Consigli per organizzarsi meglio

"Uno di questi giorni devo proprio organizzarmi; non appena riesco a trovare il tempo".
Vi è già capitato di pronunciare questa frase?

Iniziamo a fiutare profumo di vacanze; quale momento migliore di questo per gettare le basi di una buona organizzazione personale? Per molti, infatti, questo è il periodo in cui si inizia ad avere qualche momento libero. Agire ora significa trovarsi un bel po' di strada fatta per quando, a settembre, si ricomincerà a correre.

Proviamo, dunque, a vedere insieme qualche utile consiglio per migliorare la nostra organizzazione:

1) Raccogliete il materiale da leggere

La maggior parte di noi deve leggere molti testi, pratiche, rapporti, e-mail, norme ecc. per mantenersi aggiornato sugli sviluppi nell'ambito del proprio lavoro e della propria professione.

Un modo per riuscirci è quello di dare una scorsa a ogni documento per decidere se è qualcosa  che è necessario leggere subito. Se non lo è, ma ritenete che valga comunque la pena leggerlo, tenete da parte il testo e mettetelo in un raccoglitore (reale o virtuale) per ritrovarlo ordinato quando avrete il tempo di leggere.

Mettete i documenti più recenti in fondo al mucchio in modo che i documenti più vecchi siano in cima.
Fatta questa semplice cosa, potrete poi prelevare alcuni documenti dal raccoglitore per leggerli a casa, fra un appuntamento e l'altro, mentre aspettate che incominci una riunione, in treno o quando avrete cinque minuti di tempo.

2) Riflettete prima di archiviare

Dovete conservare in archivio tutti i documenti che le leggi, le cogenze, le norme volontarie e le vostre regole interne vi impongono di conservare. Tuttavia dovete proprio conservarli nel vostro ufficio? Non esiste nessun altro posto nella vostra azienda in cui immagazzinarli?
 Se non avete bisogno di consultare questi documenti regolarmente, potrebbe valer la pena di vedere se è possibile posizionarli da un'altra parte.

Dovete avere una visione critica di ciò che dovete conservare. Esaminate ogni pezzo di carta o pratica e chiedetevi se ne avete veramente "bisogno".

Conservate il materiale cartaceo solamente se vi aiuta nello svolgimento del vostro lavoro e se non potete accedervi facilmente in nessun altro modo.
Avete realmente bisogno di quel ritaglio di giornale nel vostro ufficio quando la segreteria o la biblioteca aziendale ne ha una copia?

L'altro passo da fare è quello di sviluppare un sistema di archiviazione flessibile e adatto ai vostri bisogni. Potrebbe anche non essere il tradizionale armadio o cassettiera (o la tradizionale cartella condivisa elettronicamente in rete).
Alcuni preferiscono utilizzare schedari, altri usano raccoghlitori con divisori. Dipende principalmente da voi, dal vostro lavoro e dal vostro stile.
Lo scopo è quello di riuscire a recuperare rapidamente le informazioni necessarie per mezzo di un sistema sufficientemente flessibile da adattarsi a qualsiasi cambiamento del vostro lavoro.

A lunedì per nuovi spunti!

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