Quando occorre formalizzare?

Uno dei modi per ridurre l'influenza delle cause che ispirano un difetto (estendendo il concetto a tutte le attività), è quello di formalizzare  tutti quegli aspetti che hanno un'importanza fondamentale per l'ottenimento del risultato.

Un aspetto formalizzato non vuol dire necessariamente "scritto", vuole invece significare una qualifica non necessariamente formale, una codifica di un metodo, un addestramento a svolgere una certa attività, una predisposizione a metodi che non permettano deviazioni.

Anche per attività non strettamente produttive non è sempre necessario scrivere procedure e/o istruzioni per formalizzare una modalità gestionale. Basti pensare ad un sistema di progettazione automatizzato che non permette al progettista di deviare (naturalmente da un punto di vista gestionale).
Ma anche senza ricorrere ad alta automazione si può riflettere sul fatto che un nuovo progettista inserito in un team che ha codificato strumenti, modulistica, riferimenti tecnici, standard, non ha bisogno di una procedura che gli spieghi il modo di comportarsi perché con una breve permanenza nello staff acquista confidenza con le metodologie.
Diverso è il caso di un progettista inserito in un ambiente privo della suddetta codificazione, perché si trova libero, con la sua preparazione professionale, ad impostare il proprio lavoro per cui una procedura che gli indichi quali sono i contenuti che ci si aspetta di trovare nei suoi documenti, i principi a cui deve ispirarsi per creare i suoi standard può essere necessaria.

Quali sono le attività che non avete formalizzato in maniera tradizionale all'interno delle vostre aziende?

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