dedicando a questo lavoro solo i pochi minuti che riesce a strappare alla quotidianità del lavoro e ritrovandosi con dati che, nel tempo, diventano obsoleti o vengono raccolti con canoni diversi e risultano quindi non confrontabili tra loro. 
Il risultato è un lavoro sciatto e superficiale, tipico di chi pensa sia troppo tardi per cominciare una pianificazione e raccoglie poche informazioni, leggendole solo parzialmente e sprecando lavoro senza costrutto.


Il perfezionista, invece, dedica molto tempo alla fase di raccolta, mette insieme informazioni su informazioni ma, quando si trova a fare l'analisi del materiale raccolto, si accorge di avere in mano molti dati inutili e di non avere ciò di cui ha realmente bisogno. 
Spesso, inoltre, è schiacciato dalla grandissima quantità di informazioni a sua disposizione e non riesce a distinguere cosa gli serva realmente e cosa gli farebbe solo rallentare il lavoro.
Il risultato è un overload di materiale che, in questa forma, è del tutto inutilizzabile.

Il modo migliore per aiutare questi colleghi ad utilizzare meglio il tempo a loro disposizione è quello di supportarli nell'importantissima fase di pianificazione del lavoro che, spesso, viene trascurata portando a inutili perdite di tempo e - spesso - anche all'abbandono del progetto su cui si sta lavorando.

Il pericolo del perfezionismo è quello di impantanarsi in dati irrilevanti, trascurando - così- quelli davvero essenziali. La disorganizzazione - invece - porta a dover rifare il lavoro molte volte perché non si sa mai dove si è arrivati e, soprattutto, come raccogliere i dati, dove metterli e cosa farne.

Una soluzione comune è quella di abituare queste persone a costruire a monte un buon piano che specifichi nei dettagli:

- cosa vogliamo ottenere (miglioramento, risoluzione di un problema, ecc.)
- le tempistiche
- i ruoli che ogni persona avrà in questa attività
- le azioni da compiersi
- i dati da raccogliere
- le analisi da fare
- ecc.


Sareste assolutamente sorpresi di vedere quanto poco tempo venga dedicato alla pianificazione rispetto all'esecuzione delle attività! Eppure è dimostrato che ciò che è ben pianificato ci fa risparmiare tempo e, soprattutto, viene sempre svolto con meno problemi.

Per gestire al meglio chi è disorganizzato, poi, occorrerà costringerlo all'interno di modelli precisi e riconoscibili come orari fissi per lavorare sul problema, il telefono staccato mentre si ragiona sul da farsi e niente e-mail per tutto il tempo che si è deciso di dedicare a questo lavoro (mezz'ora o un'ora al giorno). In questo modo la persona riuscirà a concentrarsi meglio e non disperderà le proprie energie.
Al perfezionista ansioso, invece,  bisognerà dimostrare che anche qualcosa di non perfetto può funzionare e che si può sempre migliorare col tempo. Sono i piccoli passi avanti quotidiani che portano al progresso, non gli anni buttati a raccogliere dati.

Chi di voi ha a che fare con colleghi come quelli descritti? Come li aiutate?

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