Consigli per organizzarsi meglio (2)

Continuiamo ad esaminare insieme come si può riuscire ad organizzarsi meglio in maniera semplice:

3) Imparate a scrivere in maniera efficace

Scrivere un memorandum, un rapporto o una lettera in modo chiaro e non ambiguo fa risparmiare molto tempo alla persona che lo deve leggere.
Fa, inoltre, risparmiare tempo anche a voi. Quante volte siete costretti a spiegare qualcosa perché il vostro rapporto non è chiaro?

In sintesi il segreto consiste nell'evitare il gergo e usare frasi semplici.
Tuttavia, prima di riuscire a scrivere in modo chiaro, dovete avere idee chiare in testa. Il che vuol dire, ancora una volta, prendersi il tempo di riflettere.

Decidete cosa intendete dire e come intendete dirlo prima di premere i tasti del vostro PC. Potreste chiedere a un collega o al vostro capo un parere in proposito prima di iniziare.

4) Controllate che tutte le relazioni che leggete/scrivete siano davvero necessarie

Fate in modo di verificare che le relazioni che chiedete di scrivere, che dovete leggere o che scrivete siano davvero necessarie.
A volte le persone scrivono relazioni per abitudine piuttosto che per necessità.

E' veramente necessaria una relazione settimanale sulle vendite? Un riepilogo mensile potrebbe fornire una visione d'insieme migliore?

Ed è veramente necessario un memorandum? Un'email o una telefonata non sarebbe sufficiente?

Dovete mandare una copia di queste relazioni a tutti i membri della vostra azienda? Esaminate a cadenze regolari l'elenco delle persone cui sono destinate le vostre relazioni (o gli elenchi dove c'è il vostro nominativo). In alcuni casi il destinatario preferirebbe ricevere solo una sintesi del documento.

A domani per l'ultima puntata!

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